TimeHub

TimeHub ist die Zeiterfassung: Start/Stopp oder manuelle Einträge, Tages- und Monatsübersicht, Soll gegen Ist, Abwesenheiten und Abschluss. Zeiten können Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden, wo eingerichtet. Recht „Zeiterfassung / Lesen“ für die eigene Sicht; Auswertungen über andere Personen hängen an Team-/Führungsrechten.

TimeHub oder den globalen Timer öffnen, Start drücken, bei Pausen stoppen bzw. Pause buchen, am Ende speichern. Kurze Notiz hilft später bei Rückfragen. Nur einen laufenden Timer gleichzeitig. Vergessene Timer am selben Tag korrigieren, nicht Wochen später schätzen.

Tag wählen, Beginn, Ende und Pausen eintragen, speichern. Unplausible Überlappungen (zwei Zeiten parallel) vermeidet Colex bzw. weist darauf hin. Nachträge nach Monatsabschluss sind eingeschränkt — vorher prüfen.

Soll-Stunden kommen aus dem Arbeitszeitmodell / der Vereinbarung, Ist aus den erfassten Zeiten plus relevanten Abwesenheiten. Die Differenz zeigt Über- oder Minusstunden. Lücken (Tage ohne Eintrag) vor dem Abschluss schließen. Die Übersicht ist die Basis für Freigabe und Lohnvorbereitung.

Pausen gehören in den Eintrag, nicht „einfach kürzer arbeiten ohne Pause“. Gesetzliche Pausenzeiten sind Ihre organisatorische Pflicht; Colex hilft beim Dokumentieren. Pauschal 30 Minuten abziehen, wenn tatsächlich länger Pause war, verfälscht Ist-Stunden.

Alle Tage prüfen, eigene Zeiten zur Freigabe markieren (falls vorgesehen). Eine berechtigte Person schließt den Monat — danach sind Änderungen eingeschränkt. Der Stand gilt als verbindlich für Auswertungen. Nicht abschließen, solange Timer noch laufen oder halbe Wochen fehlen.

Abwesenheit mit Zeitraum und Art (Urlaub, Krankheit, …) in TimeHub bzw. Team anlegen. Freigabe abwarten, wenn Ihr Betrieb das verlangt. So stimmen Soll/Ist und die Teamübersicht. Krankheit nicht als „normale Arbeitszeit“ erfassen. Vertretung rechtzeitig informieren.

Wo die Verknüpfung zu TaskFlow oder Kunden aktiv ist, wählen Sie den Bezug am Eintrag. Das hilft später bei Nachkalkulation und Rechnung, ersetzt aber nicht automatisch eine Rechnung. Ohne tasks- oder customers-Recht sehen Sie die Auswahllisten nicht vollständig.

Damit Sie nicht extra nach TimeHub wechseln müssen, um den Tag zu starten. Start, Stopp und Status sind in der Leiste erreichbar. Der Eintrag landet trotzdem in TimeHub. Nach Feierabend prüfen, ob noch etwas läuft — sonst läuft die Zeit in den Abend.

Kein Eintrag, Filter auf einen anderen Monat, oder Abwesenheit ohne Erfassung. Wochenenden je nach Modell ohne Soll. Rollen, die nur sich selbst sehen, sehen keine fremden Lücken. Monatswechsel: sicher den richtigen Monat gewählt.

Nur mit entsprechender Team-/TimeHub-Berechtigung. Ohne Recht keine fremden Zeiten, auch nicht über Dashboard-Widgets „Zeit heute“ anderer Personen. Datenschutz: Zeiterfassung ist personalbezogen — eng berechtigen.

Abgeschlossene Monate und Stammdaten aus Team & HR / Lohn fließen in die Vorbereitung. TimeHub ersetzt keine Lohnabrechnung, liefert aber die Stundenbasis. Unvollständige Zeiten vor dem Lohnlauf klären, nicht hinterher.

Ja, über die vorgesehenen Exporte/Auswertungen im Modul (Monat, Person, Zeitraum). Für den Steuerberater oder interne Nachkalkulation den abgeschlossenen Monat nehmen. Roh-Timer-Logs sind kein Ersatz für den freigegebenen Monatsstand.

Erfassen Sie die tatsächlichen Beginn-/Endzeiten. Zuschläge und Tariflogik hängen an Ihren HR-/Lohnregeln, nicht an jedem Timer-Klick. Abweichende Modelle mit der Administration abstimmen. Wakon-Schichten (Sicherheit) sind ein eigenes Modul — nicht mit TimeHub verwechseln, auch wenn beides „Zeit“ im Namen trägt.