DATEV-Schnittstelle: Buchhaltungsdaten sauber an die Kanzlei übergeben

Kurz beantwortet

Eine DATEV-Schnittstelle verbindet Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware mit dem System, das Ihre Steuerberatung für Jahresabschluss, Umsatzsteuer und Steuererklärungen nutzt. In der Praxis begegnen Ihnen zwei Wege: der Datei-Austausch (Ihre Software erzeugt einen Export, die Kanzlei liest ihn ein) und die Online-Anbindung, bei der Daten und Belege über einen gesicherten Kanal übertragen werden.

Welcher Weg passt, entscheidet die Kanzlei mit. Fragen Sie deshalb vor dem ersten Export nach dem gewünschten Format, dem Zeitraum und dem Kontenrahmen. Das erspart Rückfragen, Nachbuchungen und doppelte Arbeit auf beiden Seiten.

Was ist eine DATEV-Schnittstelle?

DATEV ist ein in Deutschland weit verbreitetes Softwaresystem für Steuerberatungen. Viele Kanzleien arbeiten damit, und deshalb erwarten sie von ihren Mandanten Daten in einer Form, die sich dort ohne manuelles Abtippen weiterverarbeiten lässt. Eine Schnittstelle übersetzt die Daten Ihrer Software in dieses Format. Der Begriff „DATEV“ wird hier ausschließlich beschreibend verwendet; DATEV ist eine Marke der DATEV eG.

Grundsätzlich unterscheidet man zwei Varianten. Beim Export- und Importverfahren erzeugt Ihre Software eine Datei, die Sie selbst weitergeben oder die die Kanzlei abholt. Das ist unkompliziert, erfordert aber, dass jemand den Export anstößt und die Datei am richtigen Ort ankommt. Bei einer Online-Anbindung läuft die Übertragung über einen eingerichteten Kanal, oft inklusive Belegbildern. Sie setzt in der Regel eine Einrichtung auf beiden Seiten voraus und hängt davon ab, welche Dienste Ihre Software unterstützt.

Manche Kanzleien bieten zusätzlich einen Zugang, über den Sie Belege hochladen oder die Kanzlei direkt in Ihre Software schauen lassen. Auch das ist eine Form der Zusammenarbeit, die den Dateiversand ersetzen oder ergänzen kann. Wichtig ist, dass alle Beteiligten denselben Stand sehen und nachvollziehen können, welcher Export zu welchem Zeitraum gehört.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist der Datei-Export häufig der pragmatische Standard, weil er keine zusätzliche Infrastruktur braucht. Wer sehr viele Belege monatlich übergibt, profitiert dagegen eher von einem durchgängig digitalen Kanal. Beide Wege lassen sich sinnvoll kombinieren, etwa Export für Buchungen und getrennte Ablage für Belege.

Welche Daten werden typischerweise übergeben?

Was genau übergeben wird, legt die Kanzlei fest. Üblich sind drei Gruppen von Daten, die zusammengehören und sich gegenseitig ergänzen.

• Buchungssätze: Datum, Betrag, Konto und Gegenkonto, Steuerschlüssel, Belegnummer und Buchungstext. Sie werden häufig als Buchungsstapel zusammengefasst, also als Paket aus mehreren Buchungen für einen Zeitraum.
• Belege: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Verträge und Kontoauszüge als PDF oder Bild. Sie belegen jede Buchung und müssen dem Buchungssatz eindeutig zuzuordnen sein.
• Stammdaten: Kunden und Lieferanten mit Namen, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und, wo relevant, IBAN. Saubere Stammdaten vermeiden doppelte Personenkonten.
• Auswertungen zur Kontrolle: Offene-Posten-Listen, Summen- und Saldenlisten oder Umsatzsteuer-Übersichten, mit denen die Kanzlei Ihren Stand gegenprüft.

Vorbereitung im Unternehmen: so gelingt die Übergabe

Die meisten Probleme entstehen nicht beim Export selbst, sondern davor. Wenn die Daten in Ihrer Software unvollständig sind, exportiert sie eben unvollständige Daten. Diese vier Punkte lohnen sich vor jedem Export.

