Was ist MailDock?
MailDock bringt Ihr Firmenpostfach nach Colex. Sie lesen, antworten und ordnen Mails dort zu, wo Kunden und Belege liegen — ohne ständiges Wechseln zum externen Webmailer.
Recht „Postfach / Lesen“ zum Sehen, Schreiben zum Senden und Einrichten. Ohne Recht kein Menü und kein Ungelesen-Badge.
Wie verbinde ich ein Postfach?
MailDock öffnen, Konto verbinden, Anbieter wählen und die Freigabe im Postfach bestätigen. Danach erscheinen Ordner und Nachrichten. Die Verbindung können Sie trennen oder erneuern.
Nutzen Sie das Firmenkonto, nicht private Postfächer im Mandanten. Passwörter für IMAP nur über den vorgesehenen Dialog — nie in Tasks oder Chat ablegen (dafür SafeBox).
Welche Anbieter funktionieren?
Gängige IMAP/SMTP-Postfächer und hinterlegte Presets (Stand der Anbieterhilfe in MailDock). Microsoft 365, Google und klassisches IMAP sind typische Wege, jeweils mit den aktuellen Authentifizierungsvorgaben des Anbieters.
App-Passwörter oder OAuth je nach Anbieter. Schlägt die Verbindung fehl, Server, Port, SSL und 2FA prüfen — nicht Colex „neu installieren“.
Wie antworte ich und sende ich neue Mails?
Nachricht öffnen, Antworten oder Allen antworten, Text schreiben, Anhänge hinzufügen, senden. Neue Mail über Verfassen. Signaturen aus den Kontoeinstellungen werden mitgesendet, wenn hinterlegt.
Entwürfe nicht mit dem Gefühl behandeln, sie wären schon raus. Nach dem Senden im Gesendet-Ordner prüfen.
Wie werden Anhänge zu Eingangsbelegen?
Mail mit Rechnung öffnen und als Eingangsbeleg übernehmen. Felder prüfen, freigeben, buchen. So entfällt das Herunterladen und erneute Hochladen.
Dafür brauchen Sie zusätzlich das Recht auf Belege. Dieselben PDF nicht zweimal übernehmen.
Kann ich Mails einem Kunden zuordnen?
Ja. Passende Absenderadressen verknüpfen sich oft automatisch mit dem CRM-Kontakt. Sonst manuell zuordnen. Im Dossier erscheinen die Mails dann in der Historie.
Ohne Kunden-Recht sehen Sie die CRM-Seite nicht, die Mail in MailDock aber trotzdem — und umgekehrt.
Warum fehlen Mails oder Ordner?
Falsches Konto, Filter, noch nicht abgeschlossene Erstsynchronisation, oder der Ordner ist auf dem Server abonniert/nicht abonniert. Verbindungstatus prüfen und Ordnerliste aktualisieren.
Spam und Server-seitig archivierte Post bleiben, wo der Anbieter sie hingetan hat.
Wie funktionieren Signaturen und Absender?
Pro Konto Signatur und Anzeigename pflegen. Antworten gehen in der Regel über dasselbe Konto, über das die Mail empfangen wurde. Fremde Absenderadressen („spoofen“) sind nicht vorgesehen.
Rechtliche Pflichtangaben in der Signatur gehören dazu — wie in jedem geschäftlichen Postfach.
Ist MailDock ein Ersatz für Outlook inklusive Kalender?
MailDock ist das geschäftliche Postfach in Colex, kein vollständiger Exchange-Client mit öffentlichem Ordner-Zoo. Kalendertermine aus Google können an anderer Stelle (z. B. TaskFlow/TrustBase-Callbacks) eine Rolle spielen, sind aber nicht dasselbe wie Outlook.
Für den Mail-Alltag im Mandanten reicht MailDock; komplexe Postfachregeln bleiben oft beim Anbieter.
Wie teile ich ein Postfach im Team?
Gemeinsame Postfächer (z. B. info@) verbinden und nur Personen mit Inbox-Recht darauf lassen. Private Geschäftsmail pro Person, wenn Trennung gewünscht ist. Alles, was im Mandanten hängt, unterliegt Mandantentrennung — nicht der privaten Gmail daneben.
Austritt: Verbindung und Rechte sofort entziehen.
Was ist mit Datenschutz und Speicherung?
Mails liegen im Kontext Ihres Mandanten, Hosting in Deutschland/EU. Trennen Sie private und geschäftliche Inhalte. Weiterleiten interner Mails an private Konten umgeht bewusst keine GoBD, schafft aber Schattenarchive — vermeiden.
Löschen folgt den Möglichkeiten des Postfachs und Ihren Aufbewahrungspflichten.
Ungelesen-Zähler stimmt nicht — was tun?
Zähler kommen vom Sync-Stand. Ordner wechseln, neu laden, ggf. Verbindung prüfen. Filter „nur ungelesen“ kann eine leere Inbox vortäuschen.
Das Launcher-Badge hängt am selben Stand. Nach Massenaktionen (alles gelesen) kurz warten.
Kann ich suchen?
Ja, über die Suche in MailDock (Betreff, Absender, Ausschnitte je nach Index). Sehr alte oder nur serverseitig existierende Inhalte brauchen ggf. den Ordnerwechsel.
Globale Colex-Suche ist kein vollständiger Mail-Index für jedes Postfach — in MailDock selbst suchen.
Verbindung schlägt fehl nach Passwortwechsel.
Neues Passwort bzw. App-Passwort in MailDock hinterlegen oder OAuth erneut durchlaufen. Alte Tokens werden ungültig. Nicht mehrfach parallel dieselbe Mailbox mit veralteten Logins verbinden.
2FA-Änderungen beim Anbieter haben denselben Effekt.