Colex Dokumentation

Colex ist eine cloudbasierte Business-Software für KMU, Agenturen und Teams. Angebote, Rechnungen, CRM, Banking, Aufgaben, Zeiterfassung und Kommunikation laufen in einer Anwendung – verknüpft statt isoliert.

Jeder Mandant (Organisation) arbeitet in einer eigenen Umgebung mit eigener Datenbasis, Rollen und optional aktivierbaren Modulen.

Kernprinzipien

• Ein Vorgang: Kunde, Angebot, Rechnung und Zahlung hängen zusammen
• GoBD-konformes Arbeiten: revisionssichere Belegablage und nachvollziehbare Status
• Hosting in Deutschland, DSGVO-orientierte Prozesse
• 30 Tage kostenlos testen – 5 Benutzer pro Tarif inklusive

• Registrieren oder anmelden unter der App-URL Ihres Mandanten
• Unternehmensdaten und Briefpapier in den Einstellungen prüfen
• Erste Kunden anlegen oder per Import übernehmen
• Angebot oder Rechnung erstellen und als PDF versenden
• Optional: Bankkonto verbinden und Zahlungen zuordnen (ab Professional)

Ausführliche Modul-Hilfen finden Sie in der linken Navigation unter Finanzen, Apps und Team.

• Serverstandort Deutschland / EU
• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS)
• Mandantentrennung zwischen Organisationen
• Feingranulare Rollen: Lesen, Schreiben, Löschen pro Modul
• Entwickelt nach GoBD-Vorgaben: Dokumenten- und Belegablage, festgeschrieben und für das Finanzamt nachvollziehbar

Colex kann als Progressive Web App (PWA) in Chrome, Edge oder Safari installiert werden – ohne separaten Download.

• Desktop-Benachrichtigungen für TaskFlow (Zuweisungen, Kommentare, Fristen)
• Optional mit Ton bei neuen Events
• Schneller Zugriff wie eine native App

Alle Preise zzgl. MwSt. · 30 Tage kostenlos testen

Inklusive Benutzer: 5 · Zusatznutzer: 6,00 €/Monat · Testphase: 30 Tage

Starter – 69 €/Monat

Für Teams, die mit CRM, Dokumenten und Aufgaben starten.

• Angebote, Rechnungen & E-Rechnung
• Kunden-CRM & Kundenimport
• Aufgaben & Kanban (TaskFlow)
• Rollen & Berechtigungen
• Hosting in Deutschland

Professional – 99 €/Monat

Finanzen und Kommunikation – vollständig verknüpft.

• Banking, Kassenbuch & Belege
• Eingangsrechnungen
• E-Mail-Postfach (MailDock)
• Zeiterfassung (TimeHub)
• GoBD-orientierte Belegablage

Business – 129 €/Monat

Das volle Paket – alle Module ohne Kompromisse.

• Passwort-Tresor (SafeBox)
• Google-Bewertungen (TrustBase)
• KI-Assistent & Support-Chat
• Corporate Design & Briefpapier
• Persönliche Wechsel-Begleitung

Vergleich aller Funktionsbereiche nach Tarif. ✓ = enthalten, — = nicht im Tarif.

Angebote, Rechnungen & Belege

Dokumente erstellen, versenden und revisionssicher ablegen – inklusive E-Rechnung.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Angebote, Rechnungen, Gutschriften & Lieferscheine
• PDF-Export mit individuellem Briefpapier
• E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)
• Dokumente direkt aus dem Kundendossier erstellen
• Positionskalkulation und Textbausteine
• Statusverfolgung (entwurf, versendet, bezahlt)
• Verknüpfung mit Bankumsätzen und offenen Posten
• GoBD-konformes Arbeiten: revisionssichere Belegablage und Nachvollziehbarkeit nach GoBD-Richtlinien

Wiederkehrende Rechnungen

Abo-Rechnungen am Kundenkonto – Rechnungen erzeugen und Beträge vollautomatisch per SEPA abbuchen.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Wiederkehrende Rechnung direkt am Kunden mit IBAN und SEPA-Mandat
• Folgerechnungen automatisch im Intervall erzeugen
• Beträge vollautomatisch vom Kunden abbuchen lassen
• SEPA-Lastschrift als Zahlungsmethode auf dem Beleg
• Berechnungszeitraum-Text optional auf der Rechnung
• Abbuchung und Zahlungseingang im Banking nachverfolgen

Kunden, Lieferanten & CRM

Alle Kontakte zentral – als Basis für jeden Vorgang in der Software.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Kunden- und Lieferantenverwaltung
• Kundendossier mit Notizen und Historie
• Kundenimport beim Systemwechsel
• Zuordnung von E-Mails und Dokumenten
• Strukturierte Kontaktdaten und Ansprechpartner
• Übersicht offener Vorgänge pro Kunde
• Schnellsuche über alle Kontakte

Eingangsrechnungen

Eingehende Belege erfassen und dem passenden Vorgang zuordnen.

