Software für Übersetzungsbüros Kostenlos testen

LingDesk – Teil von Colex

Software für Übersetzungsbüros Von der Anfrage bis zur Rechnung.

LingDesk ist die Übersetzungsmanagement Software für Übersetzungsbüros und Übersetzungsagenturen. Ihre Kunden laden Dokumente auf Ihrer Webseite hoch, LingDesk zählt die Wörter, nennt den Preis und gibt den Auftrag an den passenden Übersetzer. So steuern Sie den gesamten Übersetzungsprozess an einer Stelle – und Ihre Kunden bekommen einen Sofortpreis wie bei den großen Online-Portalen, nur auf Ihrer Webseite und unter Ihrem Namen.

Anfrage-Formular für Ihre Webseite, in Ihren Farben
Wörter und Normzeilen zählen – auch bei Fotos und Scans
Sofortpreis, Online-Zahlung und Rechnung automatisch
Eigenes Portal für Ihre Übersetzer

Kostenlos testen Demo anfragen

Server in Deutschland
KI-Anbieter mit Sitz in der EU
199 € / Monatzzgl. MwSt., 5 Benutzer inklusive, alle Dokumente inklusive, keine Provision je Auftrag

LingDesk-Übersicht: Aufgaben für heute, Fristen der nächsten Tage und Kennzahlen des Monats

Kennen Sie das?

Der Alltag im Übersetzungsbüro kostet zu viel Zeit

Viele Büros stemmen Organisation, Planung und Abrechnung mit Postfach, Telefon und Excel – und ihre Prozesse wachsen nicht mit. Dabei steigt die Nachfrage: 2025 gab es in Deutschland 332.500 Einbürgerungen und 102.900 Verfahren zur Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse (Statistisches Bundesamt, 2026).

Anfragen kommen über alle Kanäle

E-Mail, Telefon, WhatsApp, Kontaktformular: Ausweise und Urkunden landen verstreut im Postfach. Die Kommunikation beginnt oft mit der Frage, was noch fehlt.
Jedes Angebot ist Handarbeit

Datei öffnen, Wörter zählen, Sprachpaar nachschlagen, Aufschläge rechnen – für jede Anfrage neu. Die Vorbereitung dauert oft länger als das Angebot selbst.
Kunden wollen sofort einen Preis

Wer abends eine Geburtsurkunde übersetzen lassen möchte, wartet ungern bis morgen. Die Geschwindigkeit entscheidet, wer den Auftrag bekommt.
Übersetzer suchen kostet Zeit

Wer hat das Sprachpaar, wer darf beglaubigen, wer ist frei? Büros geben rund 60 % ihrer Arbeit an Freelancer und externe Dienstleister weiter (ELIS 2025).
Geld und Abrechnung laufen nebenher

Vorkasse prüfen, Rechnungen und Gutschriften in einem zweiten Programm schreiben – getrennt vom eigentlichen Auftrag.
Fristen und Qualität nur im Kopf

Was ist fällig, was liegt beim Übersetzer, was fehlt zur Freigabe? Ohne System hängt die Qualitätssicherung am Gedächtnis.

So löst LingDesk das

Ein System für Ihren ganzen Übersetzungsprozess

LingDesk ist Ihre zentrale Anlaufstelle für Anfrage, Preis, Vergabe und Abrechnung: Automatisierung, wo sie Zeit spart, und Ihre Freigabe, wo sie nötig ist. Das bringt Effizienz und eine klare Struktur ohne Kontrollverlust.

HeuteAnfragen und Ausweise im Postfach

Mit LingDesk
Ein Formular auf Ihrer Webseite Kunden laden PDF, Foto, Word oder Text hoch, auch mit der Handy-Kamera. Jede Anfrage kommt vollständig an.
HeuteWörter von Hand zählen

Mit LingDesk
LingDesk erkennt und zählt Die KI erkennt Sprache und Dokumentart und zählt nach den Regeln von Microsoft Word. Mehrere Dokumente in einer Datei teilt LingDesk auf.
HeuteKunden warten auf ein Angebot

