E-Rechnung empfangen: Was Unternehmen jetzt tun müssen

Kurz beantwortet

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits heute. Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen, das Leistungen an andere Unternehmen bezieht, strukturierte elektronische Rechnungen entgegennehmen können. Eine Software-Lösung ist dafür nicht vorgeschrieben; ein funktionierendes E-Mail-Postfach genügt zunächst, sofern es solche Rechnungen samt Anhang zuverlässig annimmt.

Ausgenommen sind Sie als Kleinunternehmer nicht: Auch wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können. Anders sieht es beim Ausstellen aus, dort gelten abgestufte Regeln und für Kleinunternehmer Ausnahmen.

Was Sie nach dem Eingang tun: Datei im Originalformat sichern, Inhalt prüfen, Rechnung buchen und zahlen. Aufbewahrt wird das Original, also die XML-Datei, nicht ein ausgedruckter Ausdruck.

Stand der Angaben: September 2026 – prüfen Sie aktuelle BMF-Schreiben und sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Ihre Abläufe endgültig festlegen.

Was gilt seit 2025 für den Empfang?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Der Grundgedanke: Wer eine Rechnung erhält, soll sie in einem strukturierten Format entgegennehmen und maschinell verarbeiten können. Der Empfang ist deshalb seit dem 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmer verbindlich, unabhängig von Größe und Umsatz.

Beim Ausstellen gibt es dagegen eine Übergangszeit. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 dürfen Rechnungen noch als Papier oder als sonstige Rechnung, etwa als normales PDF, gestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Das gilt bis Ende 2026. Bis Ende 2027 gilt diese Erleichterung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Danach ist die E-Rechnung im B2B-Bereich für alle der Regelfall.

Für Ihre Praxis bedeutet das: Ihre Lieferanten dürfen Ihnen noch eine Zeit lang klassische Rechnungen schicken, aber sie dürfen Ihnen auch schon jetzt E-Rechnungen senden, und Sie können dies nicht ablehnen. Je mehr Lieferanten umstellen, desto häufiger landen strukturierte Rechnungen bei Ihnen.

Bitte prüfen Sie den aktuellen Stand, denn Verwaltungsanweisungen werden gelegentlich ergänzt. Nutzen Sie dazu die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums oder fragen Sie Ihre Steuerberatung.

• Empfangen können: verbindlich seit 01.01.2025, auch für Kleinunternehmer.
• Ausstellen: Übergangsregeln bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 (Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro), danach E-Rechnung im B2B für alle.
• Ein E-Mail-Postfach genügt zunächst als Empfangsweg.

Formate: XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931

Alle E-Rechnungen beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält und wie sie strukturiert sind. In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formate.

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie ist für Menschen kaum lesbar, weil sie kein Layout enthält, lässt sich aber von Software direkt auslesen. Sie ist vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3, das Sie wie eine gewöhnliche Rechnung öffnen und lesen können, und das zusätzlich ein maschinenlesbares XML enthält. Für Menschen sieht es aus wie ein PDF, für Software ist das eingebettete XML entscheidend.

Wichtig ist der Unterschied zu einem normalen PDF: Ein PDF, das nur ein Bild oder Text enthält, ist keine E-Rechnung im Sinne der Vorschriften, auch wenn es digital verschickt wurde. Erst der strukturierte Datensatz macht eine Rechnung zur E-Rechnung.

So erkennen Sie eine E-Rechnung

Nicht jede Rechnung, die per E-Mail ankommt, ist eine E-Rechnung. Diese Merkmale helfen bei der Einordnung:

• Dateiendung .xml: Meist handelt es sich um eine XRechnung. Ein Doppelklick öffnet nur Rohdaten, deshalb benötigen Sie zum Lesen einen Viewer oder eine Software, die das Format versteht.
• PDF mit Büroklammer-Symbol oder Hinweis auf Anhänge: Manche PDF-Programme zeigen an, dass eine Datei eingebettet ist. Das kann auf ZUGFeRD hindeuten.
• Hinweis im Rechnungstext oder Dateinamen: Viele Aussteller nennen Format und Version, etwa ZUGFeRD oder XRechnung, im Anschreiben.
• Kein Merkmal vorhanden: Dann handelt es sich vermutlich um ein normales PDF, das Sie wie bisher als Beleg ablegen und per Texterkennung auswerten.

Wie E-Rechnungen bei Ihnen ankommen

Am häufigsten kommen E-Rechnungen per E-Mail. Es gibt aber weitere Wege, die je nach Lieferant und Branche vorkommen.

E-Mail-Postfach: Der einfachste Weg. Am besten richten Sie eine eigene Adresse ein, etwa für Rechnungen, die mehrere Personen einsehen können. So gehen Rechnungen nicht verloren, wenn eine Person im Urlaub ist. Achten Sie darauf, dass Spam-Filter und Größenlimits keine XML-Anhänge blockieren.

Portale und Plattformen: Manche Lieferanten stellen Rechnungen in einem eigenen Portal bereit oder senden sie über Übertragungsnetze. Dort müssen Sie sich meist anmelden und Rechnungen selbst herunterladen. Legen Sie sich eine feste Routine an, damit nichts liegen bleibt.

Öffentliche Auftraggeber: Sie stellen häufig XRechnungen aus und verlangen sie umgekehrt auch von ihren Lieferanten. Wer mit Behörden arbeitet, begegnet dem Format früher als andere.

Unabhängig vom Weg gilt: Halten Sie im Unternehmen fest, wohin Lieferanten ihre Rechnungen senden sollen, und teilen Sie diese Adresse allen mit. Wer den Empfangsweg klar benennt, bekommt weniger Rechnungen an persönliche Postfächer.

