Wie erstelle ich ein Angebot?
Unter Finanzen → Angebote wählen Sie „Neues Angebot“. Kunden aus dem CRM wählen, Gültigkeitsdatum setzen und Positionen erfassen — aus Katalog, Kalkulator oder frei. Speichern Sie als Entwurf, solange Preise und Texte noch wackeln.
Ein klares Gültigkeitsdatum hilft später beim Nachfassen. Briefpapier und Fußtexte kommen aus den Firmeneinstellungen bzw. dem Briefpapier-Studio.
Wie sende ich ein Angebot und wie nimmt der Kunde an?
Nach dem Fertigstellen senden Sie das Angebot per E-Mail, als PDF oder über das Kundenportal. Im Portal kann der Kunde das Angebot einsehen und — wenn Sie das so einrichten — annehmen.
Halten Sie den Status im Archiv nach: gesendet, nachgefasst, angenommen, abgelehnt, abgelaufen. Angenommene Angebote wandeln Sie in eine Rechnung oder einen Auftrag.
Wie wird aus dem Angebot eine Rechnung?
Öffnen Sie das Angebot und wählen Sie die Aktion zur Rechnungserzeugung. Colex übernimmt Kunde und Positionen. Prüfen Sie Leistungsdatum, Steuer und Zahlungsziel, dann festschreiben.
Sie müssen nicht den gesamten Angebotsbetrag auf einmal abrechnen. Teilrechnungen und spätere Schlussrechnungen sind über Aufträge bzw. Abschläge möglich.
Kann ich ein Angebot nach dem Versand noch ändern?
Solange es ein Entwurf ist, ja. Nach dem verbindlichen Versand sollten Sie nicht still überschreiben, sonst weiß niemand, welche Fassung der Kunde hat. Legen Sie bei Bedarf eine neue Version bzw. ein Folgeangebot an und vermerken Sie die Änderung.
Abgelaufene Angebote nicht „heimlich verlängern“, sondern nachfassen oder neu ausstellen.
Wie kalkuliere ich Positionen mit dem Kalkulator?
Der Kalkulator (unter Artikel / Kalkulator) rechnet Materialien, Zeiten und Zuschläge in Verkaufspreise. Übernommene Positionen landen im Angebot. Änderungen an der Kalkulation später nicht vergessen ins Angebot zu übernehmen, wenn der Preis noch nicht versendet ist.
Für wiederkehrende Leistungen legen Sie fertige Artikel oder Vorlagen an, statt jedes Mal neu zu kalkulieren.
Wie arbeite ich mit Nachfassern und offenen Angeboten?
Offene Angebote, die länger liegen, erscheinen u. a. im Dashboard (Follow-ups), sofern Ihre Rolle das Widget sehen darf. Setzen Sie ein Wiedervorlagedatum und notieren Sie den letzten Kontakt im Kundendossier.
Eine höfliche Nachfrage vor Ablauf der Gültigkeit erhöht die Abschlussquote. Nach Ablehnung den Status setzen, damit die Pipeline nicht künstlich voll bleibt.
Was ist die Win-Rate?
Die Win-Rate zeigt, welcher Anteil der Angebote im Zeitraum angenommen (gewonnen) wurde. Sie hilft, Vertrieb und Preise zu beurteilen — keine Buchhaltungskennzahl.
Damit die Zahl stimmt, müssen Status gepflegt sein: angenommen, abgelehnt, abgelaufen. Offene Dauerbrenner ohne Status verfälschen das Bild.
Kann ich Angebote mit Lieferschein oder Auftragsbestätigung kombinieren?
Ja. Aus dem Vertriebsfluss können Auftragsbestätigungen und Lieferscheine entstehen, bevor oder während der Rechnung. Der Kunde und die Positionen bleiben dieselben Stammdaten.
Lieferscheine dokumentieren die Übergabe, die Rechnung die Forderung. Nicht jeden Lieferschein automatisch als bezahlt betrachten.
Wie hinterlege ich Zahlungsbedingungen und Skonto im Angebot?
Zahlungsziel, Skonto und Hinweise stehen in den Belegkopf- bzw. Fußdaten und können kundenspezifisch vorbelegt sein. Was im Angebot steht, sollte zur späteren Rechnung passen — sonst gibt es Diskussionen beim Zahlungseingang.
Standardtexte pflegen Sie zentral, Ausnahmen am einzelnen Beleg.
Warum kann ich kein Angebot anlegen?
Es fehlt das Recht „Angebote / Schreiben“, oder Sie sind nur als Leser eingetragen. Ohne Leserecht sehen Sie den Bereich gar nicht. Bitten Sie die Administration um die passende Rolle.
Ein fehlender Kunde ist kein Rechteproblem: Legen Sie den Kontakt zuerst im CRM an oder importieren Sie die Liste.
Kann der Kunde das Angebot im Portal annehmen?
Im Kundencenter sieht der Kontakt seine Angebote. Die Annahme im Portal setzt voraus, dass der Zugang existiert und das Angebot dort sichtbar ist. Nach der Annahme aktualisiert sich der Status in Colex.
Nicht jeder Betrieb schaltet die Online-Annahme frei. Alternativ reicht eine Mail oder ein unterschriebenes PDF — den Status dann intern setzen.
Wie vermeide ich Preisabweichungen zwischen Angebot und Rechnung?
Erzeugen Sie die Rechnung aus dem Angebot, statt Positionen erneut abzutippen. Katalogpreise und Steuersätze vorher prüfen. Rabatte klar als eigene Position oder Rabattzeile führen.
Wenn sich der Umfang ändert, neues Angebot oder Nachtragsangebot — nicht die alte PDF „im Kopf“ weiterverwenden.
Kann ich Angebote kopieren oder als Vorlage nutzen?
Ja. Kopieren Sie ein ähnliches Angebot und passen Sie Kunde, Mengen und Datum an. Für Standardleistungen sind Artikel und Kalkulator-Vorlagen nachhaltiger als Dutzende Kopien.
Beim Kopieren Steuer, Gültigkeit und Anrede prüfen — die stammen sonst vom alten Vorgang.
Wo sehe ich alle Angebote eines Kunden?
Im Kundendossier und im Archiv mit Filter auf den Kontakt. Dort hängen Angebote, Rechnungen, Mails und Notizen zusammen. Vor einem Gespräch reicht oft dieser eine Blick.
Globale Suche findet Belege zusätzlich über Nummer und Namen, sofern Sie das Recht dazu haben.