Trello Alternative: Welches Tool passt zu Ihrem Team?

Trello gehört zum Unternehmen Atlassian, das auch Jira entwickelt, und ist ein weit verbreitetes Werkzeug für Kanban-Boards: Listen, Karten, Fristen, Checklisten und Zuweisungen sind schnell eingerichtet und nach wenigen Minuten verständlich.

Für kleine Teams, die ihre Arbeit sichtbar machen wollen, ist das häufig genau richtig, und laut Anbieter gibt es einen kostenlosen Tarif.

Der häufigste Grund für die Suche nach einer Alternative: Die Arbeit wächst über ein einfaches Board hinaus.

Typische Gründe sind fehlende Verknüpfungen zu Kunden und Belegen, der Wunsch nach mehr Projektmanagement mit Zeitplänen und Auswertungen, Fragen zu Datenschutz und DSGVO oder ein Preismodell, das mit der Zahl der Nutzer wächst.

Sobald zu einer Aufgabe ein Kunde, ein Angebot oder eine erfasste Arbeitszeit gehört, wird ein einzelnes Board-Tool zur Insel: Kundendaten werden doppelt gepflegt, und wer wissen will, was für einen Kunden offen ist, sucht in mehreren Programmen.

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools, und jedes setzt andere Schwerpunkte. Statt Funktionslisten abzuhaken, hilft ein Blick auf die eigene Arbeit.

Diese Kriterien trennen die Anwendungsfälle am deutlichsten:

Die kurze Antwort: Wer Projektmanagement mit Zeitplänen und Gantt-Diagrammen braucht, schaut zu Asana, monday.com oder OpenProject. Wer Wissen und Aufgaben in einem Arbeitsbereich bündeln will, wählt Notion.

Wer Aufgaben, Kunden, Angebote und Rechnungen verbinden will, nimmt TaskFlow in Colex. Und wer nur ein einfaches Kanban-Board braucht, bleibt bei Trello. Die Tools im Detail finden Sie weiter unten.

Trello und TaskFlow lösen ähnliche Aufgaben, setzen aber an verschiedenen Stellen an. Die folgende Gegenüberstellung beruht bei Trello auf öffentlich bekannten Angaben des Anbieters, bitte prüfen Sie Details direkt bei Trello.

Diese drei Tools zielen auf Teams, die Projektmanagement als eigenes Thema betreiben.

Die folgenden Beschreibungen beruhen auf öffentlich bekannten Produktangaben und ersetzen keine eigene Prüfung; Preise und Funktionen ändern sich, bitte prüfen Sie sie direkt beim Anbieter.

Anders als Trello kombiniert Notion Dokumente, Wikis und Datenbanken mit Tabellen- und Board-Ansichten. Wenn Wissen und Aufgaben in einem frei gestaltbaren Arbeitsbereich liegen sollen, ist das eine starke Mischung.

Wer dagegen feste Prozesse mit Kunden und Belegen steuert, muss vieles selbst aufbauen.

Nuclino ist laut Anbieter auf gemeinsame Wissenssammlungen ausgelegt und bietet daneben Board-Ansichten für Aufgaben.

Es eignet sich für Teams, bei denen Dokumentation im Vordergrund steht und Aufgaben eher begleitend verwaltet werden.

Wer ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, findet in Microsoft Planner eine naheliegende Aufgabenverwaltung im bekannten Umfeld, laut Anbieter auch direkt in Microsoft Teams.

Microsoft Project ist dagegen für klassisches Projektmanagement mit Zeitplänen gedacht.

Basecamp setzt laut Anbieter auf einen bewusst schlichten Ansatz mit To-do-Listen, Nachrichten und Terminplan für Zusammenarbeit und Kommunikation im Projekt.

Daneben gibt es Anbieter, die sich auf Kanban und Aufgabenverwaltung konzentrieren, etwa MeisterTask, Zenkit oder factro, dazu Zoho Projects, sowie Open-Source-Lösungen wie OpenProject mit Gantt-Diagrammen und Projektstrukturplan.

Welches davon passt, hängt davon ab, ob Sie ein einfaches Board, ein klassisches Projektmanagement oder eine selbst betriebene Lösung wollen.

TaskFlow ist das Aufgabenmodul von Colex. Der Schwerpunkt liegt nicht auf einem allgemeinen Arbeitsbereich, sondern auf Aufgaben, die zu Kunden, Angeboten, Rechnungen und Zeiten gehören.