• Kontenrahmen klären: Die meisten Kanzleien arbeiten mit einem Standardkontenrahmen wie SKR03 oder SKR04. Ihre Software und die Kanzlei müssen denselben verwenden, sonst passen Konten nicht zusammen. Ein Wechsel mitten im Jahr sollte nur nach Absprache erfolgen.
• Belege vollständig zuordnen: Jede Buchung braucht einen Beleg, jeder Beleg eine Buchung. Fehlende Eingangsrechnungen sind der häufigste Grund für Nachfragen. Weitere Details zur Erfassung finden Sie unter Eingangsrechnungen.
• Bankabgleich abschließen: Zahlungen sollten den passenden Rechnungen zugeordnet sein, bevor exportiert wird. Private Entnahmen, Gebühren und Zinsen gehören in die vorgesehenen Kategorien. Mehr dazu unter Banking.
• Offene Posten prüfen: Eine aktuelle Liste offener Forderungen und Verbindlichkeiten zeigt, ob Rechnungen noch fehlen oder Zahlungen nicht zugeordnet sind. So erkennen Sie Lücken, bevor die Kanzlei sie meldet.

Wie oft sollten Sie Daten übergeben?

Einen einheitlichen Rhythmus gibt es nicht. Manche Kanzleien wünschen monatliche Daten, etwa für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, andere arbeiten quartalsweise oder erst zum Jahresabschluss. Grundsätzlich gilt: Je kürzer der Abstand, desto kleiner ist der Stapel und desto leichter lassen sich Fehler finden. Ein Monat mit fehlenden Belegen ist schneller korrigiert als ein ganzes Jahr.

Praktisch bewährt hat sich ein fester Ablauf. Belege werden laufend erfasst, Zahlungen wöchentlich oder monatlich zugeordnet, und nach dem Monatsabschluss folgt der Export. Wer diesen Ablauf im Kalender verankert und eine Person verantwortlich macht, muss die Übergabe nicht jedes Mal neu organisieren. Legen Sie außerdem fest, bis zu welchem Tag im Folgemonat die Unterlagen bei der Kanzlei sein sollen, damit deren Planung aufgeht.

Auch nach der Übergabe bleibt Arbeit: Meldet die Kanzlei Rückfragen, sollten Sie Korrekturen nachvollziehbar in Ihrer Software vornehmen und nicht nur in einer separaten Liste vermerken. Nur so stimmen beide Seiten beim nächsten Export wieder überein.

Typische Fehler bei der Datenübergabe

Ein Blick auf die Rückfragen, die Kanzleien am häufigsten stellen, zeigt ein wiederkehrendes Muster. Die folgenden Fehler lassen sich mit etwas Disziplin fast vollständig vermeiden.

• Export mitten in der Bearbeitung: Wer exportiert, während noch Belege nachgetragen oder Zahlungen zugeordnet werden, liefert einen Zwischenstand, der sich später nicht mehr sauber abgrenzen lässt.
• Doppelte Exporte desselben Zeitraums: Werden zwei Dateien für dieselbe Periode eingelesen, drohen Doppelbuchungen. Vereinbaren Sie, welche Datei gilt und wie Korrekturen gekennzeichnet werden.
• Falscher oder gewechselter Kontenrahmen: Konten, die es beim Empfänger nicht gibt, führen zu Fehlermeldungen oder manuellen Zuordnungen.
• Fehlende oder unleserliche Belege: Ein Buchungssatz ohne Beleg ist für die Kanzlei nur begrenzt verwertbar. Achten Sie auf lesbare Scans und vollständige Seiten.
• Uneinheitliche Stammdaten: Derselbe Lieferant unter zwei Schreibweisen erzeugt zwei Konten und verfälscht die offenen Posten.
• Unklare Zuständigkeiten: Niemand weiß, wer exportiert, wann und an wen. Legen Sie einen festen Rhythmus und eine verantwortliche Person fest.

