Agentur-Alltag in einer Software – nicht in fünf Tools

Highlights

Agentursoftware: Vom Briefing bis zur Rechnung in einem System

Warum Agenturen oft fünf Tools parallel nutzen

Agenturen wachsen selten planvoll in ihre Software hinein. Zuerst kommt ein Rechnungsprogramm, dann eine Aufgaben-App, später eine Tabelle für Zeiten und ein CRM, weil sich Kundendaten nicht mehr in Kontakten pflegen lassen. Jedes Werkzeug ist für sich sinnvoll, doch die Daten stehen mehrfach an verschiedenen Orten. Wer wissen möchte, was ein Retainer-Kunde im letzten Quartal gekostet und eingebracht hat, sucht in drei Programmen.

Agentursoftware, die diese Bereiche verbindet, setzt an dieser Stelle an. Colex entstand aus dem Betrieb einer Agentur und bündelt Kunden-CRM, Angebote, Rechnungen, Aufgaben, Zeiten und E-Mail in einem Mandanten mit einem Login und gemeinsamen Rollen.

Praktisch zeigt sich der Nutzen an kleinen Stellen: Ein Ansprechpartner wird einmal angelegt und steht in Angebot, Rechnung, Aufgabe und E-Mail zur Verfügung. Eine Änderung der Rechnungsadresse muss nicht in drei Programmen nachgezogen werden. Und wenn eine Mitarbeiterin ausfällt, findet die Vertretung Aufgaben, Belege und Korrespondenz an einem Ort.

Der typische Ablauf im Agenturalltag

Am Anfang steht die Anfrage: Der Kunde wird im CRM angelegt, das Briefing landet als Aufgabe in TaskFlow. Für das Angebot übernehmen Sie Leistungen aus dem Artikelkatalog oder dem Kalkulator, und das PDF geht an den Kunden. Nach der Beauftragung läuft die Umsetzung auf einem Board mit Fristen und Verantwortlichen, ab dem Professional-Tarif ergänzt durch Zeiterfassung am Vorgang.

Am Ende steht die Rechnung, bei laufenden Leistungen als wiederkehrende Rechnung. Zahlungseingänge gleichen Sie im Banking ab, die Buchhaltung inklusive DATEV-Export läuft im selben System. Auftraggeber sehen ihre Belege im Kundencenter online, was Rückfragen per Mail reduziert.

Für Agenturen mit mehreren Rollen lohnt ein Blick auf die Rechteverwaltung: Inhaber sehen Finanzen und Auswertungen, Account-Manager arbeiten mit CRM, Angeboten und Aufgaben, die Produktion sieht nur die Boards. Die Rechte legen Sie pro Modul in Colex fest, sodass Kalkulationen und Zahlen nur bei denjenigen landen, die sie brauchen.

Was zu welchem Tarif gehört

Ehrlichkeit bei der Modulwahl spart später Ärger. Im Starter-Tarif für 69 € im Monat sind Finanzen, CRM, TaskFlow sowie Team und Rollen enthalten. Professional (99 €) ergänzt MailDock und TimeHub, Business (129 €) zusätzlich SafeBox und TrustBase für Google-Bewertungen. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. und gelten für 5 Benutzer.

Branchenpakete wie WAKON für Sicherheitsdienste sind für Agenturen nicht nötig. Welche Lösung sich für welche Teamgröße eignet, zeigt der Vergleich.

Wann eine All-in-One-Lösung passt und wann nicht

Eine integrierte Lösung lohnt sich, wenn Kundenbezug, Belege und Projekte zusammengehören und Sie Doppelpflege vermeiden möchten. Sie ist weniger sinnvoll, wenn Sie ausschließlich eine Solo-Buchhaltung brauchen oder ein Spezialtool für Kreativprozesse mit tiefer Asset-Verwaltung erwarten. Prüfen Sie daher zunächst, welche Abläufe bei Ihnen wirklich Zeit kosten.

Colex lässt sich 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Für Umsteiger gibt es eine Anleitung zum Wechsel von sevDesk.

Für die Einführung empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen: zuerst Kundenstamm und Artikel übernehmen, dann Angebote und Rechnungen umstellen und danach Aufgaben und Zeiten ergänzen. So bleibt der Betrieb während der Umstellung stabil, und das Team lernt die Module nacheinander kennen, statt alles gleichzeitig zu übernehmen.

Häufige Fragen

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