E-Rechnung und DATEV: So geben Sie E-Rechnungen an die Steuerberatung weiter

Kurz beantwortet

E-Rechnung und DATEV sind zwei getrennte Themen, die in der Praxis zusammentreffen. Die E-Rechnung beschreibt das Format einer einzelnen Rechnung (strukturierte Daten nach EN 16931, entweder als XML-Datei oder als PDF mit eingebettetem XML). DATEV steht für den Weg, auf dem Buchungsdaten und Belege bei Ihrer Steuerberatung landen.

Für Sie heißt das: Erstens bewahren Sie E-Rechnungen im Originalformat auf. Zweitens übergeben Sie der Kanzlei die zugehörigen Buchungen, meist als Exportdatei, und die Belege dazu. Wie genau die Kanzlei die Dateien haben möchte, bestimmt sie selbst. Fragen Sie deshalb vor dem ersten Export nach Format, Zeitraum und Kontenrahmen.

Eine allgemeine Regel, welches Format die Kanzlei verlangt, gibt es nicht. Klären Sie es im Einzelfall, am besten mit einem Probeexport. Hinweis: Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. Stand der Angaben: Oktober 2026; prüfen Sie aktuelle Verwaltungsanweisungen mit Ihrer Steuerberatung.

E-Rechnung und DATEV: Wo liegt der Zusammenhang?

Wenn von „E-Rechnung DATEV“ die Rede ist, sind meist zwei Fragen gemeint. Die erste: Kann meine Kanzlei E-Rechnungen verarbeiten, die ich erhalten oder ausgestellt habe? Die zweite: Wie komme ich von der Rechnung zur Buchung, die an die Kanzlei geht?

Der Zusammenhang ist die Reihenfolge. Zuerst entsteht oder kommt die Rechnung an, dann wird sie geprüft und gebucht, und erst danach exportieren Sie die Buchungen. Die Rechnung selbst, ob als XML oder als ZUGFeRD-PDF, bleibt dabei als Beleg erhalten. Der Export transportiert Buchungsdaten, nicht automatisch die Originaldatei. Ob die Kanzlei zusätzlich die Original-E-Rechnung benötigt, ist eine Absprache zwischen Ihnen und ihr.

DATEV wird in diesem Text ausschließlich beschreibend verwendet; DATEV ist eine Marke der DATEV eG.

E-Rechnung Format: XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931

Alle E-Rechnungen beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält. In der Praxis begegnen Ihnen vor allem zwei Formate, die sich in der Darstellung unterscheiden.

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Layout. Software liest sie direkt aus, Menschen sehen ohne Viewer nur Rohdaten. Das Format wird vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verlangt, dort oft zusammen mit einer Leitweg-ID.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Es besteht aus einem normal lesbaren PDF (PDF/A-3), in das ein maschinenlesbares XML eingebettet ist. Ihr Kunde kann es wie eine gewöhnliche Rechnung öffnen, die Software des Empfängers nutzt das eingebettete XML.

Ein gewöhnliches PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung im Sinne dieser Regeln, auch wenn es digital verschickt wird. Wie der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung Details bewerten, ändert sich gelegentlich. Prüfen Sie den aktuellen Stand mit Ihrer Steuerberatung.

XRechnung und ZUGFeRD: Der Unterschied im Überblick

Wer „XRechnung ZUGFeRD Unterschied“ sucht, will meist wissen, welches Format wann passt. Diese Gegenüberstellung hilft bei der Einordnung.

• Dateityp: XRechnung ist eine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML.
• Lesbarkeit: XRechnung brauchen Sie in einem Viewer oder in Software, ZUGFeRD öffnen Sie auch ohne besondere Technik.
• Typischer Einsatz: XRechnung häufig bei öffentlichen Auftraggebern, ZUGFeRD häufig im Austausch zwischen Unternehmen.
• Grundlage: Beide folgen der Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in der Form der Bereitstellung.
• Archivierung: Bei beiden bewahren Sie das Original auf: bei XRechnung die XML, bei ZUGFeRD die Datei mit dem eingebetteten XML.

Welche Daten braucht die Kanzlei?

Die Steuerberatung benötigt für Umsatzsteuer, Jahresabschluss und Steuererklärung vollständige, nachvollziehbare Daten. Bei E-Rechnungen sind das typischerweise drei Dinge, die zusammengehören.

• Buchungsdaten: Datum, Betrag, Konto und Gegenkonto, Steuerschlüssel, Belegnummer und Buchungstext, häufig als Exportdatei.
• Belege: die ausgestellten und empfangenen Rechnungen. Bei E-Rechnungen idealerweise im Originalformat, also XML oder ZUGFeRD-Datei, bei Bedarf zusätzlich ein lesbares PDF.
• Stammdaten: Kunden und Lieferanten mit Anschrift und Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr., damit Personenkonten sauber geführt werden können.

Ablauf: Von der E-Rechnung zum DATEV-Export

Die Übergabe gelingt, wenn Sie sie als festen Ablauf verstehen und nicht als Einmalaktion. Ein praxistaugliches Vorgehen sieht so aus.

