Rechnungs­programm mit Buchhaltung.

Gut zu wissen

Rechnungsprogramm mit Buchhaltung: Ratgeber

Worauf es bei Rechnungen und Buchhaltung ankommt und wie Colex Ihnen dabei Arbeit abnimmt – kurz erklärt für Selbstständige und kleine Unternehmen.

• Programm wählen
• Pflichtangaben
• E-Rechnung
• Freiberufler
• GoBD
• Kanzlei
• Sicherheit
• Einfaches Programm
• Kostenlos?
• Vergleich
• Wechsel
• Monatsroutine

Rechnungssoftware oder Buchhaltungsprogramm?

Eine Rechnungssoftware hilft Ihnen bei der Rechnungsstellung: Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, versenden und die Bezahlung im Blick behalten. Ein Buchhaltungsprogramm kümmert sich um Belege, Buchungen und Steuer. Viele Betriebe schreiben Rechnungen in Word oder Excel oder nutzen zwei Programme und tippen Daten doppelt ein.

In Colex hängen diese Schritte zusammen: Die Rechnung kennt den Kunden, die Zahlung kennt die Rechnung, und die Buchung entsteht aus beidem. Am Monatsende müssen Sie nichts mehr suchen, abgleichen und nachtippen – das spart stundenlange Arbeit und bringt Effizienz in Ihr Büro.

Das hat einen einfachen Vorteil: Sobald eine Zahlung zugeordnet ist, verschwindet die Rechnung aus den offenen Posten und aus der Mahnliste. Sie mahnen also niemanden, der schon bezahlt hat, und sehen jederzeit, wie viel Geld noch aussteht.

Auch Ihre Kanzlei profitiert davon: Weil jede Buchung auf einen Beleg zurückgeht, lässt sich jeder Betrag nachvollziehen. Rückfragen wie „Wozu gehört diese Abbuchung?“ werden seltener.

Woran erkennen Sie die passende Lösung? Die richtige Software sollte E-Rechnungen schreiben und empfangen, Ihr Geschäftskonto anbinden und Daten per DATEV-Export an die Kanzlei geben.

Außerdem sollte sie Rechnungen vor nachträglichem Ändern schützen und klare Rechte für jeden Nutzer bieten. Colex erfüllt diese Punkte.

Professionelle Rechnungen erstellen

Damit Ihr Kunde die Vorsteuer abziehen kann, braucht eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben. Dazu gehören Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Außerdem müssen Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, der Nettobetrag, der Steuersatz und der Steuerbetrag auf der Rechnung stehen. Gilt eine Steuerbefreiung, etwa als Kleinunternehmer, gehört ein Hinweis darauf dazu.

Colex nimmt Ihnen bei der Rechnungserstellung viel davon ab: Die Adresse kommt aus der Kundenverwaltung, die Positionen aus dem Artikelkatalog, und die Rechnungsnummer vergibt das Programm fortlaufend.

Steuern und Summen rechnet Colex pro Position. Rabatte geben Sie für einzelne Positionen oder die ganze Rechnung ein, dazu Zahlungsziel und Skonto.

Auch das Design zählt: Ihre Rechnung erscheint auf Ihrem Briefpapier mit Logo, und Textbausteine sparen Tipparbeit. So verschicken Sie mit der Rechnungssoftware in kürzester Zeit eine Rechnung, die professionell aussieht.

Rechnungsversand und E-Rechnung

Beim Rechnungsversand schicken Sie die festgeschriebene Rechnung direkt aus Colex per E-Mail. Sie können sie auch als PDF herunterladen oder im Kundenportal bereitstellen. Im Archiv sehen Sie, welche Rechnung schon versendet ist.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF, sondern eine Datei mit festem Aufbau, die ein Programm lesen kann. Die bekanntesten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 oder Ende 2027, je nach Vorjahresumsatz. Danach genügt ein normales PDF per E-Mail im Geschäft mit anderen Unternehmen nicht mehr.

Colex erstellt elektronische Rechnungen in beiden Formaten direkt aus der fertigen Rechnung und weist Sie vorher darauf hin, wenn Pflichtangaben wie die Adresse oder die Leitweg-ID für Behörden fehlen. Eingehende E-Rechnungen liest Colex automatisch aus.