Prüfen und bearbeiten

Nach dem Eingang sollten Sie eine E-Rechnung so prüfen wie jede andere Rechnung, mit ein paar Besonderheiten.

Inhaltlich sind die üblichen Fragen entscheidend: Stimmen Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag und Steuersatz? Gehört die Rechnung zu einer beauftragten Leistung? Bei XRechnung sehen Sie diese Angaben erst in einem Viewer oder in Ihrer Software, weil die Datei selbst kein Layout hat.

Technisch sollten Sie prüfen, ob die Datei vollständig und lesbar ist. Bei ZUGFeRD ist der sichtbare PDF-Teil nicht automatisch identisch mit dem eingebetteten XML. Maßgeblich für die steuerliche Bewertung ist der strukturierte Teil. Weichen beide erkennbar voneinander ab, klären Sie das mit dem Aussteller.

Vorteile bringt die Strukturierung bei der Weiterverarbeitung: Betrag, Lieferant und Datum lassen sich ohne Texterkennung übernehmen, was Tippfehler vermeidet. Eine Freigabe vor der Zahlung bleibt trotzdem sinnvoll, damit dieselbe Rechnung nicht doppelt bezahlt wird.

Archivierung und Aufbewahrung

Eine E-Rechnung müssen Sie im Originalformat aufbewahren, also als XML-Datei beziehungsweise als ZUGFeRD-Datei mit dem eingebetteten XML. Ein bloßer Ausdruck oder ein reines Bild-PDF genügt nicht, weil dabei die strukturierten Daten verloren gehen.

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt seit 2025 acht Jahre. Die Frist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Bitte prüfen Sie den aktuellen Stand und klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Für die Praxis heißt das: Die Ablage muss die Originaldatei dauerhaft lesbar halten, Änderungen nachvollziehbar machen und Belege bei einer Prüfung zügig auffindbar liefern. Ein Ordner im E-Mail-Programm ist dafür selten ausreichend, weil Mails gelöscht oder verschoben werden können. Besser ist eine zentrale Belegablage mit klaren Regeln, wer Dateien ändern oder löschen darf.

Typische Fehler beim Empfang

In der Praxis wiederholen sich einige Stolpersteine. Wer sie kennt, vermeidet Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung.

• Ein PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Nur weil eine Rechnung digital ankommt, ist sie noch nicht strukturiert. Prüfen Sie, ob ein XML enthalten ist.
• Rechnungen im falschen Postfach. Lieferanten schreiben an die Adresse, die sie zuletzt gesehen haben. Liegt eine E-Rechnung im Postfach einer ausgeschiedenen Person oder im Spam-Ordner, bemerken Sie sie erst bei der Mahnung.
• Kein Archiv im Originalformat. Wer nur das lesbare PDF speichert und die XML-Datei löscht, hat die eigentliche E-Rechnung nicht aufbewahrt.
• Ausdrucken und abheften. Der Ausdruck ersetzt das Original nicht. Er kann als Arbeitskopie dienen, das Original bleibt zwingend erhalten.
• Keine feste Zuständigkeit. Wenn niemand Postfach und Portale regelmäßig prüft, bleiben Rechnungen unbearbeitet, und Skonto oder Fristen gehen verloren.
• Sich auf die Übergangsfrist verlassen. Sie betrifft das Ausstellen. Empfangen können müssen Sie bereits jetzt.

Checkliste für kleine und mittlere Unternehmen

Mit diesen Schritten sind Sie für den Empfang gut aufgestellt. Sie eignen sich auch, wenn Sie als Kleinunternehmer arbeiten.

• Rechnungsadresse festlegen: eine gemeinsame E-Mail-Adresse, die mehrere Personen einsehen können.
• Lieferanten informieren: Ihre Rechnungsadresse mitteilen und um E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung bitten, wenn möglich.
• Postfach testen: Prüfen Sie, ob XML-Anhänge und größere Dateien ankommen und nicht im Spam landen.
• Viewer oder Software bereithalten: Damit Sie XML-Rechnungen lesen und weiterverarbeiten können.
• Zuständigkeit klären: Wer prüft das Postfach, wer gibt frei, wer bucht?
• Ablage einrichten: Originaldateien dauerhaft und nachvollziehbar sichern, Aufbewahrung acht Jahre.
• Steuerberatung einbinden: Formate, Übergabewege und Aufbewahrung abstimmen.
• Regelmäßig prüfen: Aktuelle BMF-Schreiben und Änderungen beobachten.

E-Rechnungen in Colex empfangen und ablegen

Colex ist Software für kleine und mittlere Unternehmen aus Deutschland. Im Modul Eingangsrechnungen laden Sie Belege hoch, prüfen sie, ordnen sie Lieferanten aus dem CRM zu und verknüpfen sie mit Abbuchungen im Banking. Das Modul ist ab dem Tarif Starter verfügbar.

Strukturierte E-Rechnungen im XML-Format erscheinen in der Eingangsliste ohne Texterkennung, der OCR-Status lautet dort „nicht nötig“. Klassische PDFs werden dagegen per OCR ausgelesen; die erkannten Werte sollten Sie vor der Weiterverarbeitung prüfen.

Wenn Sie ein IMAP-Postfach über MailDock verbunden haben, kann Colex E-Mails nach Eingangsrechnungen und Belegen durchsuchen und relevante Anhänge in die Eingangsliste übernehmen. Diese Funktion ist optional und setzt MailDock sowie Eingangsrechnungen voraus.

Ob Ihre konkrete Einrichtung alle Anforderungen an Empfang und Archivierung erfüllt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Hintergründe zu Formaten und zum Erstellen von E-Rechnungen finden Sie auf der Seite E-Rechnung.