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E-Mail-Postfach in Colex

E-Mail-Client mit CRM-Integration.

MailDock ist der E-Mail-Client mit CRM in der Software Colex. Sie verbinden Ihr bestehendes Postfach und beantworten Mails dort, wo Kunden, Aufgaben und Belege liegen – ohne Anbieterwechsel.

  • Ihre Adresse und Ihr Anbieter bleiben
  • Kunden werden an der Mail erkannt
  • Aus einer Mail wird eine Aufgabe
  • KI fasst lange Mails kurz zusammen
30 Tage kostenlos testen So funktioniert es

30 Tage kostenlos testen · Keine Kreditkarte · Hosting in Deutschland

MailDock · Posteingang
MailDock: Posteingang mit geöffneter Kundenanfrage, Kundenname an der Mail und Knöpfen für Antwort und Aufgabe

  • Kein Umzug nötig

    Nahtlose Integration: Ihr Postfach, Ihre Adresse und Ihr Anbieter bleiben.

  • Automatische Zuordnung

    Schreibt ein Kunde, steht sein Name direkt an der Mail.

  • Nichts bleibt liegen

    Aus Mails werden Aufgaben, Wiedervorlagen erinnern Sie rechtzeitig.

Ablauf

So funktioniert die Software

Vom ersten Verbinden bis zur erledigten Aufgabe – in vier Schritten.

  1. Integration Ihres Postfachs

    Sie wählen Ihren Anbieter aus einer Liste und geben Adresse und Passwort ein. Die Software testet die Verbindung, bevor sie das Postfach speichert.

    • Vorlagen für Gmail, GMX, Web.de, T-Online, IONOS, Strato und mehr
    • Jeder andere Anbieter lässt sich von Hand eintragen
    • Mehrere Postfächer pro Person möglich
    MailDock · Postfach verbinden
    MailDock: Einrichtung eines Postfachs mit Auswahl des E-Mail-Anbieters

  2. Lesen und zuordnen

    Ordner, Mailliste und Lesefenster sind aufgebaut wie in Ihrem gewohnten Mailprogramm. Schreibt ein Kunde, zeigt Colex seinen Namen an der Mail – ein Klick öffnet sein Dossier mit allen Daten.

    • Neuer Absender? Als Kontakt anlegen, Angaben aus der Signatur werden vorgeschlagen
    • KI-Fazit: worum es geht, in zwei, drei Sätzen
    MailDock · Kunde erkannt
    MailDock: geöffnete Mail mit erkanntem Kunden und Link zum Kundendossier

  3. Antworten

    Sie schreiben im Schreibfenster, ohne MailDock zu verlassen. Ihre Signatur mit Logo kommt automatisch dazu, und Entwürfe müssen Sie nicht selbst speichern.

    • Antwortvorschlag der KI – Sie prüfen und senden
    • Text auf Knopfdruck kürzer, freundlicher oder förmlicher
    • Eigene Signaturen für neue Mails und Antworten
    MailDock · Antworten
    MailDock: Schreibfenster mit Antwort, Signatur mit Logo und KI-Knopf

  4. Weiterarbeiten

    Steckt in einer Mail Arbeit, machen Sie daraus eine Aufgabe in TaskFlow. Mithilfe der KI sind Titel, Beschreibung und Fälligkeit schon ausgefüllt, Anhänge nehmen Sie gleich mit.

    • Mail an eine bestehende Aufgabe hängen
    • Rechnungen per Mail auf Wunsch automatisch zu den Belegen
    MailDock · Aufgabe aus Mail
    MailDock: aus einer Kundenmail wird eine Aufgabe in TaskFlow mit vorausgefüllten Feldern
Funktionen

Weitere Funktionen im System

Kleine Helfer für mehr Ordnung und Organisation im Posteingang.

Wiedervorlage und Filter

Mails auf später legen, nach Ungelesen, Stern, Anhang oder Zeitraum filtern.

Schutz vor Spam

Absender sperren, Bilder Unbekannter blockieren, Newsletter mit einem Klick abmelden.

Alle Postfächer zusammen

Verwaltung mehrerer Postfächer: alle in einer Liste oder einzeln umschalten.

