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Dokumentenmanagement in Colex

Sofort finden. Sofort verstehen.

DokuPilot ist das Dokumentenmanagement mit KI in der Software Colex. Sie fotografieren oder laden ein Dokument hoch – die KI liest es, gibt ihm einen Namen, legt es in den richtigen Ordner und erklärt Ihnen, was drinsteht.

  • KI benennt und sortiert jedes Dokument
  • Suchen in normaler Sprache, auch mit Tippfehlern
  • Fragen zum Vertrag – Antwort mit Textstelle
  • Fristen-Wächter für Kündigungen und Abläufe
30 Tage kostenlos testen So funktioniert es

Ein Modul von Colex · Ein Preis für alle Benutzer · KI-Verarbeitung in der EU

DokuPilot · Übersicht
DokuPilot: Übersicht mit laufenden Verträgen, nächsten Fristen, Aufgaben und Fristen-Kalender

  • Kein Ordnerchaos mehr

    Die KI benennt jedes Dokument sprechend und legt es in den passenden Ordner.

  • In Sekunden gefunden

    Suchen Sie, wie Sie sprechen – „Stromrechnung 2025“ findet die richtige Datei.

  • Keine Frist verpasst

    Laufzeiten und Kündigungsfristen werden erkannt und rechtzeitig gemeldet.

Ablauf

So funktioniert die Dokumentenverwaltung

Vom Foto bis zur Antwort auf Ihre Frage – in vier Schritten.

  1. Dokument erfassen

    Sie ziehen Dateien in das Fenster, fotografieren Briefe mit dem Handy-Scanner oder lassen Scans per E-Mail in DokuPilot landen. Mehrere Fotos werden auf Wunsch zu einem PDF zusammengefügt.

    • PDF, Fotos und Office-Dateien
    • Handy-Scanner erkennt den Rand und schneidet zu
    • Eigener E-Mail-Eingang für Scans und Rechnungen
    DokuPilot · Ablage
    DokuPilot: Ablage mit Ordnern und Dokumenten, sortiert nach Art, Datum und Größe

  2. Die KI ordnet ein

    DokuPilot liest den Text, erkennt Absender, Datum und Dokumentart und schlägt einen sprechenden Dateinamen vor. Sichere Dokumente legt die KI direkt in den passenden Ordner, unsichere warten im Eingang auf Ihren Blick.

    • Kurze Zusammenfassung und „Was ist zu tun?“
    • Lernt aus Ihren Korrekturen
    • Neue Fassung eines Dokuments wird als Version angehängt
    DokuPilot · Dokument
    DokuPilot: erkannte Versicherungspolice mit Vorschau, Angaben der KI und Hinweis, bis wann gekündigt werden muss

  3. Fragen statt lesen

    Zu jedem Dokument stellen Sie Fragen in normaler Sprache, zum Beispiel „Ist ein Wasserschaden beim Kunden mitversichert?“. Die KI antwortet nur aus diesem Dokument und zeigt die passende Textstelle.

    • Antwort mit Zitat aus dem Dokument
    • Auch Fragen über alle Dokumente hinweg
    • Kein Erfinden: steht es nicht drin, sagt die KI das
    DokuPilot · Fragen zum Dokument
    DokuPilot: Frage zu einer Betriebshaftpflicht und Antwort der KI mit Textstellen aus der Police

  4. Fristen im Blick

    Aus Verträgen übernimmt DokuPilot Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist. Der Fristen-Wächter erinnert Sie rechtzeitig, und mit der Kündigungshilfe erstellen Sie das Schreiben in drei Schritten.

    • Fristen-Kalender für alle Dokumente
    • Aus einer Frist wird eine Aufgabe in TaskFlow
    • Abbuchungen auf dem Konto zeigen vergessene Verträge
    DokuPilot · Verträge
    DokuPilot: Verträge mit Kosten pro Monat, Kündigungsdatum und Vorschlägen aus Bankumsätzen
Funktionen

Weitere Funktionen im DMS

Kleine Helfer für eine Ablage, die sich von selbst aufräumt.

Absender-Akte

Alle Dokumente eines Absenders auf einen Blick, sortiert nach Art.

Dubletten finden

Doppelte Dokumente werden erkannt und nebeneinander gezeigt.

Fristen-Kalender

Kündigungen, Zahlungen und Wiedervorlagen in einer Monatsansicht.

Versionen und Verlauf

Jede Änderung wird festgehalten, ältere Fassungen bleiben erhalten.

Aufbewahrungsfristen

DokuPilot zeigt, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden sollte.

Für Kunden freigeben

Einzelne Dokumente im Kundencenter für Ihre Kunden bereitstellen.

Preis für DokuPilot

DokuPilot ist ein Zusatzmodul in Colex: 29 € im Monat zzgl. MwSt. für die ganze Firma, egal wie viele Benutzer. 1.000 Seiten KI-Erkennung pro Monat sind enthalten.

Fragen & Antworten

Häufig gestellte Fragen zu DokuPilot

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns – wir antworten persönlich.