Für Freiberufler jeder Branche: Fokus auf Ihre Arbeit

Als Freiberufler oder Freelancer möchten Sie den Fokus auf Ihre eigentliche Arbeit legen, nicht auf den Papierkram. Colex nimmt Ihnen wiederkehrende Handgriffe ab: Belege kommen per E-Mail, Bankumsätze werden täglich abgerufen und eindeutige Zahlungen von selbst zugeordnet.

Trotz Automatisierung behalten Sie die volle Kontrolle. Unklare Zahlungen ordnet Colex nicht selbst zu, sondern macht Ihnen einen Vorschlag. Belege geben Sie erst frei, wenn Sie die erkannten Angaben geprüft haben.

Als Kleinunternehmer stellen Sie die Kleinunternehmerregelung einmal in den Firmeneinstellungen ein. Ihren Gewinn ermitteln viele Selbstständige mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Colex stellt die Werte dafür auf Basis Ihrer Buchungen zusammen.

Wächst Ihr Betrieb, laden Sie weitere Nutzer ein und vergeben Rechte. Je nach Tarif arbeiten Sie in derselben Software auch mit Kundenverwaltung, Aufgaben und Zeiterfassung – unabhängig von Ihrer Branche. Weil das Programm im Browser läuft, installieren Sie nichts auf Ihrem Desktop-Rechner. Sie melden sich an und arbeiten los.

GoBD und Archivierung im Programm

Die GoBD sind Regeln der Finanzverwaltung für die digitale Buchführung. Vereinfacht gesagt: Belege müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Eine verschickte Rechnung dürfen Sie also nicht einfach überschreiben.

Colex setzt das mit dem Festschreiben um. Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, können Sie alles ändern. Nach dem Festschreiben stehen Nummer, Beträge und Steuer fest.

Fehler korrigieren Sie mit einer Gutschrift oder einem Storno, und die ursprüngliche Rechnung bleibt sichtbar. Außerdem warnt Colex, wenn in Ihren Rechnungsnummern eine Lücke entsteht.

Zur Archivierung: Alle Rechnungen finden Sie im Archiv wieder, gefiltert nach Kunde, Zeitraum oder Status. Festgeschriebene Rechnungen bleiben dort unverändert auffindbar.

Wichtig: Ein Programm allein macht noch keinen Betrieb GoBD-konform. Es hilft Ihnen aber, die gesetzlichen Anforderungen im Alltag einzuhalten, ohne ständig daran denken zu müssen.

Jahresabschluss und Steuererklärung

Im Hintergrund bucht das Programm jeden Vorgang nach Soll und Haben, also nach den Regeln der doppelten Buchführung. Als Kontenrahmen wählen Sie SKR03 oder SKR04. Die Buchungen entstehen aus festgeschriebenen Rechnungen, freigegebenen Belegen und zugeordneten Zahlungen.

Unter Auswertungen prüfen Sie die Werte für die Umsatzsteuervoranmeldung, die EÜR und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung. So sehen Sie früh, ob noch ein Beleg fehlt.

Jahresabschluss, Bilanz und Steuererklärung bleiben Sache Ihrer Kanzlei. Die Daten übermitteln Sie per DATEV-Export, oder Sie geben Ihrem Steuerberater einen eigenen Zugang – nur zum Lesen oder auch zum Buchen. Das ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit ohne Stapel von Ordnern.

Sicherheit, Hosting, Support und Service

Colex wird in Deutschland gehostet. Im Programm sieht jeder Nutzer nur die Bereiche, für die Sie ihm Rechte geben: lesen, bearbeiten oder löschen. Den Zugang Ihrer Kanzlei können Sie jederzeit wieder entziehen.

Haben Sie eine Frage, erreichen Sie den Support direkt in der Software. Sie schreiben ein Ticket und hängen bei Bedarf einen Screenshot an.

Ein KI-Assistent beantwortet einfache Fragen sofort, alles andere geht an unser Service-Team. So haben Sie einen direkten Draht zum Support.

Zum Service gehört außerdem ein Handbuch mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Wenn Sie von sevDesk kommen, übernimmt ein geführter Import Ihre Kunden, Artikel und Rechnungen.

Welches einfache Buchhaltungsprogramm kann ich verwenden?

Für Selbstständige und kleine Betriebe ist ein einfaches Buchhaltungsprogramm eines, das Arbeit abnimmt, statt neue zu machen. Wichtig ist, dass Rechnungen, Belege und Bankumsätze an einer Stelle zusammenkommen. Dann entsteht die Buchhaltung fast nebenbei, und Sie schreiben keine Buchungssätze von Hand.