Mit LingDesk
Sofortpreis oder Angebot mit einem Klick Ist der Preis sicher, bestellt der Kunde sofort. Sonst prüfen Sie und schicken das Angebot mit einem Klick.
HeuteÜbersetzer per Telefon suchen

Mit LingDesk
Vergabe automatisch oder von Hand LingDesk fragt passende Übersetzer nach Sprachpaar, Beglaubigung und Priorität an – nacheinander oder alle gleichzeitig.
HeuteRechnungen und Gutschriften getrennt

Mit LingDesk
Zahlung und Abrechnung im Auftrag Kunden zahlen mit den Zahlungsarten, die Sie freischalten, oder per Vorkasse; die Rechnung entsteht automatisch. Freie rechnen per Gutschrift oder eigener Rechnung ab.
HeuteFristen im Kopf behalten

Mit LingDesk
Fristen-Ampel und Review Jeder Auftrag zeigt Frist, Stand und Verlauf. Auf Wunsch folgt vor dem Versand eine Revision durch eine zweite Person.

Ablauf

In fünf Schritten zur fertigen Übersetzung

Kunde, KI, Büro und Übersetzer arbeiten im selben Ablauf – Projektmanagement im Übersetzungsbüro ohne Zettelwirtschaft.

Ihr Kunde
Schritt 1: Dokumente hochladen Dateien hochladen oder fotografieren, Zielsprache wählen, Namen wie im Reisepass eintragen.
LingDesk-KI
Schritt 2: Erkennen und zählen Sprache, Dokumentart, Inhalt und Umfang werden erkannt, mehrteilige Dateien in Teile zerlegt.
Ihr Kunde
Schritt 3: Preis sehen und bestellen Bei sicherem Preis bestellt und bezahlt der Kunde direkt, sonst erhält er Ihr Angebot.
Ihr Büro
Schritt 4: An Übersetzer vergeben Automatisch oder von Hand, je Sprachpaar. Freelancer arbeiten in ihrem eigenen Portal.
Ihr Büro
Schritt 5: Prüfen, freigeben, liefern Nach Review und Freigabe geht die Übersetzung per E-Mail, Post oder Einschreiben an den Kunden.

Funktionen im Detail

Alles, was ein Übersetzungsbüro jeden Tag braucht

Formular, Erkennung, Preise, Übersetzer und Zahlung greifen ineinander. Einmal eingerichtet, läuft die Bearbeitung vieler Aufträge fast von selbst – die beste Optimierung für Ihren Alltag.

Anfrage-Formular

Online-Anfrageformular für Ihre Webseite

Ein kurzer Code-Schnipsel genügt für die Anbindung an Ihre Webseite, auch bei WordPress. Das Formular übernimmt Ihre Farben, und Ihre Kunden können eine beglaubigte Übersetzung online bestellen.

Oberfläche in 18 Sprachen
Bis zu 30 Dateien je Anfrage, je 20 MB Größe
Kamera-Upload und Spam-Schutz
Feld für Namen wie im Reisepass

LingDesk-Anfrageformular eingebettet auf der Webseite eines Übersetzungsbüros

Erkennung & Wortzählung

Wörter zählen nach Word-Regeln

Die KI von Mistral AI erkennt Sprache und Dokumentart. LingDesk zählt Wörter, Normzeilen und Seiten nach den Regeln von Microsoft Word – auch bei Fotos und Scans per Texterkennung.

Normzeile = 55 Zeichen mit Leerzeichen
Mehrere Dokumente in einer Datei werden aufgeteilt
Beispiel: Seite 1 Geburtsurkunde, 100 Wörter – Seite 2–3 Arbeitszeugnis, 500 Wörter
Jeder Teil mit eigenem Preis, korrigierbar

LingDesk-Erkennung: eine Datei in zwei Dokumente aufgeteilt, mit Wortzahl und Preis je Teil

Preise

Ihre Preise, Ihre Sprachen, Ihre Regeln

Sie wählen die angebotenen Sprachen und rechnen je Wort, Normzeile oder Seite. Sprachgruppen ersetzen lange Preislisten und geben Ihnen Flexibilität.

