Colex Dokumentation

Colex ist eine cloudbasierte Business-Software für KMU, Agenturen und Teams. Angebote, Rechnungen, CRM, Banking, Buchhaltung, Aufgaben, Zeiterfassung und Kommunikation laufen in einer Anwendung – verknüpft statt isoliert.

Jeder Mandant (Organisation) arbeitet in einer eigenen Umgebung mit eigener Datenbasis, Rollen und optional aktivierbaren Modulen.

Kernprinzipien

• Ein Vorgang: Kunde, Angebot, Rechnung und Zahlung hängen zusammen
• GoBD-konformes Arbeiten: revisionssichere Belegablage und nachvollziehbare Status
• Hosting in Deutschland, DSGVO-orientierte Prozesse
• 30 Tage kostenlos testen – 5 Benutzer pro Tarif inklusive

• Registrieren oder anmelden unter der App-URL Ihres Mandanten
• Unternehmensdaten und Briefpapier in den Einstellungen prüfen
• Erste Kunden anlegen oder per Import übernehmen
• Angebot oder Rechnung erstellen und als PDF versenden
• Optional: Bankkonto verbinden und Zahlungen zuordnen (ab Starter)

Ausführliche Modul-Hilfen finden Sie in der linken Navigation unter Finanzen, Apps und Team.

• Serverstandort Deutschland / EU
• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS)
• Mandantentrennung zwischen Organisationen
• Feingranulare Rollen: Lesen, Schreiben, Löschen pro Modul
• Entwickelt nach GoBD-Vorgaben: Dokumenten- und Belegablage, festgeschrieben und für das Finanzamt nachvollziehbar

Colex kann als Progressive Web App (PWA) in Chrome, Edge oder Safari installiert werden – ohne separaten Download.

• Desktop-Benachrichtigungen für TaskFlow (Zuweisungen, Kommentare, Fristen)
• Optional mit Ton bei neuen Events
• Schneller Zugriff wie eine native App

Alle Preise zzgl. MwSt. · 30 Tage kostenlos testen

Inklusive Benutzer: 5 · Zusatznutzer: 6,00 €/Monat · Testphase: 30 Tage

Starter – 69 €/Monat

Vollständige Finanzen plus CRM und Aufgaben.

• Vollständige Finanzen – Belege, Banking, Buchhaltung & GoBD
• Kunden-CRM & Kundenimport
• Aufgaben & Kanban (TaskFlow)
• Rollen & Berechtigungen
• Hosting in Deutschland

Professional – 99 €/Monat

Team-Alltag: E-Mail und Zeiterfassung am Kunden und Vorgang.

• E-Mail-Postfach (MailDock)
• Zeiterfassung (TimeHub)

Business – 129 €/Monat

Wachstum & Absicherung – Tresor und Bewertungen.

• Passwort-Tresor (SafeBox)
• Google-Bewertungen (TrustBase)

Vergleich aller Funktionsbereiche nach Tarif. ✓ = enthalten, — = nicht im Tarif.

Angebote, Rechnungen & Belege

Dokumente erstellen, versenden und revisionssicher ablegen – inklusive E-Rechnung.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Angebote, Rechnungen, Gutschriften & Lieferscheine
• Aufträge, Abschläge & Schlussrechnungen
• Mahnwesen mit Stufen und Batch
• E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)
• PDF-Export mit individuellem Briefpapier
• Positionskalkulation und Textbausteine
• Statusverfolgung (Entwurf, versendet, bezahlt)
• Verknüpfung mit Bankumsätzen und offenen Posten
• GoBD-konformes Arbeiten: Festschreiben und Protokoll

Wiederkehrende Rechnungen

Abo-Rechnungen am Kundenkonto – Rechnungen erzeugen und Beträge vollautomatisch per SEPA abbuchen.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Wiederkehrende Rechnung direkt am Kunden mit IBAN und SEPA-Mandat
• Folgerechnungen automatisch im Intervall erzeugen
• Beträge vollautomatisch vom Kunden abbuchen lassen
• SEPA-Lastschrift als Zahlungsmethode auf dem Beleg
• Berechnungszeitraum-Text optional auf der Rechnung
• Abbuchung und Zahlungseingang im Banking nachverfolgen

Kunden, Lieferanten & CRM

Alle Kontakte zentral – als Basis für jeden Vorgang in der Software.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Kunden- und Lieferantenverwaltung
• Kundendossier mit Notizen und Historie
• Kundenimport beim Systemwechsel
• Zuordnung von E-Mails und Dokumenten
• Strukturierte Kontaktdaten und Ansprechpartner
• Übersicht offener Vorgänge pro Kunde
• Schnellsuche über alle Kontakte

Eingangsrechnungen

Eingehende Belege erfassen und dem passenden Vorgang zuordnen.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Eingangsrechnungen erfassen und prüfen
• Optional: Belege aus verbundenem Postfach (MailDock) übernehmen
• Zuordnung zu Lieferanten und Vorgängen
• E-Mails nach Rechnungen und Belegen durchsuchen
• Passende Abbuchungen erkennen und automatisch verknüpfen
• Weniger Medienbrüche zur Buchhaltung
• Durchgängige Verknüpfung mit Banking