Preise für MailDock

MailDock gehört ab dem Tarif Professional fest dazu – zusammen mit Finanzen, CRM, TaskFlow und Zeiterfassung auf einer Plattform für kleine und mittlere Unternehmen.

Enthalten ab Tarif Professional
99 € / Monat

zzgl. MwSt. · 5 Benutzer inklusive · 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Im Tarif Starter als Zusatzmodul buchbar.

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Fragen & Antworten

Häufig gestellte Fragen zu MailDock

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns – wir antworten persönlich.

E-Mail schreiben

Was ist ein E-Mail-Client mit CRM?
Ein E-Mail-Client ist ein Programm, mit dem Sie Mails lesen, schreiben und ordnen. Ein E-Mail-Client mit CRM zeigt die Kommunikation mit Kunden zusätzlich dort, wo Ihre Kundendaten liegen. In Colex heißt diese Lösung MailDock: Sie verbinden Ihr bestehendes Postfach und arbeiten direkt neben Kunden, Aufgaben und Belegen. MailDock ist ab dem Tarif Professional enthalten, alle Preise finden Sie unter Preise.
Welcher E-Mail-Client ist der beste für Unternehmen?
Das hängt davon ab, was Sie brauchen. Wer vor allem Kalender, Postfach-Regeln und Exchange nutzt, bleibt meist bei Outlook. Für Kundenservice-Teams, die gemeinsam einen Posteingang mit Tickets abarbeiten, passt ein Helpdesk-System besser. MailDock passt, wenn Sie Mails direkt mit Kunden, Aufgaben und Belegen verbinden wollen, ohne dafür eine zweite Software zu pflegen.
Welche E-Mail-Anbieter funktionieren mit MailDock?
Fast alle: Für Gmail, Outlook.com, GMX, Web.de, T-Online, IONOS, Strato, Posteo, iCloud und weitere gibt es fertige Vorlagen, andere Anbieter tragen Sie von Hand ein. Technisch nutzt MailDock dafür IMAP und SMTP, also denselben Weg wie jeder E-Mail-Client. Ihr Anbieter muss diesen Zugang erlauben, bei den meisten ist er schon eingeschaltet.
Bleiben meine Mails bei meinem Anbieter?
Ja, Ihre Mails bleiben in Ihrem Postfach beim Anbieter. Was Sie in Colex lesen, markieren, verschieben oder löschen, sehen Sie genauso in Outlook oder in der Mail-App auf dem Handy. Neue Nachrichten holt die automatische Synchronisierung in kurzen Abständen ab, solange MailDock geöffnet ist – nicht in Echtzeit, aber ohne Ihr Zutun. Gesendete Mails landen wie gewohnt im Gesendet-Ordner.
Kann das ganze Team ein Postfach gemeinsam nutzen?
Jedes Postfach in MailDock gehört zu einer Person, nur sie sieht es. Eine gemeinsame Adresse wie info@ verbindet deshalb jede Person, die sie braucht, in ihrem eigenen MailDock. Über Rollen legt ein Admin fest, wer MailDock lesen oder Mails senden darf. Soll sich jemand anderes um eine Mail kümmern, machen Sie daraus eine Aufgabe in TaskFlow und tragen die Person ein.
Wie erkennt MailDock, zu welchem Kunden eine Mail gehört?
Colex vergleicht die Absender-Adresse mit den E-Mail-Adressen Ihrer Kunden und deren Ansprechpartner. Passt sie, steht der Kundenname direkt an der Mail, und im Kundendossier finden Sie alle Informationen zum Kunden samt Ihrer Mails mit ihm. Ist der Absender neu, legen Sie ihn aus der Mail heraus als Kunden an. Mehr dazu im Kunden-CRM.
Welche KI-Funktionen hat MailDock?
Das KI-Fazit fasst eine Mail in zwei, drei Sätzen zusammen: Was will der Absender, und was ist zu tun? Beim Schreiben schlägt die KI eine Antwort vor oder formuliert Ihren Text kürzer, länger, freundlicher oder förmlicher. Sie starten jede Funktion selbst und prüfen den Text, bevor er rausgeht.
Kann Colex Rechnungen aus Mails übernehmen?
Ja. In den Finanzen hinterlegen Sie ein Postfach für Belege. Colex ruft es automatisch ab und legt Rechnungen, Quittungen und Gutschriften aus den Anhängen bei den Eingangsbelegen ab, Angebote und Spam werden übersprungen. Mehr unter Eingangsrechnungen.
Ist MailDock eine Alternative zu Outlook?
Für den Mail-Alltag im Büro ja: lesen, antworten, weiterleiten, Ordner, Entwürfe, Signaturen und Anhänge. Einen Kalender, Postfach-Regeln oder gemeinsame Ordner wie bei Microsoft Exchange bietet MailDock nicht. Ihr bisheriges Mailprogramm können Sie parallel weiter nutzen.
Gut zu wissen

