WAKON

WAKON ist das Branchenpaket für Sicherheitsdienste in Colex: Disposition (Objekte, Aufträge, Schichten, Cockpit), Wach-App mit Check-in und Funk, Berichte, Partner und Kundentransparenz – plus alle Colex-Module (Finanzen, CRM, Team, …) in einem Mandanten. Paketpreis ab 249 €/Monat zzgl. MwSt., 5 Benutzer inklusive. Ohne die jeweiligen WAKON-Modulrechte sehen Sie Menüpunkte und Daten nicht.

Typische Reihenfolge: Kunde im CRM anlegen → Wachobjekt mit Adresse, Check-in-Art und Totmann → Einsatzauftrag mit Bedarf und Lohngruppe → Schichten in der Wochen- oder Serienplanung besetzen → Wache tritt per App an und dokumentiert. Erst Stammdaten und Check-in sauber, dann Planung – sonst fehlen Antritt und Lage im Cockpit.

Das Cockpit ist die Tageslage für Disposition und NSL: KPI-Leiste (Besetzung, offene Schichten, VIP), Handlungsbedarf in Themen-Queues (Totmann, Antritt, Qualität, Inventar, Börse, Compliance), Live-Liste „Jetzt im Dienst“ sowie Karte und Radar für offene Schichten. Wer nur Lesen hat, sieht die Lage; Umbesetzen und Börse annehmen braucht Schreibrechte auf Schichten bzw. die passende Aktion.

Unter Objekte Standort anlegen, CRM-Kunde zuordnen, Typ wählen (Objektschutz, Revier, Empfang, …), Adresse aus der Vorschlagsliste setzen. Pro Objekt Check-in-Art (GPS, NFC, QR – einzeln oder kombiniert), Radius und Totmann-Intervall konfigurieren. NFC-/QR-Tags binden Teamleiter oft über Feld-Setup – dafür reicht das Recht „Feld-Setup“, ohne volle Objekt-Stammdatenrechte.

Der Auftrag ist die vertragliche Leistung (Kunde + Objekt + Typ, Satz, Zeitraum, Personalbedarf). Die Schicht ist der konkrete Einsatztermin (wer, wann, wo) auf Basis dieses Auftrags. Ohne aktiven Auftrag fehlt der Rahmen für Planung und spätere Abrechnung; ohne Schicht gibt es keinen Antritt in der App.

In der Planung sehen Sie ein Raster Objekt × Tag. Wochenansicht für die Feinbesetzung, Monatsansicht für den Überblick. Serien legen wiederkehrende Schichten über einen Zeitraum an und lassen sich später gemeinsam bearbeiten. Statusfarben: besetzt, offen, Börse. Filter nach Kunde und Objekt halten große Betriebe übersichtlich.

Disponenten stellen offene Schichten in die Börse. Wachleute sehen Angebote in der App und bewerben sich. Annahme oder Ablehnung erfolgt im Cockpit oder in der Planung. Die Schicht bleibt als „Börse“ sichtbar, bis sie besetzt ist – so verschwinden Lücken nicht in Excel-Listen.

WAKON plant und dokumentiert Sicherheitsdienste: Objekte, Schichten, Check-in, Funk, Wachberichte. TimeHub ist die allgemeine Arbeitszeiterfassung (Soll/Ist, Freigabe, Urlaub) für den Büro- und Teamalltag. Beides kann parallel laufen; Wach-Schichten sind kein Ersatz für TimeHub-Monatsabschluss – und umgekehrt.

Am Objekt hinterlegte Check-in-Art gilt: GPS (mit Geofence), NFC-Tag, QR-Code oder Kombinationen. Antritt, Pause und Dienstende laufen in der Android-App (iOS über mobile Browser-Ansicht; native iOS-App demnächst). Fehlender oder verspäteter Antritt landet als Handlungsbedarf „Antritt“ im Cockpit.

Unter NFC-Setup gibt es einen A4-PDF-Bogen (12 Sticker à 7×7 cm) mit optionalem Firmenlogo zum Selbstdruck. Professionell: Sticker mit matt laminierter Schutzfolie direkt über Stripe bestellen (Lieferzeit bis zu 10 Werktage) — nur mit dem Recht „Wakon · NFC-Sticker bestellen“, nicht über NFC-Setup/Teamleiter allein. NFC-Tags (M3, 2,5 cm) optional dazu. Nach erfolgreicher Zahlung erhalten Sie eine Bestellbestätigung per E-Mail; die Produktion startet automatisch.

Push-to-Talk in der App verbindet Wache und Desk; die Leitstelle kann mithören und optional Funk ins Wachbuch transkribieren lassen. Wachberichte entstehen aus Stichworten, Diktat oder Foto – die KI liefert einen deutschen Entwurf inkl. Übersetzung aus Fremdsprachen. Berichte prüfen und freigeben bleibt Aufgabe der zuständigen Rolle – die KI ersetzt keine Freigabe.

Leitstellen-Ansichten für Alarme, Meldepflicht-Themen, Totmann-Quittierung und das Wachbuch (inkl. Einträge aus Funk). Export für Totmann-Compliance und Nachweise ist vorgesehen. Ohne Recht auf Berichte bzw. die jeweiligen Monitore bleiben die Menüpunkte unsichtbar.

Colex-Kundencenter: white-label Portal mit Ihrem Logo für Angebote, Rechnungen, Dateien und Einsatz-Nachweise – Zugang per Magic-Link. Setcards: eigenes white-label Portal für Personal- und Einsatztransparenz beim Auftraggeber. Belege = Kundencenter; operative Personalkarten = Setcards. Beide können parallel genutzt werden.

Beendete Dienste werden mit Lohngruppen und Zuschlägen (Nacht, Sonntag, Feiertag) ