Finanzen in Colex

Finanzen · Eingang

Eingangsrechnungen – Belege ohne Medienbruch

Belege hochladen oder optional per MailDock aus dem Postfach importieren – Colex erkennt Eingangsrechnungen, gleicht sie mit Abbuchungen ab und verknüpft passende Zahlungen automatisch. Ab Professional.

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Belege aus dem Postfach

Optional mit MailDock: E-Mails nach Rechnungen und Belegen durchsuchen – ohne manuelles Speichern.

Beleg-Upload

PDF und gängige Formate – direkt in der Eingangsliste.

Auto-Verknüpfung

Passende Abbuchungen im Banking erkennen und Beleg plus Umsatz automatisch verbinden.

OCR-Erkennung

Automatische Texterkennung – Status pending, fertig oder fehlgeschlagen.

E-Rechnung XML

Strukturierte Eingangsbelege ohne OCR – Status „nicht nötig“.

Lieferanten-CRM

Eingangsbelege dem passenden Lieferanten aus dem CRM zuweisen.

Übersicht & Status

Offene und gebuchte Belege – filterbar und nachvollziehbar.

Funktionen

Alles, was Finanzen · Eingang kann

Belege erfassen

Vom Posteingang bis zur geprüften Eingangsrechnung.

Upload von PDF-Belegen in die Eingangsliste
E-Rechnungen im XML-Format ohne OCR-Verarbeitung
OCR-Status: ausstehend, verarbeitet oder fehlgeschlagen
Hintergrund-Verarbeitung per Job-Queue

Optional: Belege aus dem Postfach (MailDock)

Wenn ein IMAP-Postfach in Colex verbunden ist, läuft die Belegerfassung mit.

E-Mails im verbundenen Postfach nach Eingangsrechnungen und Belegen durchsuchen
Relevante Anhänge in die Eingangsbelege übernehmen
Betrag und Lieferant per OCR vorbereiten – wie beim manuellen Upload
Funktion ist optional und setzt MailDock plus Eingangsrechnungen voraus

Zuordnung & Prüfung

Lieferant, Betrag und Vorgang – alles am Beleg.

Lieferanten aus dem CRM zuweisen
Belege prüfen und für die Buchhaltung vorbereiten
Übersicht offener und erledigter Eingangsrechnungen
Weniger Medienbrüche zur externen Buchhaltung

Mit Banking verknüpft

Zahlung und Beleg in einem System.

Bankumsätze Eingangsbelegen zuordnen
Abbuchungen mit erkannten Belegen aus E-Mail oder Upload abgleichen
Passende Zahlungen und Belege automatisch verknüpfen, wenn der Abgleich eindeutig ist
Durchgängige Verknüpfung Ausgang und Eingang
Offene Posten im Finanzüberblick schließen

GoBD-Ready & Nachvollziehbarkeit

Colex bietet alle technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Belegablage nach den Richtlinien der GoBD.

GoBD-konformes Arbeiten: revisionssichere Belegablage im Mandanten nach GoBD-Richtlinien
Nachvollziehbare Zuordnung zu Lieferanten
Exportfähigkeit über Banking und Belege

Ablauf

Vom Scan zur zugeordneten Zahlung

1
Beleg erfassen

Hochladen – oder optional aus dem verbundenen Postfach importieren lassen.
2
Prüfen & zuordnen

OCR-Daten prüfen und Lieferanten aus dem CRM wählen.
3
Automatisch verknüpfen

Colex gleicht den Beleg mit der passenden Abbuchung ab und verbindet beides.

Integration

Teil der Colex-Finanzkette

MailDock (optional)

Verbundenes Postfach liefert Belege – ohne separates Sammeln in Ordnern.

Kunden-CRM

Lieferanten als Kontakte – dieselbe Datenbasis.

Banking

Abbuchungen erkennen und mit Eingangsbelegen automatisch verknüpfen.

Finanzen-Übersicht

Alle Module unter /finanzen.

Tarife

In diesen Tarifen enthalten

Finanzen · Eingang ist in Professional, Business enthalten.

Eingangsrechnungen sind ab dem Professional-Paket verfügbar.

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