Tarife: Professional, Business

• Eingangsrechnungen erfassen und prüfen
• Optional: Belege aus verbundenem Postfach (MailDock) übernehmen
• Zuordnung zu Lieferanten und Vorgängen
• E-Mails nach Rechnungen und Belegen durchsuchen
• Passende Abbuchungen erkennen und automatisch verknüpfen
• Weniger Medienbrüche zur Buchhaltung
• Durchgängige Verknüpfung mit Banking

Banking & Kassenbuch

Konten, Zahlungen und Kassenbuch – Finanzen im Griff.

Tarife: Professional, Business

• Bankkonten anbinden und Umsätze importieren
• Zahlungen Belegen zuordnen (Matching)
• Kassenbuch führen und exportieren
• Unzugeordnete Umsätze gesondert bearbeiten
• Offene Posten schließen
• Export für Steuerberater / Buchhaltung

Aufgaben & Kalender

Teamarbeit mit Kanban, Fristen und Kalender-Sync.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Kanban-Boards und Aufgabenlisten
• Fristen, Prioritäten und Zuweisungen
• Google-Kalender-Anbindung
• Automatisierungen bei Statuswechseln
• Archiv und Papierkorb
• Aufgaben am Kunden- und Projektkontext

Zeiterfassung

Arbeitszeiten transparent erfassen – für Team und Führung.

Tarife: Professional, Business

• Zeiten projekt- und kundenbezogen buchen
• Monatsübersicht und Soll-/Ist-Vergleich
• Freigabe-Workflows für Teams
• Auswertungen für Geschäftsführung
• Verknüpfung mit Aufgaben und Projekten

E-Mail-Postfach

IMAP-Postfächer in der App – ohne ständigen Wechsel zum Mailprogramm.

Tarife: Professional, Business

• Mehrere E-Mail-Konten (IMAP)
• E-Mails lesen, beantworten und zuordnen
• Kunden-Lookup beim Schreiben
• Entwürfe speichern und weiterbearbeiten
• Anhänge direkt in der Oberfläche
• Verknüpfung mit CRM und Vorgängen

Google-Bewertungen

Kundenfeedback im Blick – schneller reagieren.

Tarife: Business

• Google-Bewertungen zentral anzeigen
• OAuth-Anbindung an Google Business
• Übersicht und Bearbeitung im Team
• Schnellere Reaktion auf negatives Feedback
• Reputation aktiv im Alltag pflegen

Passwort-Tresor

Geteilte Zugangsdaten sicher im Team – ohne Excel-Listen.

Tarife: Business

• Zugangsdaten verschlüsselt ablegen
• Feingranulare Freigabe im Team
• Keine Weitergabe per Chat oder E-Mail
• Getrennte Berechtigungen pro Eintrag
• Ideal für Agenturen und wachsende Teams

Team, Rollen & HR

Nutzer verwalten und Zugriffe pro Modul steuern.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Feingranulare Rollen (Lesen / Schreiben / Löschen)
• Mitarbeiterverwaltung und Teamübersicht
• Mandantentrennung je Organisation
• Berechtigungen pro Modul kombinierbar
• HR-Dokumente und Teamfunktionen
• COO- und Mitarbeiter-Dashboards

Support & KI-Assistent

Hilfe direkt in der Anwendung – mit intelligenter Vorqualifizierung.

Tarife: Business

• Integrierter Support-Chat
• KI-gestützte Antworten und Triage
• Tickets und Eskalation an das Team
• Weniger Wartezeit bei Standardfragen
• Screenshots und Kontext für Support

Design, Einstellungen & Daten

Marke, Vorlagen und Systemkonfiguration – alles anpassbar.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Corporate Design per Design-Editor
• Briefpapier und Dokumentenvorlagen
• Einstellungen exportieren und importieren
• Farben, Schriften und Layout live anpassen
• Plugin-Module pro Mandant aktivieren
• Volle Datenhoheit beim Wechsel

Desktop-App (PWA)

Als Progressive Web App installieren – wie eine native Anwendung auf dem Desktop.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Installation über Chrome, Edge oder Safari
• Eigenes App-Fenster und Icon in der Taskleiste
• Desktop-Benachrichtigungen für Team-Events
• Benachrichtigungen bei Zuweisungen, Kommentaren und Fristen
• Optional mit Ton – in den Einstellungen anpassbar
• Funktioniert auch bei minimiertem Fenster
• Kein App-Store nötig – direkt aus dem Browser

Sicherheit & Compliance

Hosting in Deutschland, DSGVO-orientiert und mandantenfähig.

Tarife: Starter, Professional, Business

• Hosting in Deutschland
• DSGVO-orientierte Prozesse
• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS)
• Mandantentrennung zwischen Organisationen
• Revisionssichere Dokumentenablage – technische Voraussetzungen nach GoBD-Vorgaben
• Transparente Datenschutzerklärung

Angebote und Rechnungen schreiben, Kunden pflegen, Eingangsbelege erfassen und Zahlungen abgleichen – ohne Tool-Wechsel. Ab Starter mit Dokumenten und CRM, ab Professional mit Banking und Eingang.