Banking & Kassenbuch

Konten, Zahlungen und Kassenbuch – Finanzen im Griff.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Bankkonten anbinden und Umsätze importieren
• Zahlungen Belegen zuordnen (Matching)
• Kassenbuch führen und exportieren
• Unzugeordnete Umsätze gesondert bearbeiten
• Offene Posten schließen
• Teilzahlungen und Rest in OPOS
• Export für Steuerberater / Buchhaltung

Buchhaltung & Auswertungen

Journal, OPOS, Steuerauswertungen und DATEV – gebuchte Wahrheit aus Belegen.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Buchungsjournal aus festgeschriebenen Belegen
• Offene Posten (Forderungen & Verbindlichkeiten)
• USt-, GuV- und EÜR-Auswertungen
• DATEV-Export mit Buchungsvorschau
• Steuerberater-Zugang (nur Lesen) und Export-Paket
• Perioden und Einrichten-Checkliste
• Quellenfilter im Journal (z. B. nur Eingang)
• Verknüpfung mit Banking und Mahnwesen

Aufgaben & Kalender

Teamarbeit mit Kanban, Fristen und Kalender-Sync.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Kanban-Boards und Aufgabenlisten
• Fristen, Prioritäten und Zuweisungen
• Google-Kalender-Anbindung
• Automatisierungen bei Statuswechseln
• Archiv und Papierkorb
• Aufgaben am Kunden- und Projektkontext

Zeiterfassung

Arbeitszeiten transparent erfassen – für Team und Führung.

Tarife: Professional, Business

• Zeiten projekt- und kundenbezogen buchen
• Monatsübersicht und Soll-/Ist-Vergleich
• Freigabe-Workflows für Teams
• Auswertungen für Geschäftsführung
• Verknüpfung mit Aufgaben und Projekten

E-Mail-Postfach

IMAP-Postfächer in der App – ohne ständigen Wechsel zum Mailprogramm.

Tarife: Professional, Business

• Mehrere E-Mail-Konten (IMAP)
• E-Mails lesen, beantworten und zuordnen
• Kunden-Lookup beim Schreiben
• Entwürfe speichern und weiterbearbeiten
• Anhänge direkt in der Oberfläche
• Verknüpfung mit CRM und Vorgängen

Google-Bewertungen

Kundenfeedback im Blick – schneller reagieren.

Tarife: Business

• Google-Bewertungen zentral anzeigen
• OAuth-Anbindung an Google Business
• Übersicht und Bearbeitung im Team
• Schnellere Reaktion auf negatives Feedback
• Reputation aktiv im Alltag pflegen

Passwort-Tresor

Geteilte Zugangsdaten sicher im Team – ohne Excel-Listen.

Tarife: Business

• Zugangsdaten verschlüsselt ablegen
• Feingranulare Freigabe im Team
• Keine Weitergabe per Chat oder E-Mail
• Getrennte Berechtigungen pro Eintrag
• Ideal für Agenturen und wachsende Teams

Team, Rollen & HR

Nutzer verwalten und Zugriffe pro Modul steuern.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Feingranulare Rollen (Lesen / Schreiben / Löschen)
• Mitarbeiterverwaltung und Teamübersicht
• Mandantentrennung je Organisation
• Berechtigungen pro Modul kombinierbar
• HR-Dokumente und Teamfunktionen
• COO- und Mitarbeiter-Dashboards

Support & KI-Assistent

Hilfe direkt in der Anwendung – mit intelligenter Vorqualifizierung.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Integrierter Support-Chat
• KI-gestützte Antworten und Triage
• Tickets und Eskalation an das Team
• Weniger Wartezeit bei Standardfragen
• Screenshots und Kontext für Support

Einstellungen & Daten

Briefpapier, Vorlagen und Systemkonfiguration – anpassbar.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Briefpapier und Dokumentenvorlagen
• Einstellungen exportieren und importieren
• Plugin-Module pro Mandant aktivieren
• Volle Datenhoheit beim Wechsel
• Mandanteneigene Konfiguration

Desktop-App (PWA)

Als Progressive Web App installieren – wie eine native Anwendung auf dem Desktop.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Installation über Chrome, Edge oder Safari
• Eigenes App-Fenster und Icon in der Taskleiste
• Desktop-Benachrichtigungen für Team-Events
• Benachrichtigungen bei Zuweisungen, Kommentaren und Fristen
• Optional mit Ton – in den Einstellungen anpassbar
• Funktioniert auch bei minimiertem Fenster
• Kein App-Store nötig – direkt aus dem Browser

Sicherheit & Compliance

Hosting in Deutschland, DSGVO-orientiert und mandantenfähig.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Hosting in Deutschland
• DSGVO-orientierte Prozesse
• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS)
• Mandantentrennung zwischen Organisationen
• Revisionssichere Dokumentenablage – technische Voraussetzungen nach GoBD-Vorgaben
• Transparente Datenschutzerklärung

Das Menü Finanzen bündelt den Geldfluss im Alltag: Dokumente, Aufträge, Mahnungen, Eingangsbelege und den Einstieg ins Banking.

