E-Rechnung lesen: XRechnung und ZUGFeRD ansehen und prüfen

Kurz beantwortet

Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie wie jedes PDF, eine XRechnung brauchen Sie in einem Viewer oder in einer Software, die das Format versteht. Ein Viewer liest die strukturierten Daten aus der Datei und stellt sie übersichtlich dar, etwa Aussteller, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Beträge.

Wichtig: Bei ZUGFeRD kann der sichtbare PDF-Teil vom eingebetteten XML abweichen. Für die Bewertung als E-Rechnung ist der strukturierte Teil maßgeblich. Wer nur das PDF ansieht, sieht also nicht zwingend das, was die Software des Absenders mitgeliefert hat.

Zum Prüfen reicht Ansehen allein nicht immer. Ein Viewer zeigt Inhalte an. Ob eine Datei formal korrekt aufgebaut ist, prüft ein Validator. Beides sind unterschiedliche Aufgaben.

Hinweis: Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. Welche Anforderungen an Prüfung und Aufbewahrung gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Warum lässt sich eine XRechnung nicht einfach öffnen?

Eine XRechnung ist ein Datensatz im XML-Format. XML beschreibt Inhalte in Textform mit Auszeichnungen, aber ohne Layout. Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor oder Browser, sehen Sie Tags und Werte, jedoch keine Rechnung, wie Sie sie gewohnt sind. Das ist kein Fehler, sondern der Zweck des Formats: Es ist für Programme gedacht, nicht für Menschen.

Damit Sie die Angaben dennoch lesen können, braucht es einen Viewer. Er wandelt die strukturierten Daten in eine lesbare Darstellung um. Alternativ übernimmt eine Software wie ein Buchhaltungsprogramm die Daten direkt und legt die Originaldatei ab. Dann müssen Sie die XML nicht selbst deuten.

ZUGFeRD ansehen: Das PDF und das XML darin

Ein ZUGFeRD-Dokument besteht aus zwei Schichten. Die sichtbare Schicht ist ein PDF/A-3, das Sie in jedem PDF-Programm öffnen. Die zweite Schicht ist ein eingebettetes XML mit den strukturierten Daten nach EN 16931. Das XML sehen Sie im normalen PDF-Programm oft nicht; manche zeigen es als Anhang an, etwa über ein Büroklammer-Symbol.

Für den Alltag bedeutet das: Das PDF genügt, um die Rechnung zu lesen und zu prüfen, ob sie plausibel aussieht. Wer die maschinenlesbaren Daten kontrollieren möchte, benötigt ein Werkzeug, das das eingebettete XML extrahiert und anzeigt, oder eine Software, die es automatisch einliest.

Weichen sichtbarer Teil und XML erkennbar voneinander ab, klären Sie das mit dem Aussteller. Maßgeblich für die steuerliche Bewertung ist der strukturierte Teil.

So erkennen Sie, ob eine Datei eine E-Rechnung ist

Nicht jede Rechnung, die per E-Mail ankommt, ist eine E-Rechnung. Diese Merkmale helfen bei der Einordnung:

• Endung .xml: Meist handelt es sich um eine XRechnung oder eine ähnliche strukturierte Rechnung.
• PDF mit eingebettetem Anhang: Manche PDF-Programme zeigen an, dass eine Datei eingebettet ist. Das kann auf ZUGFeRD hindeuten.
• Hinweis im Anschreiben oder Dateinamen: Viele Aussteller nennen Format und Version ausdrücklich.
• Kein Merkmal vorhanden: Dann ist es vermutlich ein normales PDF ohne strukturierte Daten, das Sie per Texterkennung auswerten oder von Hand erfassen.

E-Rechnung lesen: Welche Möglichkeiten gibt es?

Es gibt mehrere Wege, eine E-Rechnung sichtbar zu machen. Welcher passt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie bekommen und was Sie damit tun möchten.

• Eigenständiger Viewer: Programme oder Webangebote, die eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF darstellen. Sie eignen sich für den Einzelfall. Prüfen Sie vorab, wie der Anbieter mit Ihren Daten umgeht, bevor Sie Rechnungen in ein Webangebot hochladen.
• PDF-Programm: Für ZUGFeRD reicht es, um den sichtbaren Teil zu lesen. Das eingebettete XML ist je nach Programm als Anhang einsehbar.
• Buchhaltungssoftware: Sie liest die strukturierten Daten ein und übernimmt sie in die Erfassung. Das ist bei regelmäßigem Rechnungseingang am bequemsten, weil Abtippen entfällt.
• Kanzlei oder Dienstleister: Manche Steuerberatungen übernehmen das Lesen und Verarbeiten für Sie. Fragen Sie nach, in welcher Form sie Rechnungen erwartet.

