Rechnungen

Öffnen Sie Finanzen → Rechnungen und wählen Sie „Neue Rechnung“ (oder legen Sie den Beleg über den Dokumenteneditor an). Wählen Sie den Kunden aus dem CRM, prüfen Sie Datum, Leistungszeitraum und Zahlungsziel. Fügen Sie Positionen hinzu — aus dem Artikelkatalog, dem Kalkulator oder manuell. Steuern und Summen werden automatisch mitgeführt. Speichern Sie zuerst als Entwurf, solange Sie noch ändern wollen. Tipp: Nutzen Sie immer einen bestehenden Kontakt statt die Adresse jedes Mal neu zu tippen. So bleiben Historie, Zahlungen und Mahnungen am richtigen Kunden hängen.

Festschreiben macht die Rechnung verbindlich: Nummer, Beträge und Steuer gelten als abgeschlossen. Der Beleg fließt ins Archiv, in die offenen Posten und in die Buchhaltung. Nach dem Festschreiben dürfen Sie den Inhalt nicht mehr wie einen Entwurf überschreiben — das ist gewollt und unterstützt GoBD-konformes Arbeiten. Vor dem Festschreiben prüfen Sie Kunde, Positionen, Steuer, Zahlungsziel und Bankdaten. Fehler nach dem Festschreiben korrigieren Sie über Storno und ggf. eine neue Rechnung oder eine Gutschrift — nicht durch stilles Überschreiben.

Colex erzeugt E-Rechnungen direkt aus dem festgeschriebenen Dokument. ZUGFeRD 2.1 / Factur-X (EN 16931) liegt als PDF/A-3 mit eingebettetem XML vor. XRechnung stellen Sie als eigenständige XML-Datei bereit. Beides können Sie herunterladen oder per E-Mail versenden. Damit die E-Rechnung gültig ist, müssen Kundendaten vollständig sein (Adresse, Steuernummer bzw. USt-IdNr. wo nötig, Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern). Prüfen Sie vor dem Versand die Checkliste im Editor. Fehlt ein Pflichtfeld, weist Colex Sie darauf hin.

Nach dem Festschreiben senden Sie die Rechnung per E-Mail aus Colex, laden PDF / XRechnung / ZUGFeRD herunter oder stellen sie im Kundenportal bereit — je nachdem, was mit dem Empfänger vereinbart ist. Die E-Mail-Adresse kommt aus dem Kontakt; Sie können sie vor dem Versand noch prüfen. Im Archiv sehen Sie, ob der Beleg als versendet gilt. Wenn der Kunde das Portal nutzt, erscheint die Rechnung dort ebenfalls. Zahlungen ordnen Sie später im Banking zu.

Sobald im Banking der Umsatz der Rechnung zugeordnet ist, gilt sie (ganz oder teilweise) als bezahlt. Offene Posten und der Status im Archiv aktualisieren sich. Teilzahlungen bleiben als Restbetrag sichtbar, bis der Rest zugeordnet oder erlassen ist. Sie können Zahlungen auch manuell erfassen, wenn der Zahlungseingang nicht über das verbundene Konto läuft (z. B. Bar oder ein Konto ohne Anbindung). Wichtig: dieselbe Zahlung nicht doppelt zuordnen.

Ein Auftrag bündelt ein größeres Vorhaben. Abschlagsrechnungen sind Teilrechnungen auf diesen Auftrag. Die Schlussrechnung rechnet den Rest ab und berücksichtigt bereits gestellte Abschläge. Ablauf: Auftrag anlegen → Abschläge festschreiben und versenden → Schlussrechnung erstellen. Bereits gestellte Abschläge erscheinen in der Übersicht des Auftrags. Offene Reste bleiben sichtbar, bis Schlussrechnung und Zahlungen zusammenpassen.

Im Mahnwesen sehen Sie offene, überfällige Forderungen. Prüfen Sie zuerst, ob die Zahlung vielleicht schon da ist, aber noch nicht zugeordnet wurde. Dann wählen Sie die Mahnstufe und versenden die Mahnung. Mahnungen bauen auf der festgeschriebenen Rechnung auf. Passen Sie Texte und Fristen in den Einstellungen an Ihre Praxis an. Nach Zahlungseingang und Zuordnung verschwindet der Posten aus der Mahnübersicht.