Die wichtigsten Bereiche

• Dokumente & Archiv — Angebote, Rechnungen und gespeicherte Belege
• Aufträge & Abschläge — größere Projekte in Teilen abrechnen
• Mahnwesen — offene Forderungen nachfassen
• Eingangsbelege — Lieferantenrechnungen prüfen und freigeben
• Banking — Umsätze zuordnen (eigene Handbuch-Gruppe)

Tipp: Für Angebot und Rechnung im Detail siehe die Gruppe „Angebote & Rechnungen“.

Im Archiv liegen Ihre Verkaufsbelege und verwandten Dokumente. Von hier aus öffnen, kopieren oder den Status prüfen Sie am schnellsten.

So finden Sie etwas

• Nach Kunde, Nummer oder Zeitraum suchen
• Nach Art filtern (Angebot, Rechnung, Gutschrift …)
• Entwurf und festgeschrieben unterscheiden

Festgeschriebene Belege gehören zur Buchhaltung dazu; Entwürfe können Sie noch ändern.

Bei größeren Aufträgen rechnen Sie oft in Abschlägen ab und schließen mit einer Schlussrechnung ab.

Details zu Abschlägen und Schluss finden Sie unter „Angebote & Rechnungen“.

Das Mahnwesen zeigt überfällige Forderungen und hilft beim nächsten Schritt — von der freundlichen Erinnerung bis zur Mahnung.

Vor dem Mahnen

• Prüfen, ob die Zahlung inzwischen im Banking zugeordnet ist
• Kunde und Rechnungsnummer kurz kontrollieren
• Stufe und Text der Mahnung wählen

Mehr zum Erstellen von Mahnungen steht in der Gruppe „Angebote & Rechnungen“.

Eingangsbelege landen zur Prüfung bei Ihnen oder im Team. Erst nach Freigabe fließen sie sauber in Buchhaltung und Zahlung ein.

Ausführlicher: Handbuch-Gruppe „Eingangsrechnungen“.

Unter Finanzen starten Sie oft die Zuordnung von Bankumsätzen zu Rechnungen und Belegen. Die ausführliche Anleitung liegt in der Handbuch-Gruppe Banking.

Merksatz

• Umsatz finden und dem passenden Beleg zuordnen
• Teilzahlungen sind möglich
• Zugeordnete Zahlungen reduzieren offene Posten

Weiterlesen: Konten anbinden, Umsätze zuordnen, Teilzahlung und Kassenbuch unter „Banking“.

Neue Belege legen Sie unter Finanzen bzw. im Dokumentenbereich an. Wählen Sie die Art (z. B. Angebot oder Rechnung) und den Kunden.

Tipp: Nutzen Sie bestehende Kontakte aus dem Kunden-CRM, statt Adressen jedes Mal neu zu tippen.

Festschreiben schließt den Beleg ab: Nummern und Beträge sind dann verbindlich und fließen in Archiv und Buchhaltung ein.

Vor dem Festschreiben

• Kunde, Positionen und Steuer noch einmal prüfen
• Zahlungsziel und Bankdaten kontrollieren
• Erst dann festschreiben und versenden

Wo E-Rechnung gefordert oder sinnvoll ist, unterstützt Colex den passenden elektronischen Weg — zusätzlich zur klassischen PDF-Ansicht.

Worauf Sie achten

• Kundendaten vollständig und korrekt
• Steuer und Beträge wie im Beleg vorgesehen
• Nach dem Versand im Archiv prüfen, ob der Beleg als versendet sichtbar ist

Wenn ein Empfänger ein bestimmtes Format braucht, klären Sie das einmal mit dem Kunden oder Ihrem Steuerberater.

Aufträge bündeln den Rahmen; Abschläge sind Teilrechnungen; die Schlussrechnung schließt den Rest ab.

• Bereits gestellte Abschläge erscheinen in der Übersicht des Auftrags
• Offene Reste bleiben sichtbar, bis die Schlussrechnung und Zahlungen passen

Aus offenen, überfälligen Rechnungen können Sie Erinnerungen und Mahnungen erzeugen.

Sinnvoller Ablauf

• Zuerst prüfen, ob die Zahlung schon im Banking zugeordnet ist
• Dann die passende Stufe wählen
• Mahnung festschreiben und dem Kunden zusenden

Das Mahnwesen unter Finanzen zeigt die Übersicht; hier erstellen Sie die konkreten Schreiben.

Für monatliche oder jährliche Leistungen legen Sie ein Abo an: Kunde, Positionen, Intervall und Starttermin.

Vor dem ersten Lauf: Beträge und Steuern noch einmal prüfen.

Zum Fälligkeitstermin erzeugt Colex aus dem Abo eine konkrete Rechnung. Je nach Einstellung bleibt sie Entwurf oder wird weiterverarbeitet.

Was Sie prüfen sollten

• Wurde die erwartete Rechnung erzeugt?
• Stimmt der Zeitraum im Text oder in den Positionen?
• Soll sie festgeschrieben und versendet werden?

Pausieren oder beenden Sie ein Abo, wenn der Kunde kündigt — sonst entstehen weiter Rechnungen.

Mit SEPA-Lastschrift ziehen Sie fällige Abos vom Kundenkonto ein — vorausgesetzt, Mandat und Bankdaten liegen vor.

Voraussetzungen

• Gültiges Mandat beim Kunden
• Korrekte IBAN und Gläubiger-Daten in Colex
• Abo und Beträge stimmen mit der Vereinbarung

Rücklastschriften klären Sie mit dem Kunden und ordnen Zahlungen im Banking zu.

