Team & HR

Mitarbeiter einladen und führen, Rollen und Rechte, Abwesenheiten, Onboarding neuer Kolleginnen und — soweit gebucht — lohnrelevante Stammdaten. TimeHub bleibt die Zeiterfassung, Team die Personenakte. Rechte: „Team & HR / Lesen“ bzw. „Lohn & Gehalt“ getrennt. Ohne Team-Recht keine Mitarbeiterliste.

Team öffnen, einladen, Name und E-Mail, Rolle zuweisen, Einladung senden. Die Person setzt Passwort bzw. folgt dem Onboarding-Link. Erst nach Aktivierung sollte sie produktive Daten sehen. Rolle sparsam: lieber zu wenig als Admin für alle. Nach dem ersten Login Rechte nachschärfen.

Pro Modul drei Stufen. Was fehlt, erscheint nicht und lässt sich nicht auslösen — nicht nur „ausgegraut, aber die URL geht“. Parent-Kategorien schließen Unterfunktionen ein. Dashboard-Widgets, globale Suche und Livewire-Aktionen sind mitgeschützt. Rollenmatrix unter Rollen & Rechte (eigenes Recht „roles“). Nicht aus Bequemlichkeit jedem Schreiben auf Bank und Lohn geben.

Menüpunkte, Buttons, Widgets, Exporte, Jobs und Deep-Links bleiben weg oder liefern 403/leer. Das ist die Plattformregel, kein Darstellungsfehler. Umwege über geteilte Accounts sind verboten und auditrelevant. Wenn etwas „fehlt“, zuerst Rolle prüfen, dann Plugin/Tarif.

Zeitraum und Art eintragen, Freigabe abwarten falls vorgesehen, Team informieren. Abwesenheiten fließen in TimeHub-Soll/Ist und in Übersichten (z. B. „Abwesend heute“ auf dem Dashboard, extra Widget-Recht). Urlaub nicht nur mündlich in der Küche vereinbaren.

Über einen Onboarding-Link füllt die neue Person Stammdaten, die Sie vorgeben (Personalakte). Der Token ist persönlich; nicht weiterleiten. Nach Abschluss prüft HR die Angaben. Unvollständige Onboardings blockieren später oft Lohn-Stammdaten — lieber nachhaken als Lücken lassen.

Lohnrelevante Stammdaten (Beschäftigungsart, Gruppen, steuerliche Merkmale je nach Einrichtung) — nicht die volle gesetzliche Entgeltabrechnung als Ersatz für DATEV-Lohn der Kanzlei, sofern Sie so arbeiten. TimeHub liefert Stunden, Team die Person. Recht payroll ist bewusst eng. Ohne Recht keine Stammdaten, keine Umgehung über Exporte.

Login sperren (can_login), Rolle entziehen, SafeBox-Freigaben und MailDock-Konten prüfen, geteilte Passwörter rotieren, offene Aufgaben umhängen. Nicht nur „im Kopf nicht mehr da“. Historische Belege und Zeiten bleiben dem Mandanten erhalten — User nicht löschen, nur weil der Ordner unübersichtlich wirkt.

Systemrollen wie Admin haben breiten Zugriff (Legacy-Fallback bzw. volle Matrix). Eigene Rollen pflegen Sie in der Matrix — das ist der Normalweg für Alltag. Weniger Admins bedeutet weniger Risiko. Einstellungen und Rollen-Rechte extra halten: wer die Matrix ändern darf, darf praktisch alles nachziehen.

Nur über den expliziten Steuerberater-/Advisor-Zugang und die dort gesetzten Rechte — nicht automatisch die interne HR-Akte. Dual-Context: Kanzlei erbt nicht still Ihre Admin-Rolle. Personalakten sind besonders schützenswert (DSGVO).

Dieselbe Person: Login, Zeiterfassung, Board-Mitgliedschaft, Abwesenheit. Wenn jemand in Team deaktiviert ist, darf er nicht weiter Boards bearbeiten oder Timer starten. Zuweisungen in TaskFlow auf ausgeschiedene User prüfen und umhängen.

Legen Sie eine Testrolle mit Minimalrechten an und einen Testuser — nicht den Produktiv-Admin zum Experimentieren zweckentfremden. Feature-Tests in der Entwicklung prüfen „ohne Recht unsichtbar / mit Recht nutzbar“. Impersonation (falls vorhanden) nur für Support, mit Audit, nicht aus Neugier.

Kundenportal-User sind Kontakte, keine Team-Mitglieder. Sie sehen nur ihre Belege und Dateien. Niemals Team-Logins an Kunden geben, „weil es schneller geht“. Interne Rechte gelten nicht im Portal und umgekehrt.

Die Rollenmatrix ist die Quelle. Zusätzlich intern festhalten, welche Rolle welchem Jobprofil entspricht (Buchhaltung, Vertrieb, Lager). Änderungen an Rechten sind auditrelevant. „Haben wir mündlich so gemacht“ hält einer Prüfung nicht stand.

Ohne Plugin bzw. ohne Recht sehen Sie den Bereich in der App nicht. Die öffentliche FAQ erklärt trotzdem die Konzepte, damit Entscheider den Umfang kennen. In der App filtert Colex die Karte weg, wenn Lesen auf team und payroll fehlt. Tarif und Plugin in den Einstellungen prüfen lassen.