Kontakt-Spalten greifen auf die Kunden im Colex-CRM zu, neue Kunden lassen sich aus dem Board anlegen, und Aufgaben erscheinen im Kundendossier.

Ein Board lässt sich als Liste, Kanban, Kalender und Karte darstellen. Die Kartenansicht mit Adressen hilft dem Außendienst bei der Tagesplanung, gespeicherte Ansichten mit Filtern gibt es pro Nutzer.

Regeln pro Board setzen Felder, benachrichtigen Personen, verschieben oder archivieren Elemente, wenn sich ein Status ändert. So lassen sich einfache Workflows ohne Programmierung abbilden und die Effizienz im Team steigern.

Projektmanagement heißt im Alltag meist: Aufgaben erfassen, Verantwortliche festlegen, Fristen setzen und den Stand sichtbar halten.

TaskFlow deckt das mit Boards ab, die Sie nach Ihrem Prozess aufbauen: mit eigenen Gruppen, Labels, Statuswerten und Spalten für Text, Datum, Person, Kontakt, Telefon und Adresse.

So entsteht ein Workflow von der Anfrage bis zur Abnahme, den jeder im Team versteht.

Gute Zusammenarbeit entscheidet sich an kleinen Dingen: Wer ist zuständig, wo steht die Rückfrage, und wer erfährt davon? In TaskFlow stehen Kommentare, Aktivitäts-Updates und Reaktionen direkt am Element.

Anrufnotizen lassen sich dort dokumentieren, damit nach einem Telefonat nichts im Kopf einer einzelnen Person bleibt. Das schafft Transparenz im Team und ersetzt viel Kommunikation per E-Mail.

Zuweisungen lösen eine Benachrichtigung aus, ebenso Kommentare und anstehende Fristen.

Die Benachrichtigungen lassen sich pro Board einstellen, und wer die Colex-App auf dem Desktop installiert, erhält sie auch bei minimiertem Browser.

Ob Änderungen anderer Nutzer in Echtzeit sichtbar sind, sollten Sie im Test mit Ihrem Team prüfen. Wichtiger als Echtzeit ist eine klare Zuständigkeit, auch für Kolleg:innen, die erst später in ein Board schauen.

Auch die beste Echtzeit-Abstimmung ersetzt keine Regel, wo Rückfragen stehen.

Aufgaben mit Frist und Termine gehören in der Praxis zusammen. TaskFlow zeigt Fristen in der Kalenderansicht und kann Termine mit dem Google Kalender synchronisieren, wenn Sie Ihr Konto per OAuth verbinden.

Wer Google Workspace nutzt, behält so seine Termine an einem Ort. Beim Erstellen, Ändern und Löschen eines Termins wird der Abgleich durchgeführt, auf Wunsch mit Google-Meet-Link und Bezug zum Kunden.

Sobald Aufgaben Kundennamen, Adressen oder Angebotsdaten enthalten, wird der Betrieb des Tools zur Datenschutzfrage.

Colex wird mit Fokus auf Hosting in Deutschland betrieben, und für die Verarbeitung personenbezogener Daten steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung.

Die rechtliche Bewertung für Ihr Unternehmen bleibt bei Ihrer Datenschutzberatung.

Die Trello-Preise ändern sich je nach Tarif, bitte prüfen Sie diese direkt beim Anbieter. Für Colex gilt: Die Tarife starten bei 69 € pro Monat zzgl. MwSt., fünf Benutzer sind enthalten, TaskFlow ist ab dem Starter-Tarif dabei.

Testen können Sie 30 Tage ohne Kreditkarte.

Ehrlich gesagt: Für ein einzelnes, einfaches Board ohne Kundenbezug ist Trello leichter.

Auch wenn Sie sich auf Marktplatz-Erweiterungen verlassen, ist Colex kein 1:1-Ersatz, denn Colex bietet keine Partner-Erweiterungen, sondern verknüpfte eigene Module.

Eine native App für iOS oder Android gibt es nicht, die Colex-App läuft als PWA. Sprint-Planung mit Story Points und Entwickler-Werkzeuge sind nicht der Schwerpunkt von TaskFlow.

Beginnen Sie mit einem Board für einen echten Prozess, etwa Kampagnen oder Serviceaufträge, und legen Sie fünf bis sieben Status an. Bestehende Aufgaben können Sie per CSV-Import übernehmen.

Ob sich Ihre Trello-Daten sauber in dieses Format bringen lassen, hängt von Ihrem Export ab; das klären wir gern vorab in einer persönlichen Beratung oder Demo.