Im Kunden-CRM liegen Firmen und Personen, die Sie anschreiben, abrechnen oder betreuen.

Doppelte Einträge vermeiden: Vor dem Anlegen kurz suchen.

Das Dossier bündelt Stammdaten, Belege, Mails und Notizen zu einem Kontakt.

Typischer Inhalt

• Adresse und Ansprechpartner
• Angebote und Rechnungen
• Zugeordnete E-Mails aus MailDock
• Notizen aus dem Alltag

Vor einem Kundengespräch reicht oft ein Blick ins Dossier.

Beim Start können Sie Kontakte aus einer Tabelle importieren, statt alles von Hand einzutippen.

Große Importe lieber in Ruhe am Computer machen und vorher eine Sicherung der Quelldatei behalten.

Eingangsrechnungen sind Belege, die Sie zahlen — nicht die, die Sie stellen. Erfassen Sie sie mit Lieferant, Betrag, Steuer und Belegdatei.

Kommt der Beleg per Mail, können Sie ihn oft direkt aus MailDock übernehmen.

Nach dem Erfassen folgt die Prüfung: Stimmen Betrag, Steuer und Lieferant? Danach Freigabe und Buchung.

• Ohne Freigabe sollte nicht gezahlt bzw. nicht final gebucht werden
• Später den Bankumsatz im Banking zuordnen

Viele Lieferanten senden Rechnungen per E-Mail. Aus MailDock übernehmen Sie den Anhang und sparen das erneute Hochladen.

Kurz

• Mail mit Anhang öffnen
• Als Eingangsbeleg übernehmen
• Daten prüfen, freigeben und buchen

Ausführlicher zur Mail-Seite: Handbuch „MailDock“ → Belege aus E-Mail.

Damit Colex Umsätze sehen kann, binden Sie Ihr Bankkonto an. Danach erscheinen eingehende und ausgehende Buchungen zur Zuordnung.

Die Verbindung können Sie später trennen oder erneuern, wenn die Bank eine neue Freigabe verlangt.

Jeder offene Umsatz sollte einem Beleg zugeordnet werden — so schließen sich offene Posten und die Buchhaltung bleibt nachvollziehbar.

• Vorschläge helfen oft, den richtigen Beleg zu finden
• Unklare Umsätze vorerst offen lassen und später klären

Zahlt ein Kunde nur einen Teil, ordnen Sie den Umsatz als Teilzahlung zu. Der Rest bleibt als offener Posten stehen.

Darauf achten

• Zugeordneter Betrag darf den Umsatz nicht überschreiten
• Restbetrag der Rechnung bleibt sichtbar
• Weitere Zahlung später genauso zuordnen

So vermeiden Sie doppelte Buchungen und behalten den Überblick über Reste.

Im Kassenbuch halten Sie Bareinnahmen und -ausgaben fest — ergänzend zu den Bankumsätzen.

Typische Einträge

• Bareinnahme mit Beleg oder kurzer Notiz
• Barausgabe (z. B. Material, Porto)
• Kassenstand regelmäßig mit der echten Kasse abstimmen

Tragen Sie zeitnah ein — so bleibt der Stand glaubwürdig für Sie und den Steuerberater.

Für Sicherung oder Steuerberater können Sie Banking-Daten exportieren — oft als Tabelle oder in einem Format, das zur Buchhaltung passt.

Vor dem Export

• Zeitraum wählen
• Offene Zuordnungen möglichst erledigen
• Datei herunterladen und sicher ablegen

Zusammen mit dem DATEV-Export aus der Buchhaltung ergibt sich ein rundes Paket für die Kanzlei.

Unter Buchhaltung finden Sie Auswertungen und Exporte für Ihren Steuerberater. Die Buchungen entstehen vor allem aus festgeschriebenen Belegen und aus der Zuordnung von Bankumsätzen — Sie tippen selten von Hand nach.

So starten Sie

• Öffnen Sie im Menü Buchhaltung
• Prüfen Sie, ob Firma, Steuernummer und Kontenrahmen in den Einstellungen stimmen
• Schauen Sie zuerst in die Auswertungen — dort sehen Sie, was bereits aus Belegen und Banking übernommen wurde

Unter Auswertungen können Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung prüfen und — sobald ELSTER freigeschaltet ist — direkt ans Finanzamt senden. Ein persönliches Elster-Zertifikat ist nicht nötig; Colex übermittelt über die Hersteller-Schnittstelle.

Im Journal sehen Sie die Buchungen chronologisch. Sie kommen typischerweise aus festgeschriebenen Rechnungen und Belegen sowie aus zugeordneten Bankumsätzen.

Was Sie prüfen sollten

• Datum, Betrag und Gegenkonto wirken stimmig
• Kunde oder Lieferant ist erkennbar
• Festgeschriebene Belege sollten hier auftauchen — Entwürfe noch nicht

Offene Posten zeigen, welche Rechnungen noch nicht (vollständig) bezahlt sind — bei Kunden und bei Lieferanten.

Typische Nutzung

• Welche Kunden noch zahlen müssen
• Welche Eingangsrechnungen noch offen sind
• Ob Teilzahlungen bereits abgezogen wurden

Sobald Zahlungen über Banking zugeordnet sind, sollten offene Beträge kleiner werden oder verschwinden.