E-Mail schreiben

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, ist eine Software, in der Sie Dokumente digital ablegen, ordnen, wiederfinden und aufbewahren. Statt Papierordnern und verstreuten Dateien liegt alles an einem Ort. DokuPilot ist das DMS in Colex: Eine KI übernimmt das Benennen und Einsortieren, und Sie finden jedes Dokument über eine Suche in normaler Sprache.
Was kostet DokuPilot?
DokuPilot ist ein Zusatzmodul in Colex und kostet 29 € im Monat für die ganze Firma – egal wie viele Benutzer es nutzen. Darin sind 1.000 Seiten KI-Erkennung pro Monat enthalten, weitere Seiten können Sie dazubuchen. Alle Tarife von Colex finden Sie unter Preise.
Wie erkennt die KI, was in einem Dokument steht?
DokuPilot liest zuerst den Text des Dokuments – bei PDFs direkt, bei Fotos und Scans per Texterkennung. Danach bestimmt die KI Absender, Datum, Dokumentart und wichtige Angaben wie Laufzeiten oder Beträge. Jede Einordnung ist mit einer Stelle aus dem Dokument belegt, und Sie können sie mit einem Klick ändern.
Kann ich der KI Fragen zu einem Vertrag stellen?
Ja. Auf jeder Dokumentseite gibt es „Fragen zum Dokument“. Fragen Sie zum Beispiel, was eine Versicherung abdeckt oder bis wann Sie kündigen können. Die KI antwortet nur aus diesem Dokument und zeigt die passende Textstelle. Die Antwort ist eine Erklärung des Inhalts, keine Rechts- oder Versicherungsberatung.
Wo werden meine Dokumente gespeichert?
Colex wird in Deutschland gehostet, die Daten Ihrer Firma sind von anderen Firmen getrennt. Die KI-Verarbeitung läuft über einen Anbieter in der EU. Über Rollen legt ein Admin fest, wer DokuPilot lesen, bearbeiten oder löschen darf.
Erinnert DokuPilot an Kündigungsfristen?
Ja. Erkennt die KI einen Vertrag, übernimmt sie Laufzeit, automatische Verlängerung und Kündigungsfrist. Der Fristen-Wächter meldet sich rechtzeitig vor dem Stichtag, und im Fristen-Kalender sehen Sie alle Termine eines Monats. Mit der Kündigungshilfe erstellen Sie das Kündigungsschreiben direkt aus DokuPilot.
Kann ich Dokumente mit dem Handy scannen?
Ja. Der Handy-Scanner läuft im Browser, eine App brauchen Sie nicht. Er erkennt den Rand des Blatts, schneidet zu und fügt mehrere Seiten zu einem PDF zusammen. Danach liest die KI das Dokument wie jede andere Datei.
Sehen auch Belege und Personalakten aus anderen Bereichen in DokuPilot?
Ja, unter „Aus anderen Bereichen“ zeigt DokuPilot Belege, Personalunterlagen und Kundenordner aus den anderen Modulen von Colex – ohne sie zu kopieren. Dabei gelten die Rechte des jeweiligen Bereichs: Wer keine Personalakten sehen darf, sieht sie auch hier nicht.
Gut zu wissen

Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen

Tipps für den Start mit DokuPilot.

Warum Ordner allein nicht reichen

In vielen kleinen Unternehmen liegen Dokumente an mehreren Orten: im Papierordner, im Mail-Postfach, auf dem Laptop und in einer Cloud. Wer eine bestimmte Rechnung oder den alten Mietvertrag sucht, braucht oft länger als nötig – und weiß danach immer noch nicht genau, was drinsteht.

Ein Dokumentenmanagement mit KI löst beides: DokuPilot ordnet jedes Dokument automatisch ein und macht es durchsuchbar. Sie suchen nach „Versicherung Wasserschaden“ und finden die Police, auch wenn Sie sich vertippen. Mit „Fragen zum Dokument“ bekommen Sie die Antwort, ohne 40 Seiten zu lesen.

DokuPilot: Antwort der KI auf die Frage nach einem Wasserschaden, mit Zitat aus der Police

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb fotografiert seine Betriebshaftpflicht. DokuPilot erkennt die Laufzeit bis März 2027, die Kündigungsfrist bis Ende Dezember und beantwortet die Frage, ob Leitungswasserschäden beim Kunden mitversichert sind – mit der Stelle aus der Police.

Ein Preis, alle Benutzer, alles an einem Ort

Viele DMS rechnen pro Benutzer ab. DokuPilot kostet 29 € im Monat für die ganze Firma, inklusive 1.000 Seiten KI-Erkennung. So können alle im Team Dokumente ablegen und finden, ohne dass jede weitere Person mehr kostet.

DokuPilot auf dem Handy: erkannte Versicherungspolice mit Vorschau und Hinweis zur Kündigungsfrist

Weil DokuPilot Teil von Colex ist, hängen Dokumente direkt an Ihren anderen Bereichen: Rechnungen gehen an die Buchhaltung, Fristen werden zu Aufgaben, und Scans aus dem Postfach landen von selbst im Eingang. Colex läuft im Browser, auch auf Tablet und Handy – ganz ohne Installation.

Ihre Dokumente in Colex ordnen

Dokument hochladen, Frage stellen, Frist im Blick – DokuPilot ist ein Zusatzmodul in Colex für 29 € im Monat für die ganze Firma.

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