Module im Überblick

• Angebote & Rechnungen – Ausgangsbelege, PDF, E-Rechnung – GoBD-konformes Arbeiten mit revisionssicherer Belegablage.
• Wiederkehrende Rechnungen – Am Kundenkonto verknüpft – Folgerechnungen und SEPA-Abbuchung vollautomatisch.
• Kunden-CRM – Kontakte, Dossiers, Import und Vorgangshistorie.
• Eingangsrechnungen – Belege erfassen – optional auch aus dem Postfach per MailDock.
• Banking & Kassenbuch – Konten, Zahlungsabgleich und Kassenbuch.

Alles greift ineinander

• CRM als Basis: Jedes Dokument startet am Kunden – Kontakte, Dossier und Historie an einem Ort.
• Ausgang trifft Eingang: Eingangsrechnungen und Ausgangsbelege im selben Mandanten – ohne Medienbruch.
• Banking schließt den Kreis: Abbuchungen mit Belegen abgleichen – automatisch verknüpfen, wenn es passt.
• MailDock (optional): Verbundenes Postfach nach Eingangsrechnungen durchsuchen und Belege übernehmen.
• TaskFlow: Aufgaben am Kunden – parallel zu Finanzvorgängen.

Tarife für Finanzen

Starter Professional Business

Vom Entwurf bis zur E-Rechnung: alle Ausgangsbelege in einem Editor, mit Kundenbezug aus dem CRM – GoBD-konformes Arbeiten mit revisionssicherer Archivierung. Ab Starter.

Belegtypen & Vorgänge

Der komplette Ausgangsbeleg-Workflow in einer Oberfläche.

• Angebote mit Gültigkeit und Annahme-Status
• Rechnungen inkl. Abschlags- und Schlussrechnungen
• Gutschriften und Stornobelege (Generalumkehr)
• Lieferscheine aus Rechnungen ableiten
• Automatische Dokumentennummern pro Belegtyp

Editor & Kalkulation

Positionen, Rabatte und Texte – flexibel wie im Büroalltag.

• Positionskalkulation mit Mengen und Einzelpreisen
• Rabatte pro Position oder gesamt
• Einleitungs- und Schlusstexte, Zahlungsziel und Skonto
• USt-Regelungen und Steuerhinweise
• Kundensnapshot beim Erstellen für revisionssichere Daten

E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD)

Elektronische Rechnungsstellung nach gängigen Standards.

• ZUGFeRD 2.1 / Factur-X EN16931 als PDF/A-3
• XRechnung als eigenständige XML-Datei
• Profilwahl je nach Format im Dokument
• Download als PDF, XML oder kombiniertes ZUGFeRD-PDF

Archiv & GoBD-Ready

Belege finden, prüfen und revisionssicher aufbewahren – mit allen technischen Voraussetzungen nach GoBD-Richtlinien.

• Dokumentenarchiv mit Filter nach Typ und Status
• Statuswechsel und Protokollierung von Aktionen
• Entwickelt nach GoBD-Vorgaben: Rechnungen und Dokumente können festgeschrieben werden und bleiben für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar
• PDF-Export mit individuellem Briefpapier

Eingebettet in Colex Finanzen

• Kunden-CRM: Dokumente direkt aus dem Kundendossier anlegen.
• Wiederkehrende Rechnungen: Abo-Rechnungen als Entwurf mit Auto-Generierung.
• Banking: Umsätze Belegen zuordnen und offene Posten schließen.
• Finanzen-Übersicht: Alle Finanz-Module unter /finanzen im Überblick.

In diesen Tarifen enthalten

Starter Professional Business

Abo-Rechnungen direkt am Kundenkonto mit IBAN und SEPA-Mandat – Colex erstellt die Folgerechnungen und bucht vollautomatisch ab. Ab Starter.

Entwurf anlegen

Aus dem Archiv heraus starten – ohne Umwege.

• Aktion „Wiederkehrende Rechnung“ im Dokumentenarchiv
• Neuer Rechnungsentwurf mit vorbefülltem Hinweistext
• Kunde nachträglich zuordnen und Positionen pflegen
• Gleiche Felder wie bei regulären Rechnungen

Intervall & Zeitraum

Transparent für Ihre Kunden auf dem Beleg.

• Intervall im Einleitungstext des Dokuments hinterlegen
• Optional: Text „Berechnungszeitraum“ auf der Rechnung anzeigen
• Zahlungsziel und Fälligkeit wie bei Standardrechnungen
• Notizen und interne Hinweise am Entwurf

Kundenkonto & SEPA-Lastschrift

Wiederkehrende Abrechnung braucht ein verknüpftes Kundenkonto – Colex nutzt die Stammdaten direkt.

• IBAN und BIC am Kunden im CRM hinterlegen
• SEPA-Kontoinhaber, Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum speichern
• Zahlungsmethode „SEPA Lastschrift“ auf der Rechnung
• Wiederkehrende Rechnung bleibt am Kundenkonto verknüpft – kein erneutes Zuordnen

Vollautomatischer Ablauf

Von der Folgerechnung bis zur Abbuchung – ohne manuelle Zwischenschritte.