Colex stellt Auswertungen bereit, z. B. zur Umsatzsteuer sowie zu Gewinn-und-Verlust (GuV) bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) — je nachdem, was zu Ihrer Firma passt.

USt-VA an das Finanzamt

• Kennzahlen entstehen aus festgeschriebenen Belegen und Zahlungen
• Überprüfen & Versenden — optional zuerst als Testlauf
• Kein persönliches Elster-Zertifikat nötig
• Nach dem Versand: Steuerbeleg fertigstellen und Zahlung zuordnen

Sie bleiben verantwortlich für korrekte Steuersätze und Regeln. Zum Weitergeben an den Steuerberater stehen weiterhin JSON/CSV/DATEV zur Verfügung.

Mit dem DATEV-Export geben Sie Buchhaltungsdaten in einem Format weiter, das viele Steuerkanzleien gewohnt sind.

Vor dem Export: Offene Zuordnungen in Banking und unfertige Belege prüfen, damit nichts Wichtiges fehlt.

Sie können Ihrem Steuerberater einen eigenen Zugang einrichten. So sieht die Kanzlei die benötigten Auswertungen und Exporte — ohne Ihre gesamten Firmeneinstellungen zu ändern.

Was typischerweise geht

• Auswertungen und Exporte einsehen bzw. herunterladen
• Belege und Buchungen nachvollziehen
• Kein unnötiger Schreibzugriff auf Ihren Alltag

Klären Sie mit der Kanzlei, welchen Zeitraum und welches Format sie bevorzugt — DATEV, JSON oder CSV.

TaskFlow ist der Bereich in Colex, in dem Sie Aufgaben und Termine für Ihr Team planen. Alles läuft über sogenannte Boards — das sind Arbeitsflächen wie eine Pinnwand oder eine Tabelle.

TaskFlow öffnen

• Melden Sie sich in Colex an
• Öffnen Sie im Menü den Eintrag TaskFlow
• Es öffnet sich Ihr zuletzt genutztes Board — oder das erste verfügbare Board

Was Sie oben sehen

• Board-Name — welches Board gerade geöffnet ist; hier können Sie auch ein anderes Board wählen
• Ansichts-Schalter — Liste, Kanban, Kalender oder Karte
• Suche und Filter — Aufgaben eingrenzen
• Einstellungen — Board-Infos, Mitglieder, Papierkorb und mehr

Die wichtigsten Bausteine

• Board — eine komplette Arbeitsfläche (z. B. „Büro“, „Baustelle“, „Marketing“)
• Gruppe — ein Abschnitt im Board (z. B. „Offen“, „In Arbeit“, „Erledigt“ oder nach Thema)
• Aufgabe / Element — eine einzelne Zeile oder Karte, die Sie bearbeiten
• Spalte — ein Feld an der Aufgabe (z. B. Status, Person, Datum, Ort)

Tipp: Legen Sie am Anfang ein Board an, das zu Ihrem Arbeitsalltag passt, und nutzen Sie Gruppen, um den Überblick zu behalten.

Ein Board ist Ihre Arbeitsfläche. Viele Teams nutzen mehrere Boards — zum Beispiel eines pro Abteilung oder Projekt.

Neues Board anlegen

Board umbenennen oder archivieren

• Über das Board-Menü können Sie den Namen ändern
• Archivieren blendet ein Board aus dem normalen Alltag aus — die Daten bleiben erhalten
• Endgültig löschen ist möglich, entfernt aber alle Gruppen und Aufgaben dieses Boards

Wichtig: Löschen Sie ein Board nur, wenn Sie sicher sind. Im Zweifel besser archivieren.

Neue Aufgabe anlegen

Änderungen werden in der Regel sofort gespeichert. Sie müssen nicht extra auf „Speichern“ drücken.

Aufgabe öffnen (Seitenleiste)

• Klicken Sie auf den Titel der Aufgabe
• Rechts öffnet sich die Detailansicht
• Dort finden Sie Beschreibung, Kommentare, Dateien, Verknüpfungen und mehr

Unteraufgaben

• Unter einer Aufgabe können Sie kleinere Schritte anlegen
• Das hilft bei Checklisten (z. B. „anrufen“, „Mail senden“, „Termin legen“)
• Sie können eine Aufgabe als Todo-Liste markieren — dann sehen Sie den Fortschritt der Unterpunkte

Aufgabe verschieben, archivieren oder löschen

• Per Rechtsklick (Kontextmenü) oder über die Detailansicht
• Aufgabe anpinnen hält sie unabhängig von der Sortierung oben in der Gruppe
• In eine andere Gruppe verschieben, wenn sich der Stand ändert
• Archivieren, wenn die Aufgabe erledigt und nicht mehr im Alltag gebraucht wird
• Löschen legt die Aufgabe in den Papierkorb — von dort können Sie sie oft wiederherstellen

Sie wechseln die Ansicht oben in der Leiste. Die Daten bleiben dieselben — nur die Darstellung ändert sich.

Liste

Die klassische Tabellenansicht. Ideal, wenn Sie viele Felder sehen und schnell in Zellen tippen wollen. Gruppen lassen sich einklappen, Spalten ein- und ausblenden.

