TaskFlow

TaskFlow ist die Aufgaben- und Projektzentrale: Boards mit Listen, Kanban, Kalender und optional Karte. Aufgaben haben Status, Verantwortliche, Fristen, Kommentare und Dateien — mandantengetrennt. Nur wer „Aufgaben & Projekte / Lesen“ hat, sieht Boards. Schreiben zum Anlegen und Verschieben, Löschen extra.

TaskFlow öffnen, Board wählen oder anlegen, in der gewünschten Spalte bzw. Liste „Neue Aufgabe“. Titel, Beschreibung, Fälligkeit, Zuweisung. Details (Checklisten, Dateien, Adresse) im Aufgabendialog. Kleine, klare Aufgaben schlagen riesige Sammelkarten. Wiederkehrendes in Vorlagen oder klare Spalten gießen.

Liste, Kanban, Kalender und Karte (wenn Adressen geokodiert sind). Dieselbe Aufgabe, andere Blickwinkel. Filter und Gruppierung helfen bei vollen Boards. Am Smartphone sind die Ansichten kompakter; umfangreiches Einrichten ist am Computer angenehmer.

Filter aktiv, falsches Board, eingeklappte Gruppen, oder Sie sind nur Betrachter eines anderen Boards. Betrachter sehen nur freigegebene Boards. Papierkorb und Archiv sind extra Orte — nicht die Hauptliste. Filter zurücksetzen und Board-Mitgliedschaft prüfen.

Dann sind Sie sehr wahrscheinlich als Betrachter eingetragen oder Ihre Rolle hat nur Lesen auf tasks. Bitten Sie den Board-Inhaber um Bearbeiter bzw. die Administration um Schreiben. UI-Hide ist kein Bug: ohne Recht keine Mutation, auch nicht per API.

Adressen immer aus der Vorschlagsliste wählen, nicht nur eintippen und wegklicken. Nur so liegt eine geokodierte Position für die Karte vor. Freitext ohne Treffer kann unvollständig bleiben. Danach die Kartenansicht neu laden.

Einstellungen → Papierkorb. Von dort wiederherstellen, solange sie dort liegt. Papierkorb leeren entfernt dauerhaft — nur mit Bedacht und Löschrecht. Archivierte Aufgaben sind nicht gelöscht, nur aus dem Alltag genommen.

Boards haben Inhaber, Bearbeiter und Betrachter. Das ist zusätzlich zur globalen Rolle (tasks lesen/schreiben). Ein Mitarbeiter mit tasks-Lesen sieht trotzdem nicht jedes Geheim-Board, wenn er nicht Mitglied ist. Externe Kunden bekommen in der Regel keinen Board-Zugang — dafür Belege und Kundencenter.

Ja. Export als Tabelle (CSV) oder Datenaustausch (JSON) über die Board-Aktionen. JSON-Import spielt Daten wieder ein — vorher sichern und klären, was überschrieben oder ergänzt wird. Importe sind mächtig; auf dem Live-Board lieber zuerst eine Kopie testen.

Zuweisungen, Kommentare und Fristen können als Desktop-Benachrichtigung kommen, wenn Colex als PWA installiert ist. Optional mit Ton. In-App-Glocken existieren parallel. Ohne PWA bleiben Hinweise in der App, nicht auf dem gesperrten Bildschirm.

Zeiten können einen Aufgabenbezug haben. Mails lassen sich mit Vorgängen verknüpfen, wo der Workflow das anbietet. Der Kunde im CRM bleibt die Klammer über Beleg, Mail und Aufgabe. Ohne das jeweilige Modulrecht sehen Sie die Verknüpfung nicht.

Erledigt bleibt nachvollziehbar. Manche Boards räumen erledigte Karten nach einer Weile automatisch ins Archiv. Archivierte Karten sind suchbar, stören aber das Tages-Kanban nicht. Nicht löschen, nur weil es voll wirkt — archivieren.

Wo Board-Automationen eingerichtet sind (Statuswechsel, Zuweisung, Archiv), sparen sie Klicks. Falsch konfigurierte Regeln verschieben Karten unerwartet — Regeln lesen, bevor man sie aktiviert. Komplexe Automationen am Computer einrichten, nicht zwischen zwei Terminen am Handy.

Anlegen, Status ändern, kommentieren, Kalender und Karte funktionieren. Die Leiste ist kompakter, manches nur als Symbol. Wischen ersetzt Rechtsklick. Für Spaltenbau, Massenimport und Rechte lieber den Desktop.

Nur die nötigen Personen als Mitglieder einladen, globale tasks-Rechte trotzdem eng halten. Vertrauliche Boards nicht „für die ganze Firma sichtbar“ lassen. Bei Austritt Mitgliedschaft und Rolle sofort entziehen.