• Wiederkehrende Rechnungen automatisch im Intervall erzeugen
• Beträge vollautomatisch vom verknüpften Kundenkonto abbuchen (SEPA)
• Berechnungszeitraum-Text optional auf der Rechnung anzeigen
• Status und Zahlung im Archiv und Banking nachverfolgen

Im Finanz-Workflow

Kein separates Abo-Tool – alles in Colex Dokumente.

• Versand als PDF oder E-Rechnung wie gewohnt
• Automatischer Abgleich mit Banking nach Abbuchung
• Offene Posten schließen, wenn die Lastschrift eingegangen ist
• Komplette Historie im Kundendossier

Teil von Colex Dokumente

• Kunden-CRM: Bankverbindung und SEPA-Mandat – Basis für die automatische Abbuchung.
• Angebote & Rechnungen: Gleicher Editor, E-Rechnung und Zahlungsmethoden inkl. Lastschrift.
• Banking: Abbuchungen und Eingänge automatisch den Rechnungen zuordnen.
• Finanzen-Übersicht: Alle Module unter /finanzen im Überblick.

In diesen Tarifen enthalten

Starter Professional Business

Kunden und Lieferanten zentral pflegen, Vorgänge im Dossier nachverfolgen und Belege direkt am Kontext erstellen. Ab Starter inklusive.

Kontaktverwaltung

Stammdaten, die in jedem Modul mitlaufen.

• Kunden, Lieferanten oder beides pro Eintrag
• Strukturierte Kontaktdaten und Ansprechpartner
• IBAN, BIC, SEPA-Kontoinhaber und Mandatsreferenz für Lastschriften
• USt-ID, Zahlungsziel und individuelle Konditionen
• Anlegen, Bearbeiten und Löschen mit Berechtigungsprüfung

Kundendossier

Der 360°-Blick auf jeden Geschäftspartner.

• Übersicht aller Angebote, Rechnungen und Gutschriften
• Notizen und Kommunikation am Kunden
• Dokumente direkt aus dem Dossier erstellen
• Offene Vorgänge und Belegstatus auf einen Blick

Import & Umzug

Schneller Start beim Wechsel von anderer Software.

• Kundenimport für den Systemwechsel
• Strukturierte Übernahme der Kontaktdaten
• Weniger Doppelpflege nach der Migration

Verknüpfung mit Colex

CRM ist die Basis – nicht ein isoliertes Adressbuch.

• TaskFlow-Aufgaben am Kundenkontext
• MailDock: E-Mails Kunden zuordnen
• Eingangsrechnungen Lieferanten zuweisen
• Banking: Zahlungen dem richtigen Partner zuordnen

Das Herzstück von Colex

• Dokumente: Jeder Beleg startet mit dem richtigen Kunden.
• TaskFlow: Aufgaben und Termine am Kundenkontext.
• MailDock: E-Mail-Verlauf dem Kontakt zuordnen.
• Finanzen-Übersicht: Alle Finanz-Module unter /finanzen.

In diesen Tarifen enthalten

Starter Professional Business

Belege hochladen oder optional per MailDock aus dem Postfach importieren – Colex erkennt Eingangsrechnungen, gleicht sie mit Abbuchungen ab und verknüpft passende Zahlungen automatisch. Ab Professional.

Belege erfassen

Vom Posteingang bis zur geprüften Eingangsrechnung.

• Upload von PDF-Belegen in die Eingangsliste
• E-Rechnungen im XML-Format ohne OCR-Verarbeitung
• OCR-Status: ausstehend, verarbeitet oder fehlgeschlagen
• Hintergrund-Verarbeitung per Job-Queue

Optional: Belege aus dem Postfach (MailDock)

Wenn ein IMAP-Postfach in Colex verbunden ist, läuft die Belegerfassung mit.

• E-Mails im verbundenen Postfach nach Eingangsrechnungen und Belegen durchsuchen
• Relevante Anhänge in die Eingangsbelege übernehmen
• Betrag und Lieferant per OCR vorbereiten – wie beim manuellen Upload
• Funktion ist optional und setzt MailDock plus Eingangsrechnungen voraus

Zuordnung & Prüfung

Lieferant, Betrag und Vorgang – alles am Beleg.

• Lieferanten aus dem CRM zuweisen
• Belege prüfen und für die Buchhaltung vorbereiten
• Übersicht offener und erledigter Eingangsrechnungen
• Weniger Medienbrüche zur externen Buchhaltung

Mit Banking verknüpft

Zahlung und Beleg in einem System.

• Bankumsätze Eingangsbelegen zuordnen
• Abbuchungen mit erkannten Belegen aus E-Mail oder Upload abgleichen
• Passende Zahlungen und Belege automatisch verknüpfen, wenn der Abgleich eindeutig ist
• Durchgängige Verknüpfung Ausgang und Eingang
• Offene Posten im Finanzüberblick schließen

GoBD-Ready & Nachvollziehbarkeit

Colex bietet alle technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Belegablage nach den Richtlinien der GoBD.