Software für E-Mail und CRM

Tipps für den Start mit MailDock.

Outlook, HubSpot CRM, Zoho CRM und MailDock im Vergleich

In vielen Unternehmen liegt die Kommunikation mit Kunden im E-Mail-Programm, zum Beispiel in Outlook. Kundendaten, Angebote und Aufgaben liegen aber in einem anderen System. Wer wissen will, was mit einem Kunden besprochen wurde, springt zwischen Fenstern hin und her und sucht in Ordnern. Bei einer großen Menge an Mails geht dabei schnell etwas unter.

Viele CRMs wie HubSpot CRM oder Zoho CRM lösen das mit einer E-Mail-Integration, bei der Mails ins CRM übertragen oder dort abgelegt werden. MailDock geht den umgekehrten Weg: Als E-Mail-Client mit CRM bindet die Software Ihr echtes Postfach in die Plattform ein. Adresse und Anbieter bleiben, und Ihre Interaktionen mit einem Kunden – Mails, Aufgaben und Belege – finden Sie an einem Ort. Aufgaben aus Mails sieht das ganze Team. Das schafft Transparenz, ohne dass jemand Mails weiterleiten muss.

MailDock: Mail eines erkannten Kunden mit Hinweis „Kunde“ und Link zum Dossier

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb bekommt eine Anfrage mit Fotos vom Schaden. Das Büro legt daraus eine Aufgabe an, nimmt die Fotos mit und trägt den Kunden ein. So stehen alle Aktivitäten dort, wo das Team ohnehin arbeitet. Offene Angebote aus Ihrer Pipeline fassen Sie direkt vom Dashboard aus per Mail nach, das Angebot als PDF hängt schon an.

Sicherheit, Rollen und Vorlagen

Für den Datenschutz wichtig: Colex wird in Deutschland gehostet. Die Daten Ihres Unternehmens sind von anderen Firmen getrennt, und die Passwörter Ihrer Postfächer werden verschlüsselt gespeichert. Über Rollen legt ein Admin fest, dass nur berechtigte Mitarbeiter MailDock nutzen, Mails senden oder Postfächer löschen dürfen.

Bilder in Mails von unbekannten Absendern lädt MailDock erst, wenn Sie es erlauben. Das schützt vor versteckten Zählpixeln. Dazu kommen Automatisierungsfunktionen: Mails gesperrter Absender wandern von selbst in den Spam-Ordner, und Rechnungen aus dem Beleg-Postfach landen automatisch in den Finanzen.

MailDock: mehrere Konten verbinden, mit Anbietern wie Gmail, Outlook, GMX, Web.de, iCloud, IONOS und Proton Mail

Für die Einrichtung brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort. Gmail, Yahoo, iCloud und einige andere Anbieter verlangen ein eigenes App-Passwort, bei GMX und Web.de schalten Sie den Zugriff für Mailprogramme einmal ein. Danach legt jede Person in den Einstellungen ihre Signatur an: Fünf Vorlagen mit Logo und Firmendaten sorgen dafür, dass alle nach außen gleich auftreten. Colex läuft im Browser, auch mobile Geräte wie Tablet und Handy brauchen keine Installation. So ist jede Person in wenigen Minuten in der Lage loszulegen – bei Fragen hilft unser Support per E-Mail oder Chat.

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Postfach verbinden, Kundenmail öffnen, Aufgabe anlegen – in wenigen Minuten, ohne Kreditkarte.

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