Eine Gutschrift mindert eine bereits gestellte Rechnung (z. B. Preisnachlass oder Teilstorno). Ein Storno hebt den Beleg auf, wenn er komplett ungültig ist. Beides legen Sie aus der bestehenden Rechnung an — nicht als freie „Minus-Rechnung“ ohne Bezug. Nach dem Festschreiben von Gutschrift oder Storno aktualisieren sich offene Posten. Die Originalrechnung bleibt nachvollziehbar in der Historie, wie es GoBD verlangt.

Ja. Legen Sie eine wiederkehrende Rechnung (Abo) mit Kunde, Positionen und Rhythmus an (z. B. monatlich am 1.). Nach dem Aktivieren erzeugt Colex die Belege nach Plan. Prüfen Sie die ersten Läufe stichprobenartig. Optional können Sie SEPA-Lastschrift hinterlegen, wenn Ihr Betrieb das nutzt. Abo pausieren oder beenden Sie, sobald der Vertrag endet — sonst laufen weitere Rechnungen weiter.

Entwürfe haben oft noch keine endgültige Nummer. Die verbindliche Rechnungsnummer entsteht in der Regel beim Festschreiben. Nummernkreise stellen Sie in den Finanzeinstellungen ein. Lücken können entstehen, wenn ein Beleg storniert wurde oder ein Nummernkreis gewechselt hat. Löschen Sie festgeschriebene Rechnungen nicht still — das zerstört die Nachvollziehbarkeit. Bei Unklarheiten den Nummernkreis und das Belegdatum prüfen, nicht einfach „ rumnummerieren“.

Colex führt die Steuer pro Position mit. Standard sind u. a. 19 % und 7 %. Reverse Charge und steuerfreie Tatbestände stellen Sie am Beleg bzw. am Kunden ein, wenn die Voraussetzungen vorliegen. Kleinunternehmer-Regelungen hängen an Ihren Firmeneinstellungen. Falsche Steuer auf einer festgeschriebenen Rechnung korrigieren Sie nicht durch stilles Editieren, sondern über Gutschrift/Storno und korrekte Neuausstellung. Im Zweifel Steuerberater hinzuziehen — Colex bildet ab, ersetzt aber keine steuerliche Beratung.

Ja, im Kundenportal (Kundencenter) sieht der Kontakt freigegebene Rechnungen und kann PDFs herunterladen. Der Zugang läuft über den Kunden — nicht über Ihr internes Team-Login. Stellen Sie sicher, dass E-Mail und Portalzugang am Kontakt stimmen. Interne Entwürfe erscheinen dort nicht, nur verbindliche bzw. freigegebene Belege.

Dann fehlt Ihrer Rolle das Recht „Rechnungen / Lesen“, oder das Finanzmodul ist in Ihrem Tarif nicht enthalten. Rechte vergibt eine Person mit Zugriff auf Rollen & Rechte. Ohne Recht bleibt der Bereich unsichtbar — das ist Absicht, nicht ein Fehler der Seite. Schreiben und Löschen sind getrennte Stufen. Lesen allein erlaubt Ansehen, aber kein Festschreiben oder Stornieren.

Die festgeschriebene Rechnung erzeugt die Forderung (offener Posten). Die Bankzuordnung schließt sie. Journal, USt, GuV/EÜR und DATEV speisen sich aus diesen Vorgängen — Sie buchen selten von Hand nach. Wenn etwas in der Auswertung fehlt: Ist die Rechnung festgeschrieben? Ist der Umsatz zugeordnet? Stimmt der Zeitraum der Auswertung? Entwürfe zählen nicht.

Ja. Öffnen Sie das angenommene Angebot und erzeugen Sie daraus die Rechnung. Positionen, Kunde und Beträge werden übernommen, Sie prüfen nur noch Datum, Steuer und Zahlungsziel. So vermeiden Sie Doppelarbeit und Abweichungen zwischen Angebot und Rechnung. Teilrechnungen aus einem Angebot sind möglich, wenn Sie nicht den vollen Betrag auf einmal abrechnen. Der Bezug zum Angebot bleibt nachvollziehbar.

Im Archiv unter Finanzen. Filtern Sie nach Kunde, Zeitraum, Status (offen, bezahlt, überfällig) oder suchen Sie nach Nummer und Namen. Von dort öffnen Sie den Beleg, laden PDF/E-Rechnung erneut oder starten Mahnung, Gutschrift und Zahlung. Festgeschriebene Belege bleiben revisionssicher auffindbar. Entwürfe liegen ebenfalls im Archiv, gelten aber noch nicht als Buchungsgrundlage.