• GoBD-konformes Arbeiten: revisionssichere Belegablage im Mandanten nach GoBD-Richtlinien
• Nachvollziehbare Zuordnung zu Lieferanten
• Exportfähigkeit über Banking und Belege

Teil der Colex-Finanzkette

• MailDock (optional): Verbundenes Postfach liefert Belege – ohne separates Sammeln in Ordnern.
• Kunden-CRM: Lieferanten als Kontakte – dieselbe Datenbasis.
• Banking: Abbuchungen erkennen und mit Eingangsbelegen automatisch verknüpfen.
• Finanzen-Übersicht: Alle Module unter /finanzen.

In diesen Tarifen enthalten

Professional Business

Konten anbinden, eingehende und ausgehende Umsätze abgleichen, unzugeordnete Buchungen bearbeiten und das Kassenbuch führen. Ab Professional.

Bankkonten & Umsätze

Alle Kontobewegungen an einem Ort.

• Bankkonten anlegen und verwalten
• Umsätze importieren und in der Übersicht sehen
• Filter und Suche über alle Buchungen
• Mandantentrennung und rollenbasierte Rechte

Zahlungsabgleich

Beleg und Umsatz – endlich zusammen.

• Ausgangsrechnungen Zahlungseingängen zuordnen
• Eingangsrechnungen Zahlungsausgängen zuordnen
• Eingangsbelege aus E-Mail oder Upload mit Abbuchungen abgleichen
• Eindeutige Treffer automatisch verknüpfen (Beleg plus Bankumsatz)
• Unzugeordnete Umsätze in eigener Ansicht bearbeiten
• Offene Posten gezielt schließen

Kassenbuch

Bargeschäfte sauber dokumentieren.

• Kassenbuch führen mit Ein- und Ausgängen
• Export für Auswertung und Weitergabe
• Ergänzung zum Bankkonto für Barvorgänge

Buchhaltung & Export

Daten rausgeben, ohne Colex zu verlassen.

• Export für Steuerberater und externe Buchhaltung
• GoBD-konformes Arbeiten – revisionssichere Belegablage als Basis für den Zahlungsabgleich
• Durchgängige Verknüpfung mit CRM und Belegen

Schließt die Finanzkette

• Ausgangsbelege: Rechnungen und Angebote als Matching-Ziel.
• Eingangsrechnungen & MailDock: Belege aus Postfach oder Upload – passende Abbuchung automatisch finden.
• Kunden-CRM: Zahlungen dem richtigen Geschäftspartner zuordnen.
• Finanzen-Übersicht: Alle Module unter /finanzen.

In diesen Tarifen enthalten

Professional Business

Planen, zuweisen und nachverfolgen – in vier Ansichten, mit Automatisierungen und direkter CRM-Verknüpfung. Ab dem Starter-Tarif inklusive.

Vier Ansichten – ein Board

Wechseln Sie je nach Aufgabe die Perspektive, ohne Daten zu verlieren.

• Listenansicht mit sortierbaren Spalten und Gruppen
• Kanban nach Status oder beliebiger Spalte gruppiert
• Kalenderansicht (Monat/Woche) mit Terminen und Fristen
• Kartenansicht mit Adress-Spalte und Google Maps
• Gespeicherte Ansichten mit Filtern pro Nutzer

Spalten & Feldtypen

Flexibel wie ein modernes Work-Management-Board – angepasst an Ihre Prozesse.

• Status, Text, Datum, Person und Kontakt
• Telefon und Adresse für Außendienst und Karte
• Eigene Gruppen und Spalten pro Board
• Labels und farbige Status für schnelle Orientierung
• Unteraufgaben mit eigener Wertelogik

Zusammenarbeit & Updates

Alles am Element – Kommunikation ohne E-Mail-Ping-Pong.

• Kommentare und Aktivitäts-Updates am Vorgang
• Anrufnotizen direkt am Element dokumentieren
• Reaktionen auf Updates
• Dateien und Anhänge hochladen
• Zuweisungen an Teammitglieder mit Benachrichtigung

Automatisierungen

Wiederkehrende Schritte laufen automatisch – weniger Klicks, weniger Vergessen.

• Auslöser: Element erstellt, Status geändert, Person zugewiesen
• Aktionen: Feld setzen, Person benachrichtigen, archivieren
• Element in andere Gruppe verschieben
• Regeln pro Board konfigurierbar

Benachrichtigungen & Fristen

Nichts Wichtiges verpassen – im Team und auf dem Desktop.

• In-App-Benachrichtigungen bei Zuweisungen und Änderungen
• Board-spezifische Benachrichtigungs-Einstellungen
• Erinnerung bei Fälligkeit (z. B. am Vortag)
• Desktop-Benachrichtigungen über die Colex-App (PWA), optional mit Ton

Kalender & Google-Sync

Termine dort planen, wo Ihre Aufgaben leben.

• Eigene Kalender-Events im Board
• Google-Kalender per OAuth verbinden
• Synchronisation bei Erstellen, Ändern und Löschen
• Google-Meet-Links optional beim Termin
• Kundenbezug am Kalender-Event

CRM & Kundenkontext

Aufgaben nicht isoliert – sondern am richtigen Kunden und Projekt.