Kanban

Aufgaben erscheinen als Karten in Spalten. Oben können Sie wählen, wonach gruppiert wird — oft nach Status, Priorität oder Person. Gut für den täglichen Überblick: Was ist offen, was läuft, was ist fertig?

Kalender

Zeigt Termine und zeitliche Planung in Monat oder Woche. Hier legen Sie neue Termine an, verschieben sie und können optional Ihren Google-Kalender verbinden.

Karte

Zeigt Aufgaben mit Ort auf einer Landkarte. Praktisch für Außendienst, Baustellen oder Besuche. Voraussetzung: Die Aufgabe hat eine Adresse aus der Vorschlagsliste (siehe Kapitel „Orte & Karte“).

Ansicht merken

Ihre zuletzt gewählte Ansicht wird auf diesem Gerät gespeichert. Filter und Sortierungen können Sie zusätzlich als eigene Ansicht speichern (siehe „Suchen & Filtern“).

Suche

Nutzen Sie das Suchfeld in der Leiste, um nach Titeln zu suchen. Die Liste zeigt dann nur passende Aufgaben.

Filter

• Nach Person — nur Aufgaben einer oder mehrerer Kolleginnen und Kollegen
• Nach Status oder Priorität — je nachdem, welche Spalten Ihr Board hat
• Nach Datum — z. B. fällig heute oder in einem Zeitraum

Sortierung

Sie können nach einer oder mehreren Spalten sortieren (z. B. zuerst Datum, dann Priorität). Die Reihenfolge in der Liste ändert sich entsprechend.

Gespeicherte Ansichten

• Stellen Sie Filter und Sortierung ein
• Speichern Sie das als Ansicht mit einem verständlichen Namen (z. B. „Meine Woche“)
• Später laden Sie die Ansicht mit einem Klick wieder
• Sie können eine Ansicht aktualisieren oder löschen, wenn sie nicht mehr passt

Neuen Termin anlegen

Termin-Arten

• Termin — normales Treffen oder Termin mit Kontakt
• Geburtstag
• Urlaub
• Sonstiges

Google-Kalender

In den Einstellungen können Sie Ihren Google-Kalender verbinden. Dann erscheinen Termine aus Google in TaskFlow, und Sie können Kalender ein- oder ausblenden. Die Verbindung können Sie jederzeit wieder trennen — bereits übernommene Termine bleiben in der Regel erhalten.

Termin verschieben

Ziehen Sie den Termin im Kalender auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit, oder öffnen Sie den Termin und ändern Sie Start und Ende.

Damit eine Aufgabe auf der Karte erscheint, braucht sie eine echte Adresse aus der Vorschlagsliste — nicht nur frei getippten Text.

Adresse eintragen

Wenn die Adresse nicht speichert: Meist wurde nur Text eingegeben, ohne einen Vorschlag auszuwählen. Bitte erneut tippen und einen Eintrag aus der Liste anklicken.

Kartenansicht

• Wechseln Sie oben zur Karte
• Aufgaben mit Ort erscheinen als Markierungen
• Sie können Ortsgruppen bilden und Farben setzen
• Für mehrere Stopps gibt es eine Routen-Vorschau

Nach einem Telefonat können Sie in wenigen Schritten festhalten, mit wem Sie gesprochen haben und was besprochen wurde.

Anruf erfassen

Sie können einen Anruf auch ohne vorherige Aufgabe starten — TaskFlow legt bei Bedarf eine neue Aufgabe an.

Jedes Board hat eigene Einstellungen, wer es sehen und bearbeiten darf. Das finden Sie in den Board-Einstellungen unter Sichtbarkeit bzw. Mitglieder.

Die drei Rollen

• Inhaber — voller Zugriff, inkl. Mitglieder und Sichtbarkeit verwalten
• Bearbeiter — darf Aufgaben anlegen und ändern, Automationen pflegen
• Betrachter — darf nur ansehen, nichts ändern

Wenn bei einem Mitglied keine Rolle gesetzt ist, gilt Bearbeiter.

Board teilen

• Board privat halten und nur bestimmte Personen einladen
• Oder für mehr Personen in der Organisation öffnen — je nach Einstellung
• Mitglieder später wieder entfernen oder die Rolle ändern

Gemeinsam arbeiten

• Wenn jemand anderes speichert, aktualisiert sich Ihr Board von selbst
• Während Sie gerade tippen, wird nicht dazwischen neu geladen
• Viele Änderungen der letzten 24 Stunden können Sie rückgängig machen

Automationen sparen Klicks: Wenn etwas passiert, führt TaskFlow eine Aktion aus. Beispiel: Wird der Status auf „Erledigt“ gesetzt, wandert die Aufgabe in die Gruppe „Fertig“.

Automatisierung anlegen

Nur Bearbeiter und Inhaber können Automationen ändern. Betrachter sehen das Board nur.

Die Glocke oben zeigt neue Hinweise. Was Sie wann erhalten, steuern Sie persönlich pro Board unter Einstellungen → Benachrichtigungen.