• Rechnung festhalten: Ausgehende E-Rechnungen werden erstellt und festgeschrieben, eingehende im Original gesichert.
• Prüfen: Stimmen Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz? Gehört der Beleg zu einer tatsächlichen Leistung?
• Buchen und Zahlung zuordnen: Zahlungen sollten den passenden Rechnungen zugeordnet sein, bevor exportiert wird.
• Kontenrahmen abstimmen: Ihre Software und die Kanzlei müssen denselben Kontenrahmen verwenden, etwa SKR03 oder SKR04.
• Export erzeugen: Zeitraum wählen, Buchungsvorschau prüfen und die Datei erstellen.
• Übergeben: Exportdatei und Belege auf dem mit der Kanzlei vereinbarten Weg senden oder bereitstellen.
• Rückfragen einpflegen: Korrekturen nachvollziehbar in der Software vornehmen, damit beide Seiten denselben Stand haben.

Typische Stolpersteine

Probleme entstehen selten beim Export selbst, sondern im Vorfeld oder durch unklare Absprachen.

• Nur das lesbare PDF aufbewahrt. Bei ZUGFeRD zählt das eingebettete XML; ein Ausdruck oder eine reine Bildkopie genügt nicht als Original.
• Unklare Erwartung der Kanzlei. Manche möchten nur Buchungen, andere zusätzlich Belege oder Originaldateien. Fragen Sie nach.
• Fehlende Eingangsrechnungen. Sie sind der häufigste Grund für Nachfragen. Prüfen Sie Postfach und Portale, bevor Sie exportieren.
• Zahlungen nicht zugeordnet. Offene Posten stimmen sonst nicht, und die Kanzlei muss nachhaken.
• Kontenrahmen gewechselt. Ein Wechsel mitten im Jahr sollte nur nach Absprache erfolgen.
• Fehlende Pflichtangaben bei ausgehenden Rechnungen. Etwa die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern. Prüfen Sie diese vor dem Versand.

Übergangsregeln: nur kurz und mit Vorbehalt

Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Verkehr seit dem 01.01.2025. Beim Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsregeln, die vom Vorjahresumsatz und von der Zustimmung des Empfängers abhängen. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Weil sich Verwaltungsanweisungen ändern können, gilt hier wie überall: Bestätigen Sie die für Ihr Unternehmen maßgeblichen Fristen mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Abläufe festlegen.

Checkliste für das Gespräch mit der Steuerberatung

Bevor Sie die erste E-Rechnung über den DATEV-Weg übergeben, lohnt sich ein kurzes Abstimmungsgespräch. Es verhindert, dass Daten mehrfach aufbereitet werden müssen, und klärt, wer welchen Schritt übernimmt.

• Welches Format wünscht die Kanzlei für Ausgangs- und Eingangsrechnungen, und reicht ihr die strukturierte Datei oder braucht sie zusätzlich eine lesbare PDF-Fassung?
• In welchem Rhythmus übergeben Sie Daten, monatlich, quartalsweise oder zum Jahresabschluss?
• Welcher Kontenrahmen gilt, und wie sollen Belegnummern und Buchungstexte aufgebaut sein?
• Wer prüft Pflichtangaben wie Leitweg-ID oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, bevor Rechnungen herausgehen?
• Wo werden die Originaldateien aufbewahrt, und wie kann die Kanzlei bei Rückfragen darauf zugreifen?

E-Rechnung und DATEV-Export in Colex

Colex ist Software für kleine und mittlere Unternehmen aus Deutschland. Ausgehende Rechnungen erzeugt Colex aus dem festgeschriebenen Beleg als ZUGFeRD 2.1 / Factur-X (EN 16931) im PDF/A-3-Format oder als XRechnung in einer eigenständigen XML-Datei. Vor dem Versand prüft eine Checkliste Pflichtfelder, bei öffentlichen Auftraggebern etwa die Leitweg-ID. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung.

Eingehende Rechnungen erfassen Sie im Modul Eingangsrechnungen. Strukturierte Belege im XML-Format benötigen keine Texterkennung; der OCR-Status lautet dort „nicht nötig“. Klassische PDFs werden per OCR ausgelesen, die erkannten Werte sollten Sie prüfen.

Für die Übergabe bietet Colex einen DATEV-Export als Buchungsjournal, erzeugt aus den festgeschriebenen und gebuchten Zeilen. Eine Buchungsvorschau zeigt vorab Forderung, Erlös und Umsatzsteuer, die Export-Historie erlaubt den erneuten Download. Als Kontenrahmen stehen SKR03 und SKR04 zur Verfügung. Zusätzlich können Sie Ihre Steuerberatung mit Lesezugang einladen.

Wichtig zur Einordnung: Dokumentiert sind der Export und der Kanzlei-Zugang. Eine Online-Direktanbindung an DATEV-Dienste gehört nicht zu den beschriebenen Funktionen. Ob das Exportformat für Ihre Kanzlei ausreicht, klären Sie am besten mit einem Probeexport. Hintergründe zur Schnittstelle finden Sie im Ratgeber DATEV-Schnittstelle.