Mindestpreis und Pauschalen je Dokumentart
Aufschläge für Express und Fachtext
Beglaubigung, Exemplare und Versand

LingDesk-Preisliste mit Sprachgruppen, Pauschalpreisen und Aufschlägen

Übersetzer verwalten

Ein eigenes Portal für Ihre Übersetzer

Eigene und freie Übersetzer melden sich mit E-Mail und Passwort an. Sie sehen nur ihre Dokumente, keine Kontaktdaten Ihrer Kunden. Gemischte Aufträge teilt LingDesk je Sprachpaar auf.

Sprachpaare, Beglaubigung, Honorar, Abwesenheit
Verschwiegenheit digital bestätigen
Übersetzung hochladen und abgeben

LingDesk-Übersetzer-Portal: Auftrag mit Dateien, Frist und Knopf zum Abgeben

Zahlung & Abrechnung

Bezahlt, bevor die Arbeit beginnt

Sie verbinden einmal Ihr Stripe-Konto und wählen, welche Zahlungsarten Ihre Kunden sehen – etwa Karte, Apple Pay, PayPal, Klarna oder SEPA-Lastschrift. Alternativ zahlen Kunden per Vorkasse. Die Rechnung entsteht automatisch im Colex-Finanzmodul.

Gutschrift oder Rechnung der Freien – einstellbar
Rechnungen der Freien landen als Beleg zur Prüfung
Ertrag je Auftrag auf einen Blick

LingDesk-Auftrag mit Zahlungsstatus, Rechnung und Ertrag

Kundenkonto & Kundencenter

Kundenkonto direkt im Formular

Kunden legen beim Bestellen ein Konto an und bestätigen es per E-Mail. Im Kundencenter finden sie Aufträge, Rechnungen und fertige Übersetzungen.

Kundenkonto ist freiwillig
Status-Seite auch ohne Konto

Kundencenter mit Übersetzungsaufträgen, Rechnungen und Downloads

Live-Vorschau

So sieht Ihr Formular auf Ihrer Webseite aus

Schritt für Schritt zum Angebot für die Übersetzung online: Dokumente, Wünsche, Preis, Kontakt – in Ihren Farben.

Haupt- und Zweitfarbe frei wählbar
Nur die Sprachen, die Sie anbieten
Am Handy mit Kamera-Upload

Übersetzung anfragen

Dokumente
Wünsche
Preis
Kontakt

PDF geburtsurkunde.pdfTürkisch · Geburtsurkunde · 1 Seite Erkannt

ZielspracheDeutsch

Beglaubigte Übersetzung

Versand per Post

Ihr PreisGarantiert

Festpreis – vor der Bestellung sichtbar

Jetzt bestellen

Ihre Bedenken – unsere Antworten

Berechtigte Fragen zu Datenschutz und Qualität

Wer mit Ausweisen und Urkunden arbeitet, prüft neue Software genau – auch mit Blick auf die DSGVO.

Datenschutz
„Sind die Dokumente meiner Kunden sicher?“ Ihre Kunden laden hoch, statt zu mailen. LingDesk läuft auf Servern in Deutschland, Übersetzer sehen keine Kontaktdaten, und Dateien werden nach Ihrer Frist automatisch gelöscht.
Künstliche Intelligenz
„Lernt die KI mit unseren Dokumenten?“ Nein. Die Erkennung nutzt Mistral AI mit Sitz in der EU; laut API-Bedingungen werden die Daten nicht zum Training verwendet. Die KI liest und zählt nur.
Kontrolle
„Und wenn die KI falsch zählt?“ Sofort kaufen kann der Kunde nur bei sicherer Erkennung. Sonst prüfen und korrigieren Sie – oder schalten den Sofortkauf ganz ab.
Beglaubigung
„Was ist mit Stempel und Unterschrift?“ Die bleiben beim Übersetzer. LingDesk organisiert alles drumherum und zeigt die Schreibweise der Namen wie im Reisepass.
Freie Übersetzer
„Machen meine freien Übersetzer da mit?“ Sie bekommen eine Einladung per E-Mail und melden sich mit E-Mail und Passwort an – ohne Software und ohne Einrichtung. Abgerechnet wird per Gutschrift oder eigener Rechnung, wie Sie es einstellen.
Kundenkontakt
„Unsere Kunden wollen persönlich beraten werden.“ Das bleibt so: Das Formular steht auf Ihrer Webseite, unklare Fälle prüfen Sie selbst, und wer lieber anruft, ruft weiter an.

