Auswertungen

Unter Finanzen → Auswertungen (USt, GuV/EÜR u. a.) sowie Journal, offene Posten und DATEV-Export. Die Zahlen kommen aus festgeschriebenen Belegen und zugeordneten Bankumsätzen — nicht aus Entwürfen. Das Recht hängt am Modul Bank (Lesen). Ohne dieses Recht bleiben Hub, Journal und Auswertungen unsichtbar.

Häufige Ursachen: Zeitraum falsch (Ist- vs. Soll-Versteuerung, Belegdatum), Entwürfe noch nicht festgeschrieben, Bankumsätze nicht zugeordnet, Filter auf ein Konto, oder stornierte Belege nicht berücksichtigt. Prüfen Sie zuerst den Periodenfilter, dann ob die großen Rechnungen wirklich festgeschrieben und die Zahlungen gematcht sind.

Das Journal listet Buchungen chronologisch (wer, was, welcher Betrag, welches Konto). Offene Posten (OPOS) zeigen, was noch nicht (vollständig) bezahlt ist — Forderungen und Verbindlichkeiten. Eine bezahlte und zugeordnete Rechnung verschwindet aus OPOS, bleibt aber im Journal nachvollziehbar.

In den Steuerauswertungen wählen Sie den Voranmeldungszeitraum. Colex verdichtet die steuerrelevanten Buchungen. Stimmen Kennzahlen und Vorsteuer mit Ihren Belegen überein, können Sie — sobald ELSTER freigeschaltet ist — übermitteln. Ein persönliches Elster-Zertifikat ist nicht nötig; Colex nutzt die Hersteller-Schnittstelle. Trotzdem inhaltlich prüfen, bevor Sie senden.

Unter Auswertungen prüfen Sie die USt-VA und senden sie über die Colex-Herstellerschnittstelle ans Finanzamt. Sie brauchen kein eigenes Elster-Zertifikat am Arbeitsplatz. ELSTER muss für den Mandanten freigeschaltet sein. Übertragungsprotokolle aufbewahren. Korrekturen laufen über berichtigte Voranmeldungen, nicht durch Überschreiben der Historie.

Der DATEV-Export packt Buchungsstapel für Ihren Steuerberater. Zeitraum wählen, Export starten, Datei übergeben — oder den Steuerberater-Zugang nutzen, damit die Kanzlei selbst abholt. Exportieren Sie nach einem sauberen Zuordnungsstand. Doppelte Exporte derselben Periode mit der Kanzlei abstimmen.

Sie laden die Kanzlei ein. Der Steuerberater arbeitet im Mandantenkontext mit den Rechten, die Sie vergeben — oft lesend plus Export, selten volles Schreiben. Dual-Context: Die Kanzlei darf nicht „aus Versehen“ Ihre internen Team-Rechte erben, die nicht vorgesehen sind. Zugang entziehen, wenn die Zusammenarbeit endet.

Je nach Einrichtung und Gewinnermittlungsart sehen Sie Gewinn-und-Verlust-Rechnung und/oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Zuordnung der Konten hängt am Kontenrahmen und an den Buchungen aus Belegen und Banking. Colex unterstützt die technische Auswertung. Die Wahl der Gewinnermittlungsart treffen Sie mit dem Steuerberater.

Perioden helfen, abgeschlossene Monate nicht mehr ungeprüft zu vermischen. Vor dem Abschluss: Belege festschreiben, Banking zuordnen, Auswertungen stichprobenartig prüfen, DATEV/ELSTER wie geplant. Nach dem Abschluss sind Änderungen eingeschränkt. Nachbuchungen nur bewusst und nachvollziehbar.

Ist sie festgeschrieben? Liegt das Leistungs- bzw. Belegdatum im gewählten Zeitraum? Richtiger Steuersatz? Storno schon erfolgt? Reverse Charge/steuerfrei korrekt gekennzeichnet? Entwürfe und Angebote gehören nicht in die USt. Nach der Korrektur Auswertung neu laden.

Ja, über die Export- und Downloadfunktionen der jeweiligen Auswertung (und DATEV getrennt davon). Speichern Sie Stichtagsstände, wenn Sie mit der Kanzlei über dieselben Zahlen sprechen. Screenshots ersetzen keinen nachvollziehbaren Export.

Colex arbeitet mit einem für KMU üblichen Kontengerüst und DATEV-orientierter Übergabe. Individuelle SKR-Feinheiten stimmen Sie mit der Kanzlei ab — nicht jedes Sonderkonto aus einem Alt-System ist 1:1 vorhanden. Beim Umstieg Mapping und Probeexport vor dem ersten Echtmonat.

Nein. Nur wer Bank-Lesen (bzw. die konkrete Auswertungserlaubnis) hat. GuV und USt sind keine Allgemeinplätze für das ganze Team. Deny by default: ohne Recht kein Menü, kein Widget, kein API-Umweg. Für den Vertrieb reichen oft OPOS-Auszüge über Rechnungsrechte, nicht die volle Buchhaltung.

Festgeschriebene Belege, nachvollziehbare Änderungen, keine stillen Überschreiber, archivierte Auswertungsstände und klare Benutzerrechte bilden die technische Seite. Organisatorisch bleiben Verfahrensdokumentation und Aufbewahrung Ihre Pflicht. Colex stellt die Voraussetzungen bereit, „GoBD-konform arbeiten“ heißt sie auch zu nutzen: festschreiben, nicht löschen, Banken zuordnen.

Importe können historische Belege ohne vollständiges Banking hinterlassen. Dann fehlen Zahlungszuordnungen und OPOS wirken aufgebläht oder leer. Gleichen Sie Alt-Offene mit der Bank ab und klären Sie, welche Periode „ab Colex neu“ gilt. Probeauswertung vor dem ersten ELSTER-Lauf aus Colex.