Arbeitszeiterfassung Pflicht: Was Arbeitgeber wissen müssen

Kurz beantwortet: Gibt es eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Ja, nach der aktuellen Rechtsprechung besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat im Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht, konkret nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Grundlage war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18, CCOO), das ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung verlangt.

Unabhängig davon gilt weiterhin § 16 Abs. 2 ArbZG: Die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen, und die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, entbindet aber nicht von der Erfassung.

Wichtig zur Einordnung: Über die Details, etwa Formvorgaben, Ausnahmen für kleine Betriebe oder Übergangsfristen, wurde in Gesetzgebungsvorhaben zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes diskutiert. Diese Punkte können sich ändern. Prüfen Sie den aktuellen Stand deshalb vor der Umsetzung, etwa mit Ihrer Rechtsberatung.

Woher kommt die Pflicht? EuGH, BAG und Arbeitszeitgesetz im Überblick

Der Ausgangspunkt ist das sogenannte Stechuhr-Urteil des EuGH vom 14.05.2019. Der Gerichtshof hat entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Ohne ein solches System sei kaum überprüfbar, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht diesen Gedanken 2022 aufgegriffen. Im Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) stellte es fest, dass sich die Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz ergibt, weil Arbeitgeber für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes sorgen müssen. Eine neue gesetzliche Vorschrift war dafür nach Auffassung des Gerichts nicht nötig.

Daneben besteht die ältere Regelung des § 16 Abs. 2 ArbZG. Sie verlangt nur die Aufzeichnung der Arbeitszeit, die über acht Stunden pro Werktag hinausgeht, sowie die Aufbewahrung dieser Nachweise für mindestens zwei Jahre. In der Praxis lässt sich das kaum sinnvoll ohne laufende Erfassung erfüllen, weil erst die vollständige Erfassung zeigt, wann die Grenze überschritten wurde.

• EuGH, 14.05.2019 (C-55/18): objektives, verlässliches, zugängliches System
• BAG, 13.09.2022 (1 ABR 22/21): Pflicht zur Erfassung bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG
• § 16 Abs. 2 ArbZG: Aufzeichnung der Zeit über acht Stunden, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre

Wer ist betroffen? Auch Kleinbetriebe?

Die Verpflichtung richtet sich an Arbeitgeber, nicht an einzelne Branchen. Dazu zählen Handwerksbetriebe, Agenturen, Praxen, Handelsunternehmen und Dienstleister ebenso wie größere Firmen. Nach der Begründung des Bundesarbeitsgerichts knüpft die Pflicht am Arbeitsschutz an, und dieser gilt grundsätzlich für Betriebe jeder Größe.

Ob und in welchem Umfang für sehr kleine Betriebe Erleichterungen gelten sollen, war Gegenstand von Gesetzgebungsvorhaben. Ob solche Ausnahmen in Kraft sind und wie sie im Einzelfall aussehen, sollten Sie aktuell prüfen und nicht aus älteren Artikeln übernehmen. Planen Sie im Zweifel so, dass Sie ohne Ausnahme auskommen.

Nicht jede Personengruppe wird gleich behandelt. Für leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, für bestimmte Berufsgruppen oder für Beschäftigte mit tariflichen Sonderregeln gelten teils andere Vorschriften. Klären Sie solche Fälle individuell, statt pauschal zu entscheiden.

Was muss konkret erfasst werden?

Gesetzlich verbindlich vorgegeben ist der Umfang der Erfassung bislang nur eingeschränkt. Der EuGH spricht von der täglichen Arbeitszeit, das Bundesarbeitsgericht von einem System, das die Erfassung ermöglicht. In der Praxis bewährt hat sich eine Dokumentation, aus der sich für jede Person und jeden Tag Beginn, Ende und Dauer der Pausen sowie die daraus folgende Arbeitszeit ergeben.

Sinnvoll ist außerdem, Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Feiertage im selben System zu führen. Nur dann lässt sich ein Sollwert mit der tatsächlichen Arbeitszeit vergleichen, und Überstunden werden belastbar sichtbar. Nachträgliche Änderungen sollten nachvollziehbar bleiben, damit klar ist, wer wann was korrigiert hat.

