Kontakte

Im Kunden-CRM „Neu“ wählen und Firma oder Person anlegen. Adresse, E-Mail, Telefon, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und optional Logo. Speichern — danach steht der Kontakt für Belege, MailDock und Portal bereit. Vorher kurz suchen, damit keine Dublette entsteht. Lieferanten und Kunden können dieselbe Kontaktbasis nutzen, klar benannt.

Das Dossier ist die Kundenakte: Stammdaten, Angebote, Rechnungen, zugeordnete Mails, Dateien und Notizen. Vor einem Anruf oder einer Baustelle reicht oft dieser eine Blick. Rechte: ohne Kunden-Lesen kein Dossier. Unterdokumente (Belege, Mails) brauchen zusätzlich die jeweiligen Modulrechte — sonst sehen Sie Lücken, nicht „alles trotz Sperre“.

Datei mit klaren Spalten (Name, E-Mail, Straße, PLZ, Ort, …) vorbereiten, Import starten, Spalten zuordnen, Stichprobe prüfen. Dubletten und Tippfehler danach im CRM korrigieren. Große Importe am Desktop. Quelldatei behalten. Nicht parallel denselben Bestand manuell anlegen, während der Import läuft.

Das Kundencenter zeigt dem Kontakt Angebote, Rechnungen und freigegebene Dateien — mit eigenem Login oder Magic-Link, nicht mit Ihrem Team-Account. Stammdaten kann der Kunde dort in dem Rahmen pflegen, den Sie erlauben. Zugang nur vergeben, wenn die E-Mail stimmt. Entwürfe bleiben intern.

Ja, im Dossier gibt es den Kunden-Drive (interne Dateien, optional Google-Anbindung je nach Einrichtung). Downloads laufen über authentifizierte Routen, nicht über öffentliche Storage-URLs. TaskFlow-Dateien können ebenfalls am Kunden auftauchen, wenn verknüpft. Zugriffsrechte beachten.

Zur Firma Personen/Ansprechpartner mit eigener Mail und Telefon anlegen. Angebote und Mails gehen an die richtige Person, die Rechnung oft an die Buchhaltungsadresse. Eine Firma, viele Menschen — nicht für jeden Ansprechpartner eine zweite Firma anlegen.

Zwei Kontakte für dieselbe Firma zerreißen Historie, OPOS und Mails. Suchen, zusammenführen bzw. den falschen Eintrag nicht mehr verwenden und deaktivieren, sobald ein sicherer Merge-Weg existiert. Vor dem Anlegen immer suchen. Import-Mapping vereinheitlichen (GmbH vs. G.m.b.H.).

Vollständige Adresse, korrekte USt-IdNr. oder Steuernummer, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. Unvollständige Stammdaten lassen die E-Rechnung scheitern oder beim Empfänger auflaufen. Pflegen Sie das einmal am Kontakt, nicht auf jeder Rechnung neu.

Mails können dem Kontakt zugeordnet werden und erscheinen im Dossier. Das gelingt besser, wenn die Absenderadresse zum Kontakt passt. Manuell zuordnen, wenn die Domain neu oder generisch ist (gmail etc.). Ohne Inbox-Recht sehen Sie die Mails im Dossier nicht — auch wenn Sie den Kunden sehen dürfen.

TrustBase-Bewertungen und Review-Anfragen hängen am Kontakt, wenn das Modul frei und berechtigt ist. TaskFlow-Vorgänge können Kundenbezug haben. Alles nur mit den jeweiligen Rechten. Das Dossier ist eine Klammer, kein Freifahrtschein durch gesperrte Module.

Kunden mit Beleghistorie nicht einfach löschen. Deaktivieren oder archivieren, damit Nummern und GoBD-Belege stehen bleiben. Löschen nur, wenn wirklich nie geschäftlich genutzt und Ihre Rolle Löschen auf Kunden hat. Portalzugang bei Trennung entziehen.

Das Logo am Kontakt dient vor allem der internen Erkennung und dem Dossier. Ihr Briefpapier (Firma) steuert das Erscheinungsbild der Belege. Kundenlogos auf dem PDF nur, wenn Layout und Prozess das vorsehen. Hochgeladene Logos sind mandantenprivat.

Zahlungsziel, Skonto und ggf. abweichende Rechnungsadresse am Kontakt hinterlegen — neue Belege übernehmen das. Bankdaten des Kunden (Lastschrift) nur erheben, wenn Sie SEPA wirklich nutzen und die Mandate vorliegen. Ihre eigenen Bankdaten für den Überweisungsdruck stehen in den Firmeneinstellungen, nicht am Kunden.

Ohne Recht „Kunden (CRM) / Lesen“ gibt es keine Liste, kein Dossier, keinen Import. Globale Suche darf Kunden dann ebenfalls nicht ausspielen. Das ist die Plattformregel, kein Anzeigefehler. Schreiben und Löschen sind extra. Import braucht Schreiben.