Jira Alternativen: Welche Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Jira von Atlassian ist ein verbreitetes Werkzeug für die Software-Entwicklung: Backlog, Sprints, Tickets, frei konfigurierbare Workflows und Auswertungen für agile Teams.

Dort ist es zu Recht Standard, und laut Anbieter lässt es sich über Erweiterungen weit anpassen.

Viele Unternehmen setzen Jira trotzdem in Abteilungen ein, die keine Software entwickeln, etwa im Marketing, im Vertrieb oder im Service.

Der häufigste Grund für die Suche nach einer Alternative: Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Workflows und Berechtigungen müssen gepflegt werden, und Begriffe wie Epics und Story Points passen nicht zum Alltag einer Agentur oder eines Betriebs.

Die kurze Antwort: Wer weiter Software entwickelt, bleibt bei Jira oder prüft Azure DevOps. Wer Open Source und volle Kontrolle sucht, schaut zu Redmine oder OpenProject.

Wer klassisches Projektmanagement mit Zeitplänen braucht, vergleicht Asana, ClickUp und Wrike. Und wer Aufgaben, Kunden, Angebote und Rechnungen verbinden will, nimmt TaskFlow in Colex.

Jira Software ist laut Atlassian für agile Teams gedacht und wird als Cloud-Dienst oder in einer Data-Center-Variante für große Unternehmen angeboten. Der Support für Jira Server wurde laut Atlassian im Februar 2024 beendet.

Wer noch eine ältere Installation betreibt, steht daher vor einer Entscheidung: auf Cloud oder Data Center wechseln oder eine andere Software wählen.

Für größere Organisationen bietet Jira zusätzlich Planung über mehrere Projekte hinweg, in der Regel als Portfolio-Funktion, sowie eine Integration mit Confluence, dem Wiki desselben Anbieters.

Diese Funktionen sind stark, bedeuten aber Lizenzkosten und Pflegeaufwand, den kleinere Teams selten brauchen.

Auf dem Markt gibt es viele Tools für Projektmanagement, und gutes Projektmanagement sieht je nach Team anders aus. Jedes Tool setzt andere Schwerpunkte. Diese Kriterien trennen die Anwendungsfälle am deutlichsten:

Diese Tools zielen auf Teams, die Projektmanagement als eigenes Thema betreiben. Die Beschreibungen beruhen auf öffentlich bekannten Produktangaben; Preise und Funktionen ändern sich, bitte prüfen Sie sie direkt beim Anbieter.

Wer volle Kontrolle über Daten und Betrieb behalten will, findet in Open-Source-Lösungen eine Möglichkeit.

OpenProject deckt laut Anbieter klassisches und agiles Projektmanagement mit Gantt-Diagramm, Zeitplanung und Aufgabenmanagement ab und ist als Community Edition frei nutzbar.

Open Source heißt aber nicht, dass der Betrieb nichts kostet: Die Source steht offen, die Pflege kostet Zeit. Redmine ist eine lange etablierte Open-Source-Software für Tickets und Projekte, die sich über Plugins erweitern lässt.

Der Preis dafür ist Aufwand: Server, Datenbank, Updates und Datensicherung müssen Sie selbst organisieren oder einkaufen.

Für ein kleines Team ohne IT lohnt sich das selten, ein gehostetes Produkt mit Sitz in Deutschland ist oft der einfachere Weg.

Für Entwicklerteams sind Azure DevOps, GitLab oder GitHub Projects naheliegende Alternativen, weil sie Tickets, Code und Pipelines verbinden. TaskFlow ersetzt diese Werkzeuge nicht.

Wenn Ihr Unternehmen Software entwickelt und andere Abteilungen Aufträge abwickeln, ist es oft sinnvoll, beides zu trennen: Jira oder ein Entwickler-Tool für die Technik, ein einfaches Board für den Rest.

TaskFlow ist das Aufgabenmodul von Colex. Der Schwerpunkt liegt nicht auf Entwicklung, sondern auf Aufgaben, die zu Kunden, Angeboten, Rechnungen und Zeiten gehören.

Kontakt-Spalten greifen auf die Kunden im Colex-CRM zu, neue Kunden lassen sich aus dem Board anlegen, und Aufgaben erscheinen im Kundendossier.

Ein Board lässt sich als Liste, Kanban, Kalender und Karte darstellen. Regeln pro Board setzen Felder, benachrichtigen Personen, verschieben oder archivieren Elemente, wenn sich ein Status ändert.

So entsteht ein einfacher Workflow ohne Programmierung, und die Automatisierung spart wiederkehrende Klicks.

Mehr Transparenz heißt weniger Rückfragen, und Transparenz im Team spart Zeit. Sie entsteht, wenn jede Aufgabe an einer Stelle alle Details zeigt: Beschreibung, Verantwortliche, Frist, Kommentare, Anhänge und Kunde.