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der Pausen
• Über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
• Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub
• Nachvollziehbare Korrekturen und Freigaben

Vertrauensarbeitszeit: erlaubt, aber nicht ohne Erfassung

Bei der Vertrauensarbeitszeit verzichtet der Arbeitgeber darauf, Beginn und Ende der Arbeit zu kontrollieren. Das Modell bleibt möglich. Entscheidend ist der Unterschied zwischen Kontrolle und Erfassung: Der Arbeitgeber muss nicht ständig überwachen, aber sicherstellen, dass die Arbeitszeit erfasst wird. Die Erfassung selbst darf grundsätzlich auch bei den Beschäftigten liegen, die ihre Zeiten eigenverantwortlich eintragen.

Wer Vertrauensarbeitszeit lebt, sollte klare Regeln festhalten: bis wann Zeiten eingetragen werden, wie Pausen dokumentiert werden und was bei fehlenden Einträgen passiert. Stichprobenartige Prüfungen und eine Freigabe durch die Führungskraft erhöhen die Verlässlichkeit, ohne das Vertrauensprinzip auszuhöhlen.

Wie stark der Arbeitgeber die eigenverantwortlich erfassten Zeiten überwachen muss, ist in der Praxis noch nicht abschließend geklärt. Halten Sie sich deshalb über den aktuellen Stand auf dem Laufenden.

Papier, Excel oder digital: Welche Form ist zulässig?

Das Bundesarbeitsgericht hat keine bestimmte Form vorgeschrieben. Der EuGH verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System. Ob ein handschriftlicher Stundenzettel, eine Excel-Tabelle oder eine Software diese Anforderungen im Einzelfall erfüllt, hängt von Ihrem Betrieb ab. Eine feste gesetzliche Formvorgabe kann sich durch neue Regelungen ändern, insbesondere zur Frage, ob elektronische Erfassung verlangt wird.

Papier und Tabellen funktionieren bei wenigen Beschäftigten, haben aber typische Schwächen: Einträge werden nachträglich geschätzt, Versionen laufen auseinander, Auswertungen kosten am Monatsende Zeit, und Korrekturen sind schwer nachzuvollziehen. Digitale Lösungen bieten hier Vorteile, weil sie Zeiten zentral speichern, Berechtigungen steuern und Soll und Ist automatisch gegenüberstellen.

Unabhängig von der Form gilt: Das System muss für alle Beschäftigten tatsächlich nutzbar sein, also auch für Personen ohne festen Arbeitsplatz oder im Außendienst. Eine Lösung, die nur im Büro funktioniert, passt dafür meist nicht.

Aufbewahrung: Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise gespeichert werden?

§ 16 Abs. 2 ArbZG schreibt vor, dass die Nachweise über die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind. Das ist die Mindestdauer, die sich unmittelbar aus dem Gesetz ergibt. Zwei Jahre gelten ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung.

In der Praxis können weitere Gründe für eine längere Aufbewahrung sprechen. Arbeitszeitdaten können etwa für Lohnabrechnung, Überstundenabgeltung, Nachweise gegenüber Behörden oder die Abwehr von Ansprüchen relevant sein. Welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Rechtsberatung.

Beachten Sie zusätzlich den Datenschutz. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Legen Sie fest, wer sie einsehen darf, wie lange sie gespeichert werden und wann sie gelöscht werden. Eine rollenbasierte Rechtevergabe erleichtert das erheblich.

Betriebsrat: Wann ist Mitbestimmung nötig?

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, sollten Sie ihn frühzeitig einbinden. Die Einführung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten zu überwachen, kann nach dem Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig sein. Auch Fragen zu Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit berühren typischerweise Mitbestimmungsrechte. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 erging in einem Verfahren um solche Rechte.

Eine Betriebsvereinbarung schafft Klarheit: Sie kann festlegen, welche Daten erfasst werden, wer Zugriff hat, wie lange gespeichert wird und wie mit Korrekturen umzugehen ist. Wie Sie im konkreten Fall vorgehen, sollten Sie mit Betriebsrat und Fachanwalt für Arbeitsrecht abstimmen.

Typische Fehler bei der Arbeitszeiterfassung

Viele Probleme entstehen nicht durch fehlenden guten Willen, sondern durch fehlende Routine. Die folgenden Fehler treten in kleinen und mittleren Unternehmen besonders häufig auf und lassen sich mit klaren Regeln vermeiden.

• Zeiten werden erst am Monatsende aus dem Gedächtnis eingetragen und dadurch geschätzt.
• Pauschale Pausenabzüge werden gebucht, obwohl tatsächlich länger oder kürzer pausiert wurde.
• Vertrauensarbeitszeit wird mit „keine Erfassung“ gleichgesetzt.
• Korrekturen erfolgen ohne Vermerk, wer sie wann vorgenommen hat.
• Außendienst, Homeoffice und Teilzeitkräfte werden nicht in das System einbezogen.
• Nachweise werden nach Ablauf von Monaten gelöscht, ohne die Mindestaufbewahrung zu prüfen.
• Der Betriebsrat wird erst nach der Einführung informiert.
• Regeln zur Erfassung sind nicht schriftlich festgehalten.