• Kontakt-Spalten mit Kunden aus dem CRM
• Schnellanlage neuer Kunden aus dem Board
• Aufgaben im Kundendossier einsehbar
• Durchgängiger Kontext zu Angeboten und Rechnungen in Colex

Boards, Archiv & Daten

Struktur für wachsende Teams – mit Kontrolle und Datenhoheit.

• Mehrere Boards pro Mandant
• Private, offene oder mitgliederbeschränkte Boards
• Archiv und Papierkorb mit Wiederherstellen
• CSV- und JSON-Export/Import von Boards
• Feingranulare Rechte über das Colex-Rollenmodul

Teil von Colex – nicht noch ein Insellösung

• Colex CRM: Kunden und Kontakte sind direkt im Board verfügbar.
• Dokumente & Vorgänge: Angebote und Rechnungen hängen am selben Kunden wie Ihre Aufgaben.
• Desktop-App (PWA): TaskFlow-Benachrichtigungen auch minimiert auf dem Desktop.
• Ein Login: Kein separates Task-Tool – alles unter einem Zugang.

In allen Tarifen enthalten

Starter Professional Business

Transparente Zeiterfassung mit Monatsübersicht, ArbZG-Hinweisen und Freigabe-Workflows. Ab dem Professional-Tarif inklusive.

Zeiterfassung im Alltag

Erfassen Sie Arbeitszeiten direkt in Colex – ohne separate Stoppuhr-App.

• Tägliche Einträge mit Beginn, Ende und Pause
• Typen: Arbeit, Urlaub, Krank
• Inline-Bearbeitung in der Monatstabelle
• KPI-Karten für Überstunden und Soll-Stunden
• Feiertage und Wochenenden hervorgehoben

Soll-Stunden & Arbeitszeitmodell

Individuelle Wochenarbeitszeit pro Mitarbeiter hinterlegt.

• Soll/Ist-Vergleich pro Tag und Monat
• Deutsche Feiertage automatisch berücksichtigt
• Wochenenden und Feiertage in der Übersicht
• Transparent für Mitarbeitende und Führung

Urlaub & Abwesenheiten

Abwesenheiten planen – mit Übersicht über verbleibende Tage.

• Urlaubsanträge mit Kalenderauswahl
• Sonderurlaub und Elternzeit
• Arbeitstage im Zeitraum automatisch berechnet
• Resturlaub im Blick

ArbZG-orientierte Hinweise

Rechtzeitig auf Regelverstöße aufmerksam werden.

• Hinweise zu maximaler täglicher Arbeitszeit
• Pausenregelungen im Blick
• Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen
• Warnbox in der Monatsansicht

Freigabe & Monatsabschluss

Klare Prozesse für Teamleitung und Verwaltung.

• Einzelne Tage freigeben
• Monat abschließen und genehmigen
• Status pro Eintrag nachvollziehbar
• Manager können Mitarbeiter wechseln

Verknüpft mit Colex

Zeiten im Kontext von Kunden und Projekten – nicht isoliert.

• Gleicher Login wie CRM und Dokumente
• Rollenrechte über das Colex-Berechtigungssystem
• Ideal für Agenturen und wachsende Teams

Teil von Colex

• Ein Zugang: Zeiterfassung neben CRM, Rechnungen und TaskFlow.
• Rollen & Rechte: Wer darf sehen, bearbeiten und freigeben – feingranular.
• Professional & Business: Im erweiterten Tarif für wachsende Teams.

Verfügbar ab Professional

Professional Business

Mehrere Postfächer, Ordner, Entwürfe und Kundenzuordnung – direkt neben CRM und Vorgängen. Ab dem Professional-Tarif inklusive.

Postfächer anbinden

Einrichtung per Assistent – ohne technisches Vorwissen.

• Gmail und Outlook/Microsoft 365 Presets
• Manuelle IMAP/SMTP-Konfiguration
• Mehrere Konten parallel
• Verbindungstest vor dem Speichern

Lesen & Organisieren

Volle Postfach-Funktion in der Colex-Oberfläche.

• Ordnerstruktur wie im Mailprogramm
• Gelesen/Ungelesen und Markierungen
• Anhänge anzeigen und herunterladen
• Nachrichten verschieben und löschen
• Drag & Drop zwischen Ordnern

Schreiben & Beantworten

Neue Mail, Antwort, Allen antworten, Weiterleiten.

• Compose-Overlay ohne Seitenwechsel
• Entwürfe automatisch speichern
• HTML-Signaturen mit Corporate Design
• Mehrere Signaturen pro Konto

CRM-Integration

E-Mail im Kundenkontext – nicht als lose Nachricht.

• Kunden-Lookup beim Schreiben
• Neuen Kunden aus der E-Mail anlegen
• Verknüpfung mit Vorgängen in Colex
• Weniger Medienbrüche zur Buchhaltung

Finanzen: Belege aus dem Postfach (optional)

Mit Eingangsrechnungen und Banking – weniger manueller Aufwand.