Achten Sie bei der Auswahl auf Ihren Alltag: Wie viele Rechnungen schreiben Sie im Monat? Arbeitet Ihre Steuerkanzlei mit DATEV? Brauchen Sie E-Rechnungen für Geschäftskunden oder Behörden? Ein gutes Programm beantwortet diese Fragen mit fertigen Funktionen statt mit Zusatzkosten.

Welche kostenlose Buchhaltungssoftware ist die beste?

Eine pauschale Bewertung gibt es nicht, denn es kommt darauf an, was Sie brauchen. Kostenlose Buchhaltungssoftware reicht oft für wenige Rechnungen im Jahr. Sobald Sie Belege sammeln, Zahlungen zuordnen und mit einer Kanzlei arbeiten, stoßen Gratis-Programme schnell an Grenzen.

Prüfen Sie deshalb vor der Wahl: Kann das Programm E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und empfangen? Gibt es einen Bankabgleich und einen DATEV-Export? Sind Rechnungen nach dem Festschreiben vor Änderungen geschützt? Und wo werden Ihre Daten gespeichert?

Kostenlose Buchhaltungssoftware klingt verlockend. Oft fehlen dort aber Bankabgleich, E-Rechnung oder ein Export für die Kanzlei. Die Preisgestaltung von Colex ist bewusst einfach: Alle Finanzbereiche sind schon im kleinsten Tarif enthalten, und Sie können 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Lexware Office (lexoffice), sevDesk, WISO MeinBüro oder Colex?

Bekannte Rechnungsprogramme mit Buchhaltung sind zum Beispiel Lexware Office (früher lexoffice), sevDesk und WISO MeinBüro. Sie alle schreiben Rechnungen und bereiten die Buchhaltung für die Kanzlei vor. Welche Lösung passt, hängt von Ihrem Alltag ab – testen Sie am besten selbst.

Colex unterscheidet sich vor allem darin, dass Rechnungen und Buchhaltung Teil einer größeren Software sind: Kundenverwaltung, Aufgaben, E-Mail und Zeiterfassung liegen je nach Tarif im selben Programm. Wer nur Rechnungen schreiben will, braucht das nicht. Wer Kunden, Aufträge und Finanzen an einem Ort führen möchte, spart sich so mehrere Abos.

Wechsel von sevDesk: Kundenverwaltung und Daten übernehmen

Viele Betriebe nutzen schon ein Programm für die Rechnungsstellung und scheuen den Wechsel, weil sie nichts neu eintippen wollen. Wer von sevDesk kommt, nutzt in Colex einen geführten Import.

Der Import übernimmt aus sevDesk Kunden, Artikel, Angebote, Rechnungen, Eingangsbelege und wiederkehrende Rechnungen. So ist Ihre Kundenverwaltung gleich vollständig, und alte Rechnungen bleiben nachvollziehbar. Kundenlisten aus anderen Programmen lesen Sie als Datei ein.

Planen Sie den Wechsel am besten zum Monats- oder Quartalsanfang und sprechen Sie Ihre Kanzlei vorher kurz an. Mehr dazu lesen Sie auf der Seite „Von sevDesk wechseln“. Bei Fragen hilft unser Support.

Einfache Bedienung: eine Routine für jeden Monat

Mit ein paar festen Handgriffen bleiben Ihre Zahlen aktuell, und das Gespräch mit der Kanzlei wird kürzer. Die einfache Bedienung hilft dabei: Das Programm zeigt Ihnen, was noch offen ist.

Zuerst prüfen Sie die neuen Belege und geben sie frei. Danach ordnen Sie die Bankumsätze zu, die Colex nicht sicher selbst zuordnen konnte.

Dann sehen Sie sich die überfälligen Rechnungen an. Mit der Mahn-Funktion verschicken Sie bei Bedarf eine Erinnerung oder Mahnung.

Zum Schluss prüfen Sie die Umsatzsteuer für den Monat und geben die Daten per DATEV-Export oder über den Kanzlei-Zugang weiter. Wer jeden Monat so vorgeht, ist bei Fristen eher auf der sicheren Seite.

Je früher Sie offene Punkte klären, desto weniger Rückfragen gibt es später. Anleitungen zu jeder Funktion der Software finden Sie im Handbuch.