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Artikel bündelt Verkaufsartikel (Katalog), Materialien, den Kalkulator sowie Lager und Inventur. Was Sie hier anlegen, ziehen Sie in Angebote und Rechnungen als Position — mit Preis, Einheit, Steuer und optional Bestand. Ohne das Recht „Lager & Inventur / Lesen“ bleibt der Bereich unsichtbar. Schreiben brauchen Sie zum Anlegen und Inventur buchen.

Unter Artikel / Produkte Neu wählen: Bezeichnung, Einheit, Netto- oder Bruttopreis, Steuersatz, optional SKU und Beschreibung. Bilder und lange Texte helfen im Katalog, sind für die Rechnung nicht zwingend. Kategorien halten den Katalog sortiert. Denselben Artikel nicht doppelt anlegen — vor dem Speichern suchen.

Verkaufsartikel stehen auf dem Beleg für den Kunden. Materialien sind Bausteine (Einkauf, Verbrauch), aus denen der Kalkulator Verkaufspreise rechnet. Ein Material kann in vielen Artikeln stecken. Preisänderungen am Material wirken auf künftige Kalkulationen. Bereits versendete Angebote ändern sich nicht von allein.

Im Kalkulator kombinieren Sie Zeiten, Materialien und Zuschläge zu einem Verkaufspreis. Das Ergebnis übernehmen Sie als Position ins Angebot oder als Katalogartikel. Kalkulationen dokumentieren, warum ein Preis so ist. Für Standardjobs Vorlagen speichern, statt jedes Mal bei null zu beginnen.

Lagerartikel führen einen Bestand. Zugänge, Abgänge und Korrekturen erscheinen in den Bewegungen. Rechnungen können den Bestand mindern, wenn der Artikel lagergeführt ist und der Beleg verbindlich wird — je nach Einrichtung. Minusbestände sind ein Warnsignal: Bewegung nachbuchen oder Inventur machen, nicht den Bestand „schönrechnen“.

Legen Sie eine Inventur an, zählen Sie die Positionen und buchen Sie die Zählung. Differenzen erzeugen Korrekturbewegungen. Zählen Sie lagerruhig, nicht mitten im starken Warenausgang ohne Abgleich. Unvollständige Inventuren nicht festschreiben. Nach dem Abschluss sind die Bestände die neue Wahrheit.

Ja, über den Produktimport. Bereiten Sie Spalten (Name, Preis, Steuer, Einheit, SKU) sauber vor, mappen Sie die Felder und prüfen Sie Stichproben. Dubletten und falsche Steuersätze vor dem ersten Beleg korrigieren. Große Importe am Computer machen, Quelldatei behalten.

Im Dokumenteneditor Position aus dem Katalog wählen — Bezeichnung, Preis und Steuer werden übernommen, Menge passen Sie an. Manuelle Positionen bleiben möglich, wenn etwas nicht im Katalog steht. Katalogpreise können Sie am Beleg überschreiben (Rabatt). Der Stammartikel ändert sich dadurch nicht.

Ja. Bilder gehören zum Katalog (u. a. für interne Klarheit). Beschreibungen können auf Belege fließen, wenn das Layout das vorsieht. Zu lange Werbetexte auf der Rechnung stören oft — lieber knapp und klar. Achten Sie auf Rechte: Katalogmedien sind mandantenprivat, kein öffentliches /storage für interne Dateien.

Preis am Artikel ändern für die Zukunft. Offene Entwürfe prüfen und bei Bedarf aktualisieren. Festgeschriebene Rechnungen und versendete Angebote bleiben unverändert — so muss es sein. Staffel- oder Kundenpreise, falls genutzt, extra prüfen. Materialpreise wirken über den Kalkulator, nicht magisch auf alte Belege.

Kategorien (und Unterkategorien) halten den Katalog bedienbar. Benennen Sie sie so, wie Ihr Team sucht — nicht wie die Buchhaltung kontiert. Zu viele Ebenen machen das Finden langsamer. Beim Umhängen von Artikeln in eine andere Kategorie ändern sich historische Belege nicht.

Typisch: Bewegungen nicht gebucht, Inventur überfällig, Belege noch Entwurf, Doppelanlage desselben Artikels, oder Zugang nie erfasst. Bewegungsliste und letzte Inventur prüfen. Korrektur über eine Inventur oder eine bewusste Korrekturbewegung, nicht durch Löschen der Historie.

Besser deaktivieren oder aus dem aktiven Katalog nehmen, als Stammdaten zu löschen, die auf festgeschriebenen Belegen referenziert sind. Die historische Position auf der Rechnung bleibt ohnehin als Text/Betrag erhalten. Löschen nur, wenn wirklich nie verwendet und Ihre Rolle Löschen erlaubt.

Der Kern von Artikel/Lager in Colex ist Bestand, Bewegungen und Inventur für den Alltag von KMU. Sehr tiefe Serien-/Chargenprozesse sind nicht der Schwerpunkt jedes Mandanten. Wenn Sie Chargen brauchen, klären Sie das anhand der aktuellen Lagerfunktionen und Ihrer Rolle. Für die meisten Dienstleister reichen Artikel ohne Lagerführung — einfach als Katalogposition.