Belege

Belege hier sind Eingangsrechnungen und ähnliche Lieferantenbelege — also das, was Sie zahlen, nicht das, was Sie stellen. Sie erfassen Lieferant, Datum, Nummer, Betrag, Steuer und die Belegdatei (PDF/Scan). Nach Prüfung und Freigabe wird der Beleg festgeschrieben und fließt in offene Verbindlichkeiten und Buchhaltung. Den Zahlungsabfluss ordnen Sie später im Banking zu.

Unter Belege → Neu Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag und Steuer eintragen und die Datei anhängen. Speichern, prüfen, freigeben, buchen. Ohne Datei geht es technisch oft, GoBD-tauglich ist der Scan/PDF aber der Normalfall. Kommt der Beleg per Mail, übernehmen Sie ihn aus MailDock statt ihn herunterzuladen und neu hochzuladen.

Autobox nimmt Eingangsbelege entgegen (z. B. per spezieller Adresse oder Schnittstelle), legt sie in der Inbox ab und spart Tipparbeit. Sie prüfen die erkannten Daten, korrigieren bei Bedarf und geben frei. Autobox ersetzt nicht die sachliche Prüfung: Stimmt der Lieferant? Ist die Leistung erfolgt? Doppelt erfasst?

Öffnen Sie die Mail mit Anhang, wählen Sie die Übernahme als Eingangsbeleg und prüfen Sie die übernommenen Felder. Danach derselbe Weg: prüfen, freigeben, buchen, später Banking zuordnen. So bleibt die Mail am Vorgang nachvollziehbar. Nicht denselben Anhang zusätzlich manuell hochladen — sonst entstehen Dubletten.

Nach dem Erfassen folgt die inhaltliche Prüfung (Betrag, Steuer, Lieferant, Bestellung). Mit dem passenden Recht geben Sie frei. Das Festschreiben/Buchen macht den Beleg verbindlich. Ohne Freigabe sollte nicht gezahlt und nicht final gebucht werden. Vier-Augen-Prinzip bilden Sie über Rollen ab: erfassen vs. freigeben.

Miete, Versicherungen, Software-Abos: Legen Sie einen wiederkehrenden Eingangsbeleg mit Rhythmus an. Colex erzeugt die nächsten Fälligkeiten, Sie prüfen nur noch Abweichungen (Preiserhöhung, neue Rechnungsnummer). Beenden Sie das Abo in Colex, sobald der Vertrag endet.

Gleiche Lieferanten-Rechnungsnummer plus ähnlicher Betrag ist der Klassiker. Suchen Sie vor dem Speichern nach Nummer und Lieferant. Autobox- und Mail-Übernahmen gegen die manuelle Erfassung abgleichen. Eine doppelte Buchung plus doppelte Zahlung ist teurer als eine Minute Suche.

Erfassen Sie den Betrag so, wie auf dem Beleg steht, inklusive Steuerausweis. Skonto ziehen Sie erst ab, wenn Sie es wirklich nutzen und die Zahlung danach im Banking zum Nettobetrag (nach Skonto) passt. Fremdwährung nur nutzen, wenn Ihr Mandant dafür eingerichtet ist. Unklare Fälle mit dem Steuerberater klären, bevor Sie festschreiben.

Der festgeschriebene Beleg erzeugt die Verbindlichkeit. Die Überweisung auf dem Konto ordnen Sie diesem Beleg zu. Erst dann ist er in OPOS ausgeglichen. Zahlen Sie Sammelüberweisungen, splitten Sie den Umsatz auf mehrere Belege. Umgekehrt: eine Rechnung in Raten bleibt teilweise offen.

Es gibt Importer für den Umstieg (u. a. sevDesk), die Belege und Stammdaten strukturiert übernehmen. Planen Sie den Import, prüfen Sie Stichproben und schreiben Sie nicht blind alles fest. Nach dem Import Banking und offene Posten abgleichen. Details stehen in der Import-Oberfläche und in der Dokumentation.

Recht „Belege (Eingang) / Lesen“ für die Sicht, Schreiben für Erfassen, oft eine klar getrennte Freigabe über Rollen. Ohne Recht bleibt der Menüpunkt weg — auch keine Widgets zu offenen Eingangsbelegen. Filter (Inbox, zur Prüfung, gebucht) können eine leere Liste vortäuschen. Filter zurücksetzen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (u. a. GoBD/AO) gelten unabhängig von Colex. Colex unterstützt revisionssichere Ablage und Nachvollziehbarkeit, ersetzt aber nicht Ihre organisatorische Verantwortung. Löschen Sie festgeschriebene Belege nicht „weil die Liste voll ist“. Archivieren und filtern statt vernichten.

Lesbare, vollständige Abbilder (alle Seiten, Beträge, Steuernummer des Lieferanten) sind Pflicht für eine brauchbare Prüfung. Unscharfe Fotos später durch saubere PDFs ersetzen, solange der Beleg noch nicht festgeschrieben ist. Nach dem Festschreiben die Datei nicht still austauschen, als wäre nie etwas anderes dagewesen.

Lieferanten sind Kontakte im CRM (oder werden beim Beleg angelegt). Einheitliche Stammdaten verhindern, dass „Müller GmbH“ und „Müller GmbH.“ zwei OPOS-Konten werden. IBAN und Steuernummer am Lieferanten pflegen, dann klappt Zuordnung und DATEV besser.

Ja, über den vorgesehenen Storno-/Korrekturweg — nicht durch Löschen der Historie. Der Originalbeleg bleibt nachvollziehbar, die Korrektur ebenfalls. War die Zahlung schon zugeordnet, Banking-Zuordnung und OPOS mitprüfen.