• Verbundenes Postfach nach Eingangsrechnungen und Belegen durchsuchen
• Relevante Anhänge in die Eingangsbelege übernehmen
• Betrag und Lieferant per OCR vorbereiten
• Passende Abbuchung im Banking erkennen und Beleg plus Umsatz verknüpfen
• Optional – aktivierbar, wenn MailDock und Finanz-Module genutzt werden

KI-Funktionen

Schneller durch den Posteingang.

• E-Mail-Zusammenfassung auf Knopfdruck
• Text verbessern beim Verfassen
• Ideal für Support und Vertrieb

Sicher & mandantenfähig

Zugangsdaten geschützt – Rechte wie im Rest von Colex.

• Zugriff über Rollen (Lesen/Schreiben)
• Mandantentrennung zwischen Organisationen
• Hosting in Deutschland

Teil von Colex

• CRM: Kontakte und Dossiers beim Schreiben parat.
• Finanzen (optional): Eingangsbelege aus E-Mails – Auto-Abgleich mit Abbuchungen.
• Dokumente: Angebote und Rechnungen am selben Kunden.
• TaskFlow: Aufgaben und E-Mail unter einem Dach.

Verfügbar ab Professional

Professional Business

Google-Bewertungen synchronisieren, filtern, beantworten und mit Kunden verknüpfen – schneller reagieren, besser wahrgenommen werden. Im Business-Tarif inklusive.

Google Business verbinden

Sicher per OAuth – ohne Passwort-Weitergabe.

• Verbindung mit Google Business Profile
• Mehrere Standorte unterstützt
• Manuelle Standort-/Place-ID-Ergänzung möglich
• Sync-Status und letzte Aktualisierung sichtbar

Bewertungen verwalten

Übersichtlich statt in verstreuten Apps.

• Liste aller Google-Bewertungen
• Suche im Bewertungstext
• Filter nach Sternebewertung
• Filter: mit/ohne CRM-Verknüpfung
• Manueller Sync auf Knopfdruck

Antworten & Reputation

Schnell auf Feedback reagieren – auch negatives.

• Antwort direkt an Google senden
• Inline-Antwort im Bewertungskontext
• Team sieht offene und beantwortete Bewertungen
• Professioneller Auftritt nach außen

CRM-Integration

Wer hat bewertet? – sofort im Kundendossier.

• Automatische Zuordnungsvorschläge
• Manuelle Verknüpfung mit Kunden
• Google-Review-Status am Kundenstamm
• Kontext zu Angeboten und Rechnungen

Bewertungen anfragen

Aktiv zufriedene Kunden um Feedback bitten.

• Kundenliste für Review-Anfragen
• E-Mail mit Link zur Google-Bewertung
• Mehr sichtbare Sterne im lokalen Ranking

Für Teams & Standorte

Ideal für Filialen, Praxen und Agenturen mit Google-Profil.

• Gemeinsame Übersicht im Team
• Rollenrechte wie in Colex üblich
• Business-Tarif: volles Paket inklusive

Teil von Colex

• CRM: Bewertungen am richtigen Kunden und Kontakt.
• E-Mail: Review-Anfragen an bekannte Kontakte.
• Ein Login: Reputation neben Finanzen und Aufgaben.

Im Business-Tarif enthalten

Business

Verschlüsselter Tresor mit Kategorien, feingranularen Freigaben und Passwort-Generator. Im Business-Tarif inklusive.

Passwort-Tresor

Zentral statt Excel, Notizen oder Chat.

• Zugangsdaten mit Benutzername und URL
• Verschlüsselte Speicherung der Secrets
• Favoriten für häufig genutzte Einträge
• Grid- und Listenansicht
• Schnellsuche über alle Einträge

Teilen im Team

Wer darf was sehen – ohne Weitergabe per WhatsApp.

• Team-Tresor vs. private Einträge
• Feingranulare Freigabe pro Eintrag
• Ideal für Agenturen mit vielen Kundenzugängen
• Keine Passwörter mehr in E-Mails

Kategorien & Ordnung

Struktur für wachsende Zugangslisten.

• Eigene Kategorien/Ordner anlegen
• Filter nach Kategorie
• KPIs: gesamt, Favoriten, privat

Generator & Sicherheitscheck

Neue Passwörter sicher erstellen und prüfen.

• Passwort-Generator mit Stärkeanzeige
• Leak-Scanner für kompromittierte Passwörter
• Hinweise zur Passwort-Hygiene

Import, Export & Datenhoheit

Volle Kontrolle über Ihre Tresor-Daten.

• JSON-Export des Tresors
• JSON-Import beim Umzug
• Mandantentrennung zwischen Organisationen

Rechte & Zugriff

Nur berechtigte Nutzer sehen den Tresor.

• Modul „Passwörter“ über Rollen steuerbar
• Lesen, Schreiben und Löschen getrennt
• Business-Tarif: SafeBox inklusive

Teil von Colex

• Ein Login: Tresor neben CRM, Mail und Aufgaben.
• Rollen: Wer den Tresor nutzen darf – zentral verwaltet.
• Business: Volles Paket für Agenturen und KMU.