Ansehen ist nicht gleich Prüfen

Ein Viewer beantwortet die Frage, was in der Rechnung steht. Er sagt nicht automatisch, ob die Datei technisch vollständig und regelkonform aufgebaut ist. Dafür gibt es Validatoren, die die Datei gegen die Vorgaben prüfen und Abweichungen melden.

Für die inhaltliche Prüfung gelten die gewohnten Fragen: Stimmen Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag und Steuersatz? Gehört die Rechnung zu einer beauftragten Leistung? Wurde sie bereits bezahlt? Eine Freigabe vor der Zahlung bleibt sinnvoll, damit dieselbe Rechnung nicht doppelt beglichen wird.

Ob Sie eingehende E-Rechnungen formal validieren müssen oder sollten, ist eine Frage für Ihre Steuerberatung. Für den Alltag genügt vielen Unternehmen die inhaltliche Prüfung plus ein sauberes Archiv des Originals.

Aufbewahren nicht vergessen

Auch wer eine E-Rechnung nur kurz ansehen wollte, sollte sie danach ordentlich ablegen. Aufzubewahren ist das Original: bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD die Datei mit dem eingebetteten XML. Ein Ausdruck oder eine reine Bildkopie ersetzt das Original nicht.

Eine zentrale Ablage mit klaren Regeln, wer Dateien ändern oder löschen darf, ist besser als ein Ordner im E-Mail-Programm. Mails lassen sich löschen oder verschieben, und Anhänge gehen leicht verloren. Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen gelten, nennt Ihnen Ihre Steuerberatung. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Häufige Probleme beim Öffnen

Wenn sich eine E-Rechnung nicht wie erwartet öffnen lässt, steckt meist eine einfache Ursache dahinter.

• Die XML zeigt nur Code. Das ist normal. Verwenden Sie einen Viewer oder eine Software, die das Format auswertet.
• Das PDF zeigt keine Daten. Es ist eventuell ein normales PDF ohne strukturierten Teil. Fragen Sie beim Aussteller nach, ob eine E-Rechnung gemeint war.
• Der Anhang fehlt. Spam-Filter oder Größenlimits können XML-Anhänge blockieren. Prüfen Sie Postfach und Spam-Ordner.
• Die Datei lässt sich nicht einlesen. Ältere oder abweichende Versionen sind möglich. Bitten Sie den Aussteller um eine neue Datei im üblichen Format.
• Zwei Dateien zur selben Rechnung. Manche Absender schicken zusätzlich zum PDF eine XML. Bewahren Sie beide auf und prüfen Sie, welche die maßgebliche ist.

E-Rechnungen im Team sicher weitergeben

Sobald mehrere Personen mit E-Rechnungen arbeiten, entsteht schnell Unordnung: Die Datei liegt im Postfach, eine Kopie auf dem Desktop und eine dritte in einem Ordner der Buchhaltung. Das erschwert nicht nur die Suche, sondern auch den Nachweis, welche Fassung die ursprüngliche war.

Einfache Regeln helfen. Legen Sie fest, wo eingehende E-Rechnungen zentral abgelegt werden, wer sie prüft und wer sie zur Zahlung freigibt. Geben Sie innerhalb des Teams nach Möglichkeit die ursprüngliche Datei weiter und nicht eine umgewandelte Kopie, damit die strukturierten Daten erhalten bleiben. Und halten Sie fest, wie lange Dateien aufbewahrt werden, damit nichts versehentlich gelöscht wird, was Sie noch brauchen.

E-Rechnungen in Colex einlesen

Colex ist Software für kleine und mittlere Unternehmen aus Deutschland. Im Modul Eingangsrechnungen können Sie Belege hochladen; angenommen werden PDF, Bilddateien und XML. Strukturierte Rechnungen als XML sowie ZUGFeRD-PDFs mit eingebettetem XML werden ausgelesen, ohne dass Texterkennung nötig ist. Der OCR-Status lautet dort „nicht nötig“. Klassische PDFs ohne strukturierte Daten werden dagegen per OCR gelesen; die erkannten Werte sollten Sie immer prüfen.

Die ausgelesenen Angaben landen in der Erfassung der Eingangsrechnung und lassen sich dort kontrollieren, einem Lieferanten aus dem CRM zuordnen und mit Abbuchungen im Banking verknüpfen. Wenn Sie ein Postfach über MailDock verbunden haben, kann Colex E-Mails nach Eingangsrechnungen und Belegen durchsuchen und Anhänge in die Eingangsliste übernehmen. Das ist optional und setzt MailDock sowie Eingangsrechnungen voraus.

Wichtig zur Einordnung: Colex ist kein eigenständiger Validator für beliebige E-Rechnungen und ersetzt keine formale Prüfung durch einen solchen. Die Funktion besteht darin, strukturierte Daten zu übernehmen und im Beleg zu erfassen. Beim Erstellen eigener Rechnungen prüft Colex vor dem Versand Pflichtfelder. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung. Ob Ihre Einrichtung alle Anforderungen erfüllt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.