Checkliste: So starten Sie mit der Arbeitszeiterfassung

Sie müssen nicht alles auf einmal lösen. Mit den folgenden Schritten gelangen Sie zu einem geordneten Einstieg, der sich später erweitern lässt.

• Rechtsstand prüfen: aktuelle Rechtsprechung und Gesetzeslage mit Fachanwalt oder Verband klären.
• Geltungsbereich festlegen: Wer wird erfasst, wer hat Sonderregeln?
• Erfassungsregeln schriftlich fixieren: Zeitpunkt der Eingabe, Pausen, Korrekturen, Freigabe.
• Betriebsrat einbinden, falls vorhanden, und Betriebsvereinbarung prüfen.
• Arbeitszeitmodelle pro Person hinterlegen: Wochenstunden, Teilzeit, Feiertage.
• System auswählen und mit einem kleinen Team im ersten Monat testen.
• Aufbewahrung und Zugriffsrechte festlegen, Datenschutz berücksichtigen.
• Regelmäßig prüfen: Lücken, Überstunden und auffällige Einträge im Monat klären, nicht erst im Jahr.

Software zur Arbeitszeiterfassung: Worauf KMU achten sollten

Bei der Wahl einer Lösung lohnt es sich, weniger auf Funktionslisten und mehr auf den Alltag im Betrieb zu schauen. Diese Kriterien helfen bei einer neutralen Bewertung.

• Einfache Bedienung: Wird die Erfassung täglich genutzt, oder bleibt sie liegen?
• Nachvollziehbarkeit: Sind Änderungen und Freigaben je Eintrag erkennbar?
• Soll und Ist: Lässt sich ein individuelles Arbeitszeitmodell hinterlegen?
• Abwesenheiten: Sind Urlaub und Krankheit im selben System abgebildet?
• Hinweise zu Arbeitszeitgrenzen: Werden Pausen und Ruhezeiten sichtbar gemacht?
• Rechte und Datenschutz: Wer darf welche Zeiten sehen, bearbeiten und freigeben?
• Export und Abschluss: Lässt sich ein geprüfter Monat für Lohn und Auswertung weitergeben?
• Passung zum Betrieb: Funktioniert die Lösung mobil, im Außendienst und mit mehreren Standorten?
• Einbindung in vorhandene Abläufe: Gibt es Bezug zu Kunden, Projekten und Aufgaben?

Arbeitszeiterfassung mit TimeHub von Colex

TimeHub ist das Zeiterfassungsmodul in Colex. Mitarbeitende tragen Beginn, Ende und Pausen ein oder nutzen einen Timer. Das Arbeitszeitmodell pro Person liefert den Sollwert, in der Monatsübersicht sehen Sie Soll und Ist, Feiertage und Überstunden. Urlaub und Krankheit werden im selben Modul geführt. Hinweise zu maximaler Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeit erscheinen als Warnbox.

Führungskräfte geben einzelne Tage frei und schließen den Monat ab. Wer Zeiten sehen, bearbeiten oder freigeben darf, steuern Sie über das Rollensystem von Colex. Zeiten können, wo eingerichtet, Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden. TimeHub ist ab dem Professional-Tarif enthalten; Colex lässt sich 30 Tage kostenlos testen.

Eine Einordnung: TimeHub unterstützt Sie bei der Erfassung und Kontrolle von Arbeitszeiten, ersetzt aber keine Rechtsberatung und keine Lohnabrechnung. Ob eine konkrete Konfiguration Ihre rechtlichen Anforderungen erfüllt, bleibt Ihre eigene Prüfung. Mehr zum Modul finden Sie auf der Seite TimeHub.

Hinweis zur Rechtslage

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtsprechung und Rechtslage zum Stand vom 20.09.2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetzgebungsvorhaben zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, etwa zu Formvorgaben, Ausnahmen für kleine Betriebe oder Übergangsfristen, können sich ändern. Prüfen Sie den aktuellen Stand vor der Umsetzung und ziehen Sie für Ihren Einzelfall einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzu.

Fragen zur Mitbestimmung klären Sie mit Ihrem Betriebsrat, Fragen zu Aufbewahrung und Lohn mit Ihrem Steuerberater.