Einordnung

LingDesk, Phrase, Lokalise oder Across – welches Management System passt zu Ihrem Büro?

Lokalisierung mit Translation Memory: Phrase, Lokalise und Across

Zur Definition: Ein Übersetzungsmanagement-System steuert Aufträge, Dateien, Termine und Kosten rund um Übersetzungen. Phrase, Lokalise oder Across unterstützen vor allem Unternehmen bei der Lokalisierung mehrsprachiger Inhalte in großem Maßstab – Software, Webseiten und technische Dokumentation – mit Translation Memorys, Terminologiemanagement, konsistenter Terminologie und der Wiederverwendung übersetzter Inhalte für Veröffentlichung und Markteinführung in neuen Märkten.

Translation Management für Übersetzungsbüros: LingDesk

LingDesk hat einen anderen Zweck: Es ist für Übersetzungsbüros gebaut, die Privat- und Firmenkunden mit beglaubigten Übersetzungen betreuen. Im Mittelpunkt stehen Anfrage, Preis, Zahlung, die Verwaltung Ihrer Übersetzer und der Versand. Künstliche Intelligenz hilft nur beim Lesen und Zählen. Terminologie und Translation-Memory-Systeme bleiben auf diese Weise in der Software Ihrer Übersetzer (CAT-Tools) – LingDesk ergänzt sie in jeder Phase des Auftrags.

Vorteile

Vorteile von LingDesk für Ihr Unternehmen

Was sich im Alltag Ihres Unternehmens ändert – vom ersten Upload bis zur Rechnung.

Aufwand
Weniger Aufwand je Anfrage Anfragen kommen vollständig mit Dokumenten an, Wörter und Preis rechnet LingDesk. Ein Angebot dauert Sekunden statt Minuten.
Produktivität
Mehr Produktivität im Team Alle sehen Stand, Fristen und offene Aufgaben in Echtzeit – ohne Rückfragen per Telefon oder Postfach.
Prozesse
Effiziente Übersetzungsprozesse Vergabe, Prüfung, Lieferung und Abrechnung steuern Sie in einer Lösung – auf Basis klarer Regeln, die Sie selbst festlegen.
Projektmanagement
Effizientes Projektmanagement Teilaufträge je Sprachpaar, Übersetzer-Auslastung und Fristen-Ampel zeigen in Echtzeit, wo es hakt – auch bei vielen Aufträgen.
Integration
Nahtlose Integration Das Formular passt in jede Webseite, Rechnungen und Belege landen direkt im Finanzmodul Ihres Unternehmens – ohne doppelte Verwaltung.
Unterstützung
Unterstützung beim Aufbau Wir helfen Ihrem Unternehmen beim Aufbau der Preise, Sprachen und des Formulars. Informationen und Antworten bekommen Sie persönlich – auch in der kostenlosen Testversion.

LingDesk-Kennzahlen: Anfragen, Aufträge, Umsatz, Ertrag und Pünktlichkeit im Monat

LingDesk-Übersetzerliste mit Sprachpaaren, Sätzen, Konto-Status und Abrechnung

Beispiel-Webseite eines Übersetzungsbüros mit eingebautem LingDesk-Formular

Abgeschlossener LingDesk-Auftrag mit Prüfung, Versand, Sendungsnummer und Verlauf

Teil von Colex

Ein System für Ihr ganzes Unternehmen

Hinter LingDesk steht Colex, die Software für das Management Ihres ganzen Unternehmens: Kunden, Rechnungen, Mahnwesen, Bank, E-Mail und Aufgaben in einer Lösung. Aus jedem Auftrag wird automatisch die passende Rechnung.

Anmeldung unter lingdesk.colex.io
Rollen und Rechte im Team

Alle Funktionen von Colex

Fragen & Antworten

Häufige Fragen zur Übersetzungsmanagement Software

Ihre Frage fehlt? Schreiben Sie uns.

Frage stellen

Was ist LingDesk?

