XRechnung oder ZUGFeRD: So wählen Sie das richtige E-Rechnungsformat für Ihr KMU

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle – mit Übergangsregelungen bis dahin. Doch welche Formate sind überhaupt erlaubt? Und worin unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD? Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, zeigt, welches Format für Ihr KMU passt, und wie Sie beide Formate GoBD-konform in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

Warum E-Rechnungen für KMU jetzt Pflicht sind

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist kein optionaler Trend, sondern gesetzliche Vorgabe. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle – unabhängig von Größe oder Branche. Der Hintergrund: Die Digitalisierung soll Prozesse beschleunigen, Fehlerquellen reduzieren und die Nachverfolgbarkeit verbessern. Gleichzeitig müssen die Formate bestimmte technische und rechtliche Anforderungen erfüllen.

Doch nicht jede digitale Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung. Reine PDF-Rechnungen oder per E-Mail versendete Excel-Listen gelten nicht als E-Rechnung. Erlaubt sind nur Formate, die die EU-Richtlinie 2014/55/EU und das deutsche Umsatzsteuergesetz erfüllen. Dazu zählen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931). Beide Formate sind strukturiert und maschinenlesbar – ein entscheidender Vorteil für die automatisierte Verarbeitung.

XRechnung und ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

Beide Formate dienen dem strukturierten Rechnungsaustausch, unterscheiden sich jedoch in Aufbau, Verbreitung und Einsatzgebiet. Hier die zentralen Unterschiede:

1. Struktur und Aufbau

• XRechnung: Ein rein XML-basiertes Format, das ausschließlich für den elektronischen Datenaustausch entwickelt wurde. Es enthält alle Rechnungsdaten in einem standardisierten XML-Schema (UBL 2.1 oder CII). XRechnung ist besonders für den öffentlichen Sektor und große Unternehmen relevant, da es keine visuelle Darstellung enthält – die Rechnung wird erst durch eine separate Software lesbar.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl strukturierte Daten (XML) als auch eine visuelle Darstellung (PDF) kombiniert. Die XML-Daten sind in das PDF eingebettet und enthalten alle relevanten Rechnungsinformationen. ZUGFeRD ist damit sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. Es eignet sich besonders für KMU, die eine einfache Handhabung und eine klare visuelle Darstellung benötigen.

2. Verbreitung und Akzeptanz

XRechnung ist das Standardformat für den öffentlichen Sektor in Deutschland. Viele Behörden verlangen Rechnungen ausschließlich im XRechnung-Format. ZUGFeRD hingegen ist weiter verbreitet im B2B-Bereich und wird von vielen mittelständischen Unternehmen und Steuerberatern genutzt. Beide Formate sind jedoch GoBD-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

3. Technische Anforderungen

• XRechnung: Erfordert eine Software, die XML-Dateien verarbeiten kann. Die Rechnung wird als reine XML-Datei versendet und muss separat visualisiert werden.
• ZUGFeRD: Kann direkt als PDF geöffnet und gelesen werden. Die strukturierten Daten sind im Hintergrund eingebettet und werden von vielen Buchhaltungsprogrammen automatisch ausgelesen.

4. Archivierung und GoBD

Beide Formate müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet: Die Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert und jederzeit nachvollziehbar sein. Colex unterstützt beide Formate und ermöglicht eine GoBD-konforme Ablage, bei der Änderungen protokolliert und die Originaldaten erhalten bleiben. Wichtig: Die organisatorische Verantwortung für die Verfahrensdokumentation liegt beim Nutzer – die Software stellt nur die technischen Voraussetzungen bereit.

Wann Sie XRechnung nutzen sollten – und wann ZUGFeRD

Die Wahl des richtigen Formats hängt von Ihren Kunden, Ihrer Branche und Ihren internen Prozessen ab. Hier eine Entscheidungshilfe:

Nutzen Sie XRechnung, wenn …

• Sie häufig mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten (z. B. Behörden, Kommunen).
• Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Steuerberater XML-basierte Formate bevorzugt.
• Sie bereits eine Lösung für die Visualisierung von XML-Rechnungen einsetzen.
• Sie eine hohe Automatisierung benötigen, z. B. für die direkte Weiterverarbeitung in ERP-Systemen.

Nutzen Sie ZUGFeRD, wenn …

• Sie vor allem mit mittelständischen Unternehmen oder Privatkunden arbeiten.
• Sie eine einfache Handhabung und eine klare visuelle Darstellung bevorzugen.
• Ihre Mitarbeiter Rechnungen direkt als PDF öffnen und prüfen sollen.
• Sie eine Lösung suchen, die sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.

Tipp: Viele Unternehmen nutzen beide Formate parallel – z. B. ZUGFeRD für den Versand an Kunden und XRechnung für den Empfang von Behörden. Prüfen Sie, welche Formate Ihre wichtigsten Geschäftspartner akzeptieren, und passen Sie Ihre Prozesse entsprechend an.

Typische Fehler bei der E-Rechnungs-Erstellung vermeiden

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt neue Herausforderungen mit sich. Diese Fehler treten besonders häufig auf – und wie Sie sie vermeiden:

1. Falsches Format gewählt

Fehler: Eine PDF-Rechnung wird als E-Rechnung versendet, obwohl sie nicht strukturiert ist.

Lösung: Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungssoftware das gewünschte Format (XRechnung oder ZUGFeRD) unterstützt. Prüfen Sie vor dem Versand, ob die Rechnung die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt.

2. Fehlende Pflichtangaben

Fehler: Rechnungen enthalten nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben (z. B. Steuernummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung).

Lösung: Nutzen Sie eine Rechnungssoftware, die die Pflichtangaben automatisch prüft und ergänzt. Prüfen Sie die Pflichtangaben vor dem Versand.

3. Nicht GoBD-konform archiviert

Fehler: Rechnungen werden einfach in einem Ordner gespeichert oder als ZIP-Datei abgelegt. Änderungen sind nicht nachvollziehbar.

Lösung: Nutzen Sie eine revisionssichere Ablage, die Änderungen protokolliert und die Originaldaten erhält. Colex bietet eine GoBD-konforme Archivierung für beide Formate .

4. Medienbrüche im Prozess

Fehler: Rechnungen werden per E-Mail versendet, dann manuell in die Buchhaltung übertragen und schließlich als PDF archiviert.

Lösung: Automatisieren Sie den Prozess, indem Sie Ihre Rechnungssoftware mit Ihrer Buchhaltung verknüpfen. Colex integriert Rechnungen, CRM und Aufgabenverwaltung in einem System – Medienbrüche gehören der Vergangenheit an.

Wie Colex beide Formate unterstützt und Abläufe vereinfacht

Colex ist keine separate E-Rechnungs-Software, sondern eine All-in-One-Lösung, die Rechnungen, CRM, Aufgabenverwaltung und Buchhaltung in einem System vereint. Das bedeutet für Sie:

• Unterstützung beider Formate: Colex ermöglicht den Versand und Empfang von XRechnung und ZUGFeRD – ohne zusätzliche Tools oder manuelle Umwandlung.

Sie möchten mehr über die E-Rechnungsfunktionen in Colex erfahren? Erfahren Sie hier, wie Colex Ihre E-Rechnungsprozesse vereinfacht.