Was Sie einschalten können

• Neues Element erstellt
• Ihnen wurde ein Element zugewiesen
• Update oder Kommentar
• Status oder Priorität geändert
• Anruf notiert / Datei hochgeladen
• Fälligkeitsdatum naht — mit eigener Vorlaufzeit (z. B. 3 Tage, 1 Woche oder 1 Monat vorher)
• Am Fälligkeitstag selbst erinnern

Fälligkeits-Erinnerungen laufen morgens automatisch, wenn der Server-Zeitplan aktiv ist. In der Desktop-App können zusätzlich Desktop-Hinweise erscheinen.

Export

Über die Board-Aktionen können Sie Daten als Tabelle (CSV) oder als Datenaustausch-Datei (JSON) herunterladen — z. B. für eine Sicherung oder Auswertung.

Import

Mit einem JSON-Import können Sie Board-Daten wieder einspielen. Legen Sie vorher am besten eine Sicherung an, und prüfen Sie, was überschrieben oder ergänzt wird.

Papierkorb

• Gelöschte Aufgaben und gelöschte Gruppen landen im Papierkorb (Einstellungen)
• Von dort können Sie sie wiederherstellen
• Papierkorb leeren entfernt die Einträge dauerhaft

Archiv

Archivierte Aufgaben sind nicht mehr im normalen Alltag sichtbar, bleiben aber auffindbar. Manche Boards räumen erledigte Aufgaben nach einer Weile automatisch ins Archiv.

TaskFlow funktioniert auch auf dem Smartphone. Die Leiste ist kompakter, manche Beschriftungen sind als Symbole dargestellt.

• Liste, Kanban, Kalender und Karte sind nutzbar
• Einstellungen öffnen sich großflächig
• Wischen und Tippen ersetzen Maus und Rechtsklick

Für umfangreiches Einrichten (viele Spalten, Automationen, große Importe) ist der Computer angenehmer. Für unterwegs reichen Anlegen, Status ändern und Notizen oft völlig aus.

Warum sehe ich keine Aufgaben?

Prüfen Sie, ob ein Filter aktiv ist, ob Sie im richtigen Board sind und ob Gruppen eingeklappt sind. Betrachter sehen nur freigegebene Boards.

Warum kann ich nichts ändern?

Dann sind Sie sehr wahrscheinlich als Betrachter eingetragen. Bitten Sie den Inhaber des Boards, Ihre Rolle auf Bearbeiter zu setzen.

Die Adresse speichert nicht

Adresse immer aus der Vorschlagsliste wählen, nicht nur eintippen und wegklicken.

Wo ist eine gelöschte Aufgabe?

Einstellungen → Papierkorb. Von dort wiederherstellen, falls sie noch dort liegt.

Kann ich ein Board mit Kunden teilen?

Boards sind für Ihre Organisation und eingeladene Mitglieder gedacht. Externe Kunden haben in der Regel keinen direkten Board-Zugang — nutzen Sie dafür die üblichen Colex-Dokumente und den Kundenbereich.

In TimeHub erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten. Je nach Einstellung starten Sie eine laufende Zeit oder tragen Start und Ende nachträglich ein.

Tipp: Kurze Notiz zum Eintrag hilft später bei Rückfragen.

Die Monatsübersicht zeigt Soll-Stunden (was vereinbart ist) und Ist-Stunden (was erfasst wurde).

Was Sie dort sehen

• Summe der erfassten Zeiten im Monat
• Abweichung zum Soll
• Tage mit fehlenden oder unvollständigen Einträgen

Nutzen Sie die Übersicht vor dem Monatsabschluss, um Lücken zu schließen.

Am Monatsende prüfen Sie Ihre Zeiten und geben sie frei — oder eine berechtigte Person schließt den Monat ab.

Nach dem Abschluss gilt der Monat als verbindlich für Auswertungen und Lohn-Vorbereitung.

Urlaub und andere Abwesenheiten tragen Sie in TimeHub bzw. im Team-Bereich ein, damit Soll/Ist und Planung stimmen.

• Abwesenheit mit Zeitraum anlegen
• Art wählen (z. B. Urlaub, Krankheit)
• Freigabe abwarten, falls Ihr Betrieb das verlangt

Mehr zu Team und Abwesenheiten steht unter „Team & Rollen“.

MailDock bringt Ihr Firmenpostfach nach Colex. So lesen und beantworten Sie Mails dort, wo auch Kunden und Belege liegen.

Die Verbindung können Sie jederzeit trennen oder erneuern.

Die Liste zeigt Ihre Mails. Öffnen Sie eine Nachricht, lesen Sie den Verlauf und antworten Sie direkt aus MailDock.

Alltag

• Ungelesene Mails zuerst bearbeiten
• Antwort oder allen antworten — wie im gewohnten Postfach
• Anhänge öffnen oder herunterladen

Tipp: Ordnen Sie wichtige Mails gleich einem Kunden zu — siehe nächste Seite.

Wenn Sie eine Mail einem Kunden zuordnen, erscheint sie im Dossier — und das Team findet den Verlauf schneller.

So bleibt der Schriftverkehr am Kunden, nicht nur im Posteingang.

Lieferanten senden oft Rechnungen per Mail. Aus dem Anhang können Sie einen Eingangsbeleg anlegen und weiter prüfen.

Kurzablauf

• Anhang in der Mail öffnen
• Als Eingangsbeleg übernehmen
• In der Freigabe prüfen und buchen

Details zur Prüfung stehen unter „Eingangsrechnungen“.