Weisen Sie danach Verantwortliche zu, vereinbaren Sie, dass Rückfragen als Kommentar am Element stehen, und lassen Sie das alte Board nach ein bis zwei Wochen nur noch lesen.

So sehen Sie, welche Spalten und Regeln noch fehlen, bevor Sie das Alt-System abschalten. Dokumentation und Support begleiten Sie dabei.

Stellen Sie sich eine kleine Agentur mit sechs Personen vor, die parallel mehrere Kundenprojekte betreut. Für jedes Projekt gibt es ein Board mit den Gruppen Planung, Umsetzung und Abnahme.

Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person, eine Frist und eine Kontakt-Spalte, die den Kunden aus dem CRM zeigt.

Im Kanban sieht das Team, was gerade in Arbeit ist, die Kalenderansicht zeigt die Fristen der Woche, und Termine mit dem Kunden landen im Google Kalender, bei Bedarf mit Google-Meet-Link.

Ist das Projekt abgenommen, gehört das Angebot und die Rechnung zum selben Kunden und muss nicht neu erfasst werden.

Genau dieser durchgehende Faden zwischen Projektmanagement und Belegen ist der Unterschied zu einem reinen Board-Tool wie Trello.

Viele suchen eine kostenlose Trello Alternative. Laut Anbietern gibt es Gratis-Tarife unter anderem bei Asana, Notion, ClickUp und Trello selbst, und Microsoft Planner ist in bestimmten Microsoft-365-Paketen enthalten.

Die genauen Grenzen ändern sich und stehen auf den Preisseiten der Anbieter.

Typisch für kostenlose Tarife sind Begrenzungen bei der Zahl der Nutzer, der Boards, der Ansichten oder des Speicherplatzes. Prüfen Sie deshalb vor dem Start, ob die Grenzen zu Ihrem Team passen und was passiert, wenn Sie wachsen.

Prüfen Sie außerdem, wo die Daten liegen: Bei kostenlosen Angeboten ist der Datenschutz oft der Punkt, an dem später nachgebessert werden muss.

Colex hat keinen dauerhaft kostenlosen Plan, bietet aber 30 Tage Test ohne Kreditkarte. Ein kostenloser Plan lohnt sich vor allem zum Ausprobieren.

Wer die volle Kontrolle über die Daten behalten will, schaut sich Open Source Lösungen an.

Bekannt sind Kanboard, Planka und Wekan als schlichte Kanban-Boards sowie OpenProject, das auch klassisches Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen abdeckt.

Bei den meisten lässt sich laut Anbietern der Betrieb auf dem eigenen Server wählen, einige bieten zusätzlich eine gehostete Variante.

Der Vorteil liegt in der Unabhängigkeit und bei den Kosten für Lizenzen. Dem steht Aufwand gegenüber: Server, Updates, Datensicherung und Absicherung müssen Sie selbst organisieren oder einkaufen.

Für ein kleines Team ohne IT lohnt sich das selten. Ein gehostetes Produkt mit Sitz in Deutschland ist dann oft der einfachere Weg.

Ob ein Tool DSGVO-konform eingesetzt werden kann, hängt nie nur vom Anbieter ab, sondern auch von Ihrer Konfiguration, Ihren Verträgen und Ihren Daten.

Als Orientierung helfen drei Fragen: Wo werden die Daten gespeichert, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?

Anbieter wie factro oder OpenProject nennen laut eigenen Angaben Hosting in Deutschland beziehungsweise der EU, und auch Colex wird mit Fokus auf Hosting in Deutschland betrieben.

Lassen Sie sich Angaben zu Standort und Vertrag schriftlich bestätigen und halten Sie das Ergebnis in Ihrer Dokumentation fest. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Datenschutzberatung.

Mit einer festen Reihenfolge verläuft der Wechsel ruhiger. Diese Checkliste hat sich bewährt:

Die meisten Wechsel scheitern nicht an der Technik, sondern an der Einführung. Diese Fehler kommen immer wieder vor:

Ein gutes Board spiegelt den Ablauf Ihrer Arbeit. Drei Vorschläge als Startpunkt, die Sie nach Bedarf anpassen:

Kanban ist eine Methode, Arbeit sichtbar zu machen. Aufgaben stehen als Karten in Spalten, die den Fortschritt zeigen, meist offen, in Arbeit und erledigt. Wer eine Aufgabe übernimmt, zieht die Karte weiter.

So erkennt das Team auf einen Blick, wo es hakt.