Im Business-Tarif enthalten

Business

Mitarbeiter, Stammdaten und Zugriffsrechte in einer Oberfläche – feingranular pro Modul, mandantentrennt und mit HR-Funktionen für den Alltag.

Rollen & Berechtigungen

Jeder sieht nur, was er braucht – nichts mehr, nichts weniger.

• Eigene Rollen mit Slug und Anzeigename anlegen
• Rechte pro Modul: Lesen, Schreiben, Löschen
• Module von Angeboten bis Zeiterfassung und Einstellungen
• Rollenverwaltung nur mit entsprechender Berechtigung
• Sicherheits-Audit bei kritischen Zugriffen

Mitarbeiter & Stammdaten

HR-Grundlagen direkt in Colex – ohne separates Personaltool.

• Mitarbeiter anlegen mit Login und Rolle
• Stammdaten: Kontakt, Vertrag, Arbeitszeit, Gehalt (optional)
• Arbeitstage, Urlaubstage und Standard-Arbeitszeiten
• IBAN/BIC und ERP-Zugang pro Person steuerbar
• Teamübersicht mit Suche und Detailansicht

HR im Alltag

Abwesenheiten, Dokumente und Feedback am Mitarbeiterprofil.

• Abwesenheiten anlegen (Urlaub, Krank, Sonderurlaub)
• Genehmigungsworkflow: pending, approved, rejected
• HR-Dokumente hochladen und verwalten
• Mitarbeiter-Feedback erfassen und bearbeiten
• Wer ist heute abwesend – Teamkalender-Übersicht

Mandantentrennung & Sicherheit

Mehrere Organisationen sauber getrennt – wie der Rest von Colex.

• Jeder Mandant mit eigenen Nutzern und Rollen
• Berechtigungen greifen in Livewire, API und Admin
• Plugin „Team & HR“ pro Mandant aktivierbar
• Hosting in Deutschland

Rechte für alle Module

• Finanzen: Wer darf Rechnungen schreiben, Banking sehen oder Belege löschen?
• TaskFlow & TimeHub: Aufgaben und Zeiten nur für berechtigte Nutzer.
• MailDock & SafeBox: Postfach und Passwörter gezielt freischalten.
• Einstellungen: Design und System nur für Administratoren.

In diesen Tarifen enthalten

Starter Professional Business

Support-Chat mit KI-Vorqualifizierung, FAQ und Ticket-Eskalation – plus KI-Assistent für Finanzvorgänge direkt in der App. Im Business-Tarif.

Support-Chat & KI-Assistent

Hilfe ohne Tab-Wechsel – direkt in Colex.

• Schwebendes Hilfe-Widget in der Anwendung
• KI-Chat mit Konversationsverlauf pro Nutzer
• Schnellantworten und intelligente Vorschläge
• Automatisches Angebot zur Ticket-Erstellung bei Bedarf
• Chat-Verlauf und offene Gespräche auf einen Blick

Tickets & Eskalation

Wenn die KI nicht reicht – sauber an Menschen übergeben.

• Ticket aus dem Chat mit einem Klick erstellen
• Eskalationsgrund und Status nachvollziehbar
• Antworten im Ticket-Thread
• CSAT-Bewertung nach Abschluss (Sterne + Kommentar)
• Screenshots im Ticket speichern und analysieren

Screenshots & Kontext

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – besonders beim Support.

• Screenshot direkt aus der App erfassen
• Anhang an KI-Nachricht oder Ticket
• KI kann Screenshots zur Fehleranalyse nutzen
• Vorschau vor dem Senden

KI-Assistent für Finanzen

Mehr als Support – aktive Hilfe bei Vorgängen.

• Chat-Assistent für Angebote, Rechnungen und Kunden
• Kunden per @-Erwähnung im Gespräch verknüpfen
• Unterstützung bei Finanzaktionen mit Bestätigung
• Nachrichtenverlauf bleibt über Seitenwechsel erhalten
• Nur aktiv, wenn das KI-Plugin für den Mandanten freigeschaltet ist

FAQ & Wissensbasis

Selbsthilfe für wiederkehrende Fragen.

• FAQ-Bereich im Support-Widget
• Volltextsuche in häufigen Fragen
• Weniger Tickets für Standardthemen
• Ergänzt Landing-FAQ und Dokumentation

Eingebettet in Colex

• Finanzen: KI-Assistent unterstützt bei Angeboten und Rechnungen.
• Team & Rollen: Wer Support und KI nutzen darf, steuern Sie über Rechte.
• Alle Module: Hilfe immer erreichbar – ohne externes Tool.
• Business-Tarif: KI & Support im vollen Paket inklusive.

Verfügbar ab Business

Business

Antworten auf die häufigsten Fragen zu Colex.

Was kostet Colex?

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Kann ich von sevDesk, Lexoffice oder FastBill wechseln?

Unterstützt Colex GoBD-konformes Arbeiten?

Wo werden meine Daten gespeichert?

Was ist alles in einer Software enthalten?

Brauche ich eine Installation?

Für wen ist Colex gedacht?