Abstimmung mit der Steuerberatung: Checkliste

Bevor Sie den ersten Export verschicken, lohnt sich ein kurzes Gespräch. Die folgenden Punkte sollten Sie gemeinsam klären und schriftlich festhalten. Steuerliche Fragen, etwa zur Art der Gewinnermittlung oder zur Versteuerung, beantwortet ausschließlich Ihre Steuerberatung; dieser Ratgeber ersetzt keine Beratung.

• Welchen Übergabeweg bevorzugt die Kanzlei: Datei, Online-Anbindung oder Lesezugang zu Ihrer Software?
• Welcher Kontenrahmen ist eingerichtet, und welche Konten nutzt die Kanzlei für Besonderheiten?
• Welche Zeiträume werden übergeben: monatlich, quartalsweise oder jährlich?
• Wie werden Belege übermittelt und benannt, und in welcher Form sollen sie den Buchungen zugeordnet sein?
• Wer stößt den Export an, und bis wann sollte er bei der Kanzlei liegen?
• Wie werden Korrekturen und nachträglich gefundene Belege gekennzeichnet?
• Gibt es einen Probeexport, den die Kanzlei vorab prüft?
• Benötigt die Kanzlei zusätzliche Auswertungen, zum Beispiel Umsatzsteuer-Übersichten oder Offene-Posten-Listen?

Worauf Sie bei der Software achten sollten

Wenn Sie eine Software für Rechnungen und Buchhaltung auswählen, sollten Sie die Datenübergabe früh prüfen. Fragen Sie bei jedem Anbieter konkret nach, statt nur auf ein Schlagwort zu vertrauen. Ob ein Produkt „DATEV kann“, sagt wenig darüber aus, in welchem Umfang und in welcher Form.

• Art der Übergabe: Reiner Datei-Export, Online-Anbindung oder beides? Der Anbieter sollte das präzise benennen können.
• Umfang: Werden nur Buchungen exportiert oder auch Belege und Stammdaten?
• Kontenrahmen: Wird der von Ihrer Kanzlei genutzte Rahmen unterstützt, und lässt er sich kontrolliert umstellen?
• Vorschau und Nachvollziehbarkeit: Können Sie prüfen, was exportiert wird, und frühere Exporte erneut abrufen?
• Zugang für die Kanzlei: Gibt es einen eigenen Zugang mit Leserechten, damit die Kanzlei Daten einsehen kann, ohne sie zu verändern?
• Festschreibung und Protokoll: Werden Buchungen nach Abschluss geschützt, sodass exportierte Stände nicht unbemerkt geändert werden?
• Probezeit: Testen Sie den Export mit echten Daten und lassen Sie die Datei von Ihrer Kanzlei prüfen, bevor Sie sich festlegen.

Der DATEV-Export in Colex: was er kann und was nicht

Colex bietet einen DATEV-Export als Buchungsjournal. Er wird aus den festgeschriebenen und gebuchten Zeilen erzeugt. Vor dem Export zeigt eine Buchungsvorschau Forderung, Erlös und Umsatzsteuer, und eine Export-Historie erlaubt den erneuten Download früherer Exporte. Als Kontenrahmen stehen SKR03 und SKR04 zur Verfügung; der Wechsel ist bewusst mit einer Bestätigung abgesichert.

Ergänzend können Sie Ihre Steuerberatung mit einem Lesezugang einladen. Die Kanzlei kann Daten einsehen, aber nicht verändern. Für die Zusammenarbeit gibt es Perioden und ein Export-Paket. Auswertungen wie Umsatzsteuer, GuV und EÜR lassen sich zusätzlich als CSV oder JSON exportieren. Die Verknüpfung mit Banking und Rechnungen sorgt dafür, dass zugeordnete Zahlungen in den Buchungen berücksichtigt werden.

Wichtig zur Einordnung: Beschrieben und dokumentiert sind bei Colex der Export und der Kanzlei-Zugang; eine Online-Direktanbindung an DATEV-Dienste gehört nicht zu den dokumentierten Funktionen. Ob das Format für Ihre Kanzlei ausreicht, klären Sie am besten mit einem Probeexport. Mehr zur Funktion finden Sie auf der Seite Buchhaltung, Antworten zu Auswertungen unter Fragen zu Auswertungen.