Wichtig ist eine Regel: nicht zu viel gleichzeitig. Begrenzen Sie die Zahl der Karten in Arbeit pro Person, denn wer vieles anfängt, schließt wenig ab.

TaskFlow setzt dieses Limit nicht automatisch durch, Sie können es aber als Teamregel vereinbaren. Ebenso hilfreich ist eine klare Definition, wann eine Aufgabe fertig ist, damit nicht jede Person etwas anderes meint.

Häufige Fehler sind zu viele Spalten, Karten ohne Verantwortliche und Boards, die nie aufgeräumt werden. Kanban unterscheidet sich von Scrum dadurch, dass es keine festen Sprints gibt: Aufgaben fließen laufend durch das Board.

Für Kundenaufträge und Servicearbeit passt das meist besser als starre Zyklen.

Wer wenig Zeit hat, findet hier die Funktionen und Schwerpunkte der bekannten Tools in einer Zeile. Alle Angaben beruhen auf öffentlichen Produktbeschreibungen und sollten vor einer Entscheidung beim Anbieter geprüft werden.

Neben den Funktionen entscheidet der Support. Wie schnell antwortet der Kundenservice, gibt es Hilfe auf Deutsch, und wie gut ist die Dokumentation?

Lesen Sie dazu Bewertungen auf Plattformen wie Capterra und achten Sie nicht nur auf die Gesamtnote, sondern auf Aussagen zu Support und Umstieg.

Eine einzelne Bewertung sagt wenig, viele Bewertungen zum selben Punkt sind ein Signal.

Auch Flexibilität zählt: Lassen sich Spalten, Status und Regeln anpassen, oder müssen Sie sich dem Tool anpassen?

Fragen Sie den Support vor dem Kauf konkret nach Ihrem Anwendungsfall und achten Sie darauf, wie hilfreich die Antwort ist. Bei Colex begleiten Dokumentation und persönlicher Support den Einstieg.

Eine gute Projektverwaltung zeigt alle Aufgabendetails an einer Stelle: Beschreibung, Verantwortliche, Frist, Kommentare, Anhänge und Kunde. In TaskFlow öffnen Sie dazu ein Element und sehen den gesamten Verlauf.

Das erspart Rückfragen und die Suche in E-Mails.

Auf dieser Seite haben wir die Funktionen bewusst anhand von Alltagsbeispielen beschrieben; Quelle der Angaben zu anderen Tools sind deren öffentliche Produktseiten.

Ein Bild sagt jedoch mehr als viele Worte, daher lohnt sich ein Blick auf die Demo oder ein kostenloser Test mit einem echten Projekt Ihres Teams.

Kleine Unternehmen brauchen selten das größte Werkzeug, sondern das, was sie im Alltag wirklich nutzen. Im Mittelstand kommen oft Zeiterfassung, Auswertungen und ein Dashboard als Wünsche hinzu.

Trello deckt diese Funktionen laut Anbieter teils über Power-Ups ab, bei TaskFlow gehört die Verknüpfung mit der Zeiterfassung von Colex zum Produkt. Frei konfigurierbare Auswertungs-Dashboards sind dagegen nicht der Schwerpunkt.

Prüfen Sie bei jeder Alternative zu Trello, welche Funktionen Sie täglich brauchen und welche nur gut klingen.

Für Projektmanagement mit Zeitplänen sind andere Tools näher dran, für Aufgaben am Kunden spielt TaskFlow seine Stärken aus.

Lesen Sie ergänzend Bewertungen auf Capterra, und wenn Sie Google Workspace nutzen, prüfen Sie den Abgleich mit dem Google Kalender.

Das Wichtigste aus diesem Artikel: Die ideale Lösung gibt es nicht, nur die passende für Ihre Arbeit. Für mittelgroße Teams zählen einfache Bedienung und gute Teamzusammenarbeit oft mehr als die Zahl der Funktionen.

Wenn Ihr Team nur ein einfaches Board braucht, bleibt Trello eine gute Wahl. Für klassisches Projektmanagement mit Zeitplänen sind Asana, monday.com oder OpenProject näher dran, für Wissen und Dokumente Notion.

Lohnend wird TaskFlow, sobald Aufgaben zu Kunden gehören und Sie Angebote, Rechnungen und Arbeitszeiten am selben Vorgang führen wollen.

Am sichersten entscheiden Sie mit einem kleinen Test: 30 Tage, ein echtes Board, ein echter Prozess. Danach wissen Sie, ob die Verknüpfung mit CRM und Belegen für Ihren Alltag den Unterschied macht.