In TaskFlow öffnen Sie dazu ein Element und sehen den gesamten Verlauf.

Kommentare und Aktivitäts-Updates stehen direkt am Element, Zuweisungen und Fristen lösen Benachrichtigungen aus, auf Wunsch auch als Desktop-Benachrichtigung.

Wie schnell Änderungen anderer Nutzer sichtbar werden, etwa in Echtzeit, prüfen Sie im Test.

Termine lassen sich mit dem Google Kalender synchronisieren. Gantt-Diagramme, Portfolio-Planung über viele Projekte und frei konfigurierbare Auswertungen gehören dagegen nicht zum Schwerpunkt von TaskFlow.

Die Jira-Preise hängen von Tarif und Nutzerzahl ab, bitte prüfen Sie sie direkt beim Anbieter.

Colex startet bei 69 € pro Monat zzgl. MwSt. mit fünf Benutzern, TaskFlow ist ab dem Starter-Tarif enthalten, die Testphase dauert 30 Tage ohne Kreditkarte.

Neben der Lizenz zählt der Pflegeaufwand, und Kosteneffizienz heißt, Automatisierung und Projektmanagement ohne zusätzliche Administration zu bekommen.

Wer heute Zeit in die Administration eines großen Systems steckt, spart bei einem schlankeren Board oft mehr, als die Lizenz ausmacht.

Und wer Rechnungsstellung und Abrechnung ohnehin in Colex erledigt, spart die Schnittstelle zwischen Aufgaben und Belegen. Colex wird mit Fokus auf Hosting in Deutschland betrieben, ein Auftragsverarbeitungsvertrag steht bereit.

Beginnen Sie mit einem Pilot: ein Team, ein Board, ein echter Prozess. Offene Aufgaben können Sie per CSV-Import übernehmen, Workflows, Berichte und Berechtigungsschemata müssen Sie dagegen neu aufsetzen.

Arbeiten Sie zwei Wochen parallel und lassen Sie das alte System nur noch zum Lesen offen, bevor Sie es abschalten.

Für Software-Entwicklung ist TaskFlow nicht gedacht: Es gibt keine Sprint-Planung mit Story Points und keine Anbindung an Entwickler-Werkzeuge.

Auch frei konfigurierbare Workflows mit mehrstufigen Genehmigungen sind nicht der Schwerpunkt. Eine native App für iOS oder Android wie bei Jira gibt es nicht, die Colex-App läuft als PWA.

Unternehmen, die das brauchen, bleiben besser bei Jira.

Mit der Größe eines Unternehmens wächst die Komplexität. Portfoliomanagement, also die Planung und Budgetierung über viele Projekte hinweg, gehört zu den Stärken großer Enterprise-Lösungen.

Jira bietet dafür laut Anbieter eine Portfolio-Funktion für die Planung über mehrere Teams. Wer Portfoliomanagement ernsthaft betreibt, braucht Portfolio-Ansichten, Abhängigkeiten und Auswertungen.

TaskFlow ist für Portfoliomanagement nicht gedacht.

Anders sieht es für Teams aus, die Aufgaben und Kundenprojekte verfolgen.

Dort zählen Transparenz, einfache Automatisierung und die Integration von Aufgaben, Angeboten und Rechnungen mehr als anpassbare Workflows mit vielen Stufen.

Ob Änderungen in Echtzeit sichtbar sind, ist zweitrangig, wichtiger ist, dass die Arbeit nachvollziehbar bleibt.

Jede Option hat Kompromisse: Wer maximale Flexibilität will, zahlt mit Aufwand bei Einrichtung und Pflege, wer Kosteneffizienz und einfache Nutzung will, verzichtet auf Tiefe.

Eine Migration aus Jira sollten Sie als Projekt behandeln.

Testen Sie Anwendung und Umsetzung in einem Pilot, halten Sie das Risiko klein, prüfen Sie die Projektverfolgung im neuen Board und bauen Sie alte Workflows nur dort nach, wo sie für die Arbeit wirklich nötig sind.

Agile Methoden wie Kanban lassen sich in TaskFlow abbilden, agile Sprint-Planung mit Story Points nicht, und Softwareentwicklung bleibt bei Jira besser aufgehoben.

Das Wichtigste aus diesem Artikel: Die beste Wahl hängt davon ab, was Ihr Team steuert. Für Entwicklung bleibt Jira stark, für klassisches Projektmanagement sind Asana, ClickUp oder OpenProject näher dran.

Für Aufgaben am Kunden, mit Angeboten, Rechnungen und Zeiterfassung im selben System, ist TaskFlow die einfachere Lösung.

So wird Projektmanagement im Unternehmen für die Nutzung im Alltag einfacher, auch wenn Enterprise-Funktionen fehlen.

Am sichersten entscheiden Sie mit einem Test: 30 Tage, ein echtes Board, ein echter Prozess.