Kalkulation, Lager und Belege – in einem System

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Werbetechnik-Software: Vom Aufmaß zur Rechnung ohne Excel

Zwischen Werkstatt und Büro: Wo Excel an Grenzen stößt

In Werbetechnik-Betrieben entstehen Preise an der Schnittstelle von Produktion und Büro. Die Werkstatt weiß, welche Folie, welche Platte und wie viel Arbeitszeit ein Schild braucht, das Büro rechnet daraus ein Angebot. Häufig geschieht das in Excel-Vorlagen, die nur eine Person versteht, mit Materialpreisen, die niemand aktualisiert. Wer Aufträge nachkalkuliert, merkt oft erst am Jahresende, dass Zuschläge zu niedrig waren.

Werbetechnik-Software sollte deshalb Kalkulation, Materialbestand und Belege verbinden. Colex tut das ohne eigenes Branchenpaket: Kalkulator, Artikel und Lager, CRM und Finanzen arbeiten im selben Mandanten.

Kalkulation, Katalog und Lager zusammendenken

Der Katalog ist die Grundlage. Materialien und Fertigteile werden als Artikel geführt, der Kalkulator nutzt sie für Zuschläge und Verkaufspreise, etwa bei flächenbezogenen Leistungen. Das Ergebnis wandert als Position in das Angebot, ohne dass Zahlen abgetippt werden. Standardjobs wie Türschilder, Fahrzeugfolierung oder Displays legen Sie als wiederkehrende Artikel an und sparen bei jedem Angebot Zeit.

Das Lager im selben Modul zeigt Bestände, Bewegungen und Inventur. So sehen Sie beim Angebot, ob das Material vorrätig ist oder nachbestellt werden muss. Wie tief Sie das Lager nutzen, entscheiden Sie selbst: Manche Betriebe führen nur wichtige Materialien, andere alles.

Hilfreich ist eine Unterscheidung nach Auftragsart. Für wiederkehrende Standardprodukte genügt der Katalogartikel mit festem Preis, für individuelle Anfertigungen nutzen Sie den Kalkulator mit Material, Fläche und Zuschlägen. So bleibt das Angebot schnell und dennoch nachvollziehbar, und Sie können später prüfen, welche Aufträge tatsächlich wirtschaftlich waren.

Vom Angebot zur Rechnung

Der Belegfluss läuft von Angebot über Auftrag zur Rechnung, ohne die Positionen neu zu erfassen. Rechnungen lassen sich als E-Rechnung erzeugen, die Ablage erfolgt GoBD-orientiert. Zahlungseingänge gleichen Sie im Banking ab, Journal und DATEV-Export gehören zur Buchhaltung, die ab Starter im gleichen Mandanten liegt.

Über das Kundencenter sehen Auftraggeber ihre Belege online, und im CRM bleibt die Historie pro Kunde erhalten. Produktion, Montage und Nacharbeit planen Sie in TaskFlow, das im Starter-Tarif enthalten ist.

Nach der Fertigung folgt die Abrechnung, und hier vermeidet der durchgehende Belegfluss typische Fehler: Positionen stimmen mit dem Angebot überein, Änderungen im Auftrag lassen sich nachvollziehen, und die Rechnung enthält dieselben Artikel wie die Kalkulation. Kunden mit häufigen Aufträgen finden ihre Historie im CRM, sodass Preise und frühere Projekte schnell auffindbar sind.

Grenzen und passender Einstieg

Colex ist keine Handwerker-Suite für Aufmaß, GAEB oder Baustellenplanung. Wenn diese Funktionen im Mittelpunkt stehen, sind Spezialtools passender. Für Betriebe, die Kalkulation, Lager und Belege im Büro sauber verbinden möchten, ist der Starter-Tarif für 69 € pro Monat zzgl. MwSt. mit 5 Benutzern ein geeigneter Einstieg.

Sie können Colex 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Tarife und Alternativen stellt der Vergleich nebeneinander.

Ein weiterer Punkt betrifft das Team: Produktion und Büro arbeiten mit denselben Daten, aber mit unterschiedlichen Rechten. Die Werkstatt sieht Aufgaben und Materialien, das Büro Belege und Preise. Über die Rollen in Colex legen Sie fest, wer Kalkulationen einsehen darf, sodass Einkaufspreise und Zuschläge nur bei den Personen liegen, die sie brauchen.

Häufige Fragen

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