LingDesk ist eine Software für Übersetzungsbüros und Teil von Colex. Sie verbindet Anfrage, Wortzählung, Preis, Zahlung, Vergabe an Übersetzer und Kundenkonto in einem Ablauf. LingDesk übersetzt nicht selbst.

Ist LingDesk eine maschinelle Übersetzung wie Google Translate?

Nein. LingDesk ist keine maschinelle Übersetzung wie Google Translate oder DeepL. Die KI liest nur Dokumente und zählt Wörter – die Übersetzung und ihre Qualität verantworten Ihre Übersetzer.

Wie kommt das Formular auf unsere Webseite?

Sie kopieren einen Code-Schnipsel in Ihre Webseite, bei WordPress zum Beispiel in den Block „Individuelles HTML“. Ein Umbau der Webseite ist nicht nötig.

Wie zählt LingDesk Wörter, Normzeilen und Seiten?

Wörter nach den Regeln von Microsoft Word, Normzeilen mit 55 Zeichen inklusive Leerzeichen, dazu die Seiten. Fotos und Scans liest LingDesk per Texterkennung. Bei unsicherer Erkennung gibt es keinen Sofortkauf.

Was passiert, wenn in einer Datei mehrere Dokumente stecken?

LingDesk teilt die Datei auf, etwa Seite 1 Geburtsurkunde und Seite 2–3 Arbeitszeugnis. Jeder Teil bekommt seinen eigenen Preis auf Basis Ihrer Preisliste, die Aufteilung lässt sich korrigieren.

Wie rechnen wir mit freien Übersetzern ab?

Per Gutschrift oder per Rechnung – das stellen Sie ein. Rechnungen laden die Übersetzer im Portal hoch; sie landen als Beleg mit Prüf- und Zahlhinweis im Büro.

Ersetzt LingDesk Stempel und Unterschrift?

Nein. Stempel, Unterschrift und gegebenenfalls die elektronische Signatur bleiben beim Übersetzer.

Gibt es eine kostenlose Testversion?

Ja. Sie testen LingDesk mit allen Colex-Modulen 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte – LingDesk ist ab der Anmeldung sofort freigeschaltet. Wenn Sie es lieber gezeigt bekommen, fragen Sie eine Demo an.

Was ist mit der Apostille bei Dokumenten für das Ausland?

Ihre Kunden geben im Formular an, wofür sie die Übersetzung brauchen. Bei „Verwendung im Ausland“ erklärt LingDesk kurz, dass die Apostille das Originaldokument bestätigt und von der zuständigen Behörde kommt – so gibt es weniger Rückfragen in Ihrem Büro.

Wie funktionieren Express und Liefertermin?

Sie legen Standard- und Express-Lieferzeit in Werktagen fest. Anfragen nach Ihrem Annahmeschluss (zum Beispiel 12 Uhr), am Wochenende oder an Feiertagen Ihres Bundeslands zählen ab dem nächsten Werktag. Das Formular zeigt Ihren Kunden das genaue Datum vor der Bestellung.

Welche Zahlungsarten sehen unsere Kunden?

Genau die, die Sie in Ihrem Stripe-Konto einschalten – etwa Karte, Apple Pay, Google Pay, PayPal, Klarna oder SEPA-Lastschrift – oder Vorkasse per Rechnung. Das Geld geht direkt an Ihr Büro, Colex nimmt keine Provision.

Was ist mit der Schreibweise von Namen?

Ihre Kunden können im Formular angeben, wie Namen im Reisepass geschrieben werden. Ihre Übersetzer sehen diese Angabe direkt beim Auftrag – so passen Namen von Anfang an.

Was kostet LingDesk?

LingDesk kostet 199 € pro Monat zzgl. MwSt. Darin enthalten sind 5 Benutzer, alle Colex-Standard-Module und alle Dokumente – auch die KI-Erkennung hat kein Monatskontingent. Eine Provision je Auftrag gibt es nicht. Sie testen 30 Tage kostenlos, danach ist LingDesk monatlich kündbar. Zu den Preisen

Weniger Handarbeit, mehr Zeit fürs Übersetzen

Wir zeigen Ihnen LingDesk in einer Demo und beantworten Ihre Fragen persönlich. Oder Sie testen Colex direkt selbst.