Zeiterfassung für Kleinbetriebe.

Gut zu wissen

Zeiterfassung für Kleinbetriebe: worauf es ankommt

Hintergründe und Tipps, damit ein Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe im Alltag wirklich genutzt wird – von der Pflicht über die Auswahl bis zur Einführung.

• Pflicht
• Manuelle Zeiterfassung
• Digitale Zeiterfassung
• Flexible Zeiterfassung
• Urlaubsverwaltung
• Auswahl und Einführung

Arbeitszeiterfassung: die Pflicht für Unternehmen

Mit dem sogenannten Stechuhr-Urteil hat der Europäische Gerichtshof 2019 verlangt, dass Arbeitszeit verlässlich erfasst wird. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 daraus abgeleitet: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Diese gesetzliche Pflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, auch für Kleinbetriebe. Schon vorher gab es Regeln zur Dokumentation. Nach dem Arbeitszeitgesetz muss Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, aufgezeichnet werden. Für Minijobs verlangt das Mindestlohngesetz Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Eine vollständige Zeiterfassung mit sauberer Dokumentation hilft also bei der Einhaltung mehrerer Vorgaben und schafft mehr Rechtssicherheit.

Seit dem Urteil wird über eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes beraten. Wie die Verpflichtung im Detail aussieht, etwa welche gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Erfassung gelten, ist noch nicht abschließend geregelt. Mehr dazu im Ratgeber Pflicht zur Arbeitszeiterfassung; Einzelheiten klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Manuelle Zeiterfassung mit Zettel und Excel

Viele Kleinbetriebe starten mit einer manuellen Zeiterfassung: Stundenzetteln auf Papier, eine Excel-Tabelle oder Notizen im Kalender. Das kostet nichts und ist schnell erklärt. Bei wenigen Beschäftigten kann das eine Weile funktionieren. Eine manuelle Zeiterfassung zeigt ihre Schwächen am Monatsende. Manuelle Einträge werden oft nachträglich geschätzt, Zettel gehen verloren, und die Berechnung von Überstunden kostet Zeit. Bei Urlaub und Krankheit fehlt häufig der Überblick, und Korrekturen sind schwer nachzuvollziehen. Je mehr Personen mitmachen, desto größer wird der Aufwand für die Verwaltung der Arbeitszeiterfassung. Genau dafür gibt es Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe – spätestens dann lohnt sich eine digitale Zeiterfassung.

Elektronische Zeiterfassung als digitale Lösung

Eine elektronische Arbeitszeiterfassung speichert alle Zeiten an einem Ort. Bei einer digitalen Lösung im Browser brauchen Sie dafür keine Stempeluhr, keine eigenen Geräte und keine zusätzliche Software. Eine eigene App für die mobile Zeiterfassung im Außendienst gibt es nicht, dafür entfällt jede Installation. Die Zeiterfassung in TimeHub funktioniert im Büro, in der Produktion, im Homeoffice und an jedem Standort mit Internet – das bringt Flexibilität für Teams mit wechselnden Arbeitsorten.

Der Vorteil liegt in der automatischen Verarbeitung. TimeHub rechnet Soll, Ist und Saldo selbst aus, kennt die Feiertage Ihres Bundeslandes und zeigt Hinweise zum Arbeitszeitgesetz. Startet jemand per Knopf, ist das eine automatische Erfassung der Uhrzeit – ohne Abtippen. Für besondere Tage gibt es ein Feld für eine kurze Beschreibung. Das schafft Transparenz im ganzen Unternehmen: Mitarbeitende sehen ihren Saldo und Resturlaub selbst, Führungskräfte sehen, welche Tage noch offen sind. Gute Transparenz trägt oft auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, weil weniger nachgefragt werden muss. Gerade Kleinbetriebe ohne eigene Personalabteilung sparen so Zeit.

Gleitzeit, Teilzeit und flexible Arbeitszeit

Für jede Person in Ihrem Unternehmen legen Sie nach individuellen Bedürfnissen fest, an welchen Wochentagen sie arbeitet und wie viele Stunden pro Tag vereinbart sind. So bilden auch Kleinbetriebe Teilzeit ab, zum Beispiel drei Tage mit je sechs Stunden. Arbeitet jemand ausnahmsweise an einem freien Tag, zählt der Eintrag als Ist-Zeit ohne Soll.

Bei Gleitzeit tragen Mitarbeitende Beginn und Ende frei in die Zeiterfassung ein, der Saldo zeigt Plus- und Minusstunden. Diese flexible Zeiterfassung gibt Ihrem Team Flexibilität. Feste Kernzeiten prüft die Software allerdings nicht. Wichtig für Schichtarbeit: Pro Person und Tag gibt es einen Eintrag, und das Ende muss am selben Tag liegen. Für Nachtschichten über Mitternacht und für die Planung von Schichten ist TimeHub deshalb nicht die passende Lösung.

Verwaltung von Urlaub, die fair bleibt

Fängt jemand im Laufe des Jahres an, berechnet die Software den Urlaubsanspruch für dieses Jahr anteilig ab dem Eintrittsdatum. Nicht genommene Tage können ins neue Jahr übertragen werden. Ob das automatisch geschieht, wie viele Tage höchstens mitgehen und wann sie verfallen, stellen Sie selbst ein – voreingestellt ist der 31. März. Urlaub und Zeiterfassung laufen so in derselben Verwaltung. Für Zeiten, in denen im Unternehmen alle gebraucht werden, legen Sie eine Urlaubssperre fest. Anträge in diesem Zeitraum lassen sich dann gar nicht erst stellen. Das erleichtert die Planung und spart Rückfragen. Auch Führungskräfte können für eine Person aus dem Team einen Antrag anlegen, zum Beispiel wenn der Urlaub mündlich abgesprochen wurde.

Auswahl und Einführung des Zeiterfassungssystems

Bei der Wahl eines Zeiterfassungssystems sollten kleine Unternehmen auf wenige Punkte achten: eine einfache Bedienung, die ohne Schulung klappt, Urlaub und Krankheit im selben System, Rechte pro Rolle und eine Datei für die Lohnbuchhaltung. Vergleichen Sie Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe nicht nur nach dem Preis, sondern auch nach dem Aufwand im Alltag. Eine intuitive Bedienung und einfache Handhabung entscheiden, ob die Software genutzt wird.

Für die Einführung des Zeiterfassungssystems reichen ein paar klare Regeln: Wann werden Zeiten eingetragen, und bis wann wird der Monat abgeschlossen? Erklären Sie dem Team, dass es um saubere Dokumentation geht und nicht um Kontrolle der Leistung. Starten Sie mit einem kleinen Team für die Dauer von einem Monat und nehmen Sie danach alle mit – so bleibt die Implementierung überschaubar. Nach dem ersten Monat lohnt eine kurze Runde zur Optimierung der Regeln. Mithilfe von TimeHub steht die Zeiterfassung sofort zur Verfügung, weil sie Teil von Colex ist: Rechnungen, Kunden und Aufgaben liegen in derselben Software. Für Kleinbetriebe, die ohnehin mit Colex arbeiten, ist das die einfachste Zeiterfassungslösung für den Einsatz im Team. Zur Einordnung: TimeHub ist keine Lohnabrechnung und keine Stempeluhr. Der abgeschlossene Monat liefert aber eine saubere Grundlage für die Lohnbuchhaltung – als Stundenzettel zum Unterschreiben oder als Datei.