Artikel, Lager & Kalkulator

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Artikelverwaltung und Lagerführung: Praxis-Tipps für kleine Betriebe

Ein Katalog statt vieler Einzellisten

Wer Artikel und Leistungen in mehreren Excel-Dateien pflegt, kennt das Problem: Ein Preis wurde in der einen Datei angepasst, in der anderen nicht, und im Angebot steht der alte Betrag. Eine zentrale Artikelverwaltung beseitigt diese Fehlerquelle, weil Bezeichnung, Einheit und Preis nur an einer Stelle stehen und von dort in jeden neuen Beleg übernommen werden. Das spart nicht nur Tipparbeit, sondern sorgt auch für einheitliche Texte auf Ihren Angeboten und Rechnungen.

Sinnvoll ist, Produkte und Dienstleistungen im selben Katalog zu führen und nur dort, wo tatsächlich Ware bewegt wird, zusätzlich die Bestandsführung zu aktivieren. Reine Dienstleistungen brauchen kein Lager.

Vergeben Sie von Anfang an eine konsequente Systematik für Bezeichnungen und, falls Sie sie nutzen, für Artikelnummern. Ein Katalog mit „Beratung“, „Beratung 2“ und „Beratung neu“ wird schnell unübersichtlich. Legen Sie lieber eine klare Bezeichnung mit eindeutiger Einheit an, etwa Stunde, Stück oder Pauschale, und ändern Sie Preise zentral, wenn sich Konditionen ändern. Alte, nicht mehr verwendete Artikel sollten Sie nicht mühsam löschen, sondern aus dem Alltag heraushalten, damit Sie bei künftigen Angeboten nicht versehentlich veraltete Positionen wählen.

Kalkulation: Aufschlag ist nicht gleich Marge

Ein häufiger Rechenfehler bei der Preisbildung ist die Verwechslung von Aufschlag und Marge. Kaufen Sie einen Artikel für 100 Euro ein und schlagen 25 Prozent auf, verkaufen Sie ihn für 125 Euro. Ihre Marge, bezogen auf den Verkaufspreis, beträgt aber nur 20 Prozent. Wer mit einer Wunschmarge von 25 Prozent rechnet und dennoch nur 25 Prozent aufschlägt, verschenkt Ertrag.

Berücksichtigen Sie außerdem Nebenkosten wie Fracht, Verpackung oder Verschnitt sowie Ihre eigenen Zuschläge für Gemeinkosten. Mit dem Kalkulator in Colex berechnen Sie Materialien und Zuschläge und übernehmen das Ergebnis als Positionen in Ihre Angebote. Die Kalkulationsgrundlage bleibt im Team nachvollziehbar, und ein Preis lässt sich später erklären.

Lagerbestände führen, ohne den Überblick zu verlieren

Ein Lager funktioniert nur, wenn jede Bewegung erfasst wird: Wareneingang, Entnahme, Lieferung und Rückgabe. Fehlt eine Bewegung, weicht der Systembestand vom tatsächlichen Bestand ab, und die nächste Bestellung wird falsch geplant. Halten Sie deshalb Bewegungen möglichst zeitnah fest und führen Sie nur dort Bestände, wo sie für Ihren Betrieb relevant sind.

In Colex führen Sie Bestände für lagergeführte Artikel, sehen Bewegungen und Bestandshistorie und können optional Abbuchungen im Zusammenhang mit Lieferung beziehungsweise Gutschrift nutzen. Beachten Sie, dass sich ein Lager nur so genau führen lässt wie die Disziplin bei der Erfassung.

Inventur: Abweichungen erkennen und erklären

Bei der Inventur zählen Sie den tatsächlichen Bestand und vergleichen ihn mit dem Buchbestand. Abweichungen entstehen durch Schwund, Erfassungsfehler oder nicht gebuchte Lieferungen. Wichtig ist, sie nicht einfach zu überschreiben, sondern nachvollziehbar zu korrigieren und die Ursache zu klären, damit sich der Fehler nicht wiederholt. Ob und wie oft eine Inventur gesetzlich erforderlich ist, hängt von Ihrer Unternehmensform und Buchführung ab und sollte mit der Steuerberatung besprochen werden.

Colex unterstützt die Bestandsaufnahme mit Bestandsabgleich. Wie festgeschriebene Belege mit Artikelpositionen danach in der Buchhaltung ankommen, beschreibt die Seite zur Buchhaltung.

Häufige Fragen

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