TrustBase holt Bewertungen von Ihrem Google-Eintrag nach Colex. Dafür verbinden Sie einmal Ihr Google-Konto bzw. das Unternehmensprofil.

Die Verbindung können Sie später trennen, wenn Sie wechseln oder pausieren wollen.

Neue Bewertungen erscheinen in TrustBase. Antworten Sie dort — die Antwort landet beim Google-Eintrag.

Gute Praxis

• Dankend und sachlich bleiben
• Bei Kritik: Lösung anbieten, nicht streiten
• Antworten möglichst zeitnah

Entwürfe können Sie vor dem Absenden noch prüfen.

Wo möglich, verknüpfen Sie eine Bewertung mit dem passenden Kontakt im Kunden-CRM. So sehen Vertrieb und Service den Zusammenhang.

• Bewertung öffnen und Kunden suchen
• Verknüpfung speichern
• Im Dossier später nachvollziehen

Nicht jede Bewertung lässt sich eindeutig zuordnen — dann leer lassen.

Über TrustBase können Sie Kunden höflich um eine Google-Bewertung bitten — z. B. nach Abschluss eines Auftrags.

Weniger, aber passende Anfragen wirken glaubwürdiger als Massenversand.

SafeBox ist der Tresor für Passwörter, PINs und Zugangsdaten Ihres Teams — statt Zettel oder privaten Listen.

Nutzen Sie klare Titel, damit Kolleginnen und Kollegen den Eintrag finden.

Nicht jeder braucht jedes Geheimnis. Teilen Sie Einträge gezielt mit Personen oder Rollen.

Empfehlung

• Nur an Personen freigeben, die den Zugang wirklich brauchen
• Bei Personalwechsel Freigaben prüfen und entfernen
• Keine Passwörter per Chat oder Mail weitergeben — SafeBox nutzen

Rechte hängen an Ihren Team-Rollen; Details dazu unter „Team & Rollen“.

Der Generator hilft bei starken, zufälligen Passwörtern. Leak-Hinweise warnen, wenn ein gespeichertes Passwort in bekannten Datenlecks vorkommt.

Was Sie tun sollten

• Neue Zugänge mit dem Generator anlegen
• Bei Leak-Hinweis Passwort ändern und Eintrag aktualisieren
• Wiederverwendung desselben Passworts vermeiden

Ein Warnhinweis bedeutet: Handeln — nicht ignorieren.

Unter Team verwalten Sie die Personen, die mit Colex arbeiten — Einladung, Status und Zuordnung zur Firma.

• Aktive Personen können sich anmelden
• Ausgeschiedene Personen deaktivieren, statt Zugänge liegen zu lassen

Rollen legen fest, welche Bereiche sichtbar sind und ob jemand nur lesen, auch schreiben oder löschen darf. Was fehlt, erscheint nicht und lässt sich auch nicht auslösen.

Die drei Stufen

• Lesen — ansehen, aber nichts ändern
• Schreiben — anlegen und bearbeiten
• Löschen — Einträge entfernen (nur wer das wirklich braucht)

Vergaben Sie Rechte sparsam: lieber zu wenig als zu viel. Bei Bedarf die Rolle später erweitern.

Abwesenheiten helfen der Planung und fließen in TimeHub bzw. die Übersicht ein.

Kurz

• Zeitraum und Art eintragen
• Freigabe abwarten, falls vorgesehen
• Vertretung im Team rechtzeitig informieren

Für die Zeiterfassung selbst siehe TimeHub.

Über den Support-Chat erreichen Sie Hilfe, ohne die Seite zu verlassen. Beschreiben Sie kurz, wo Sie stecken und was Sie erwarten.

Damit es schneller geht

• Welcher Bereich? (z. B. Rechnung, Banking, TimeHub)
• Was genau passiert — und was sollte passieren?
• Falls möglich: Screenshot oder Belegnummer

Außerhalb der Chat-Zeiten können Sie ein Ticket hinterlassen — siehe nächste Seite.

Tickets sind schriftliche Anfragen mit Verlauf. Sie sehen Status und Antworten an einem Ort.

Ein Ticket pro Thema hält den Überblick klarer als viele kurze Chats.

Der KI-Assistent hilft beim Formulieren — z. B. Angebots- oder Antworttexte. Er schlägt vor; Sie prüfen und übernehmen nur, was passt.

Sinnvoll einsetzen

• Rohtext oder Stichworte eingeben
• Vorschlag kürzen, korrigieren, tonlich anpassen
• Niemals ungeprüft Absenden — Zahlen und Zusagen selbst prüfen

Die KI ersetzt keine Fach- oder Rechtsberatung und kennt nicht jeden Sonderfall Ihres Betriebs.

Kurze Antworten zu Preisen und Start. Die ausführliche Hilfe nach Modul finden Sie im FAQ-Bereich: jeder Bereich ist anklickbar.

Was kostet Colex?

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Kann ich von sevDesk, Lexoffice oder FastBill wechseln?

Hat Colex eine echte Buchhaltung?

Unterstützt Colex GoBD-konformes Arbeiten?

Wo werden meine Daten gespeichert?

Was ist alles in einer Software enthalten?

Brauche ich eine Installation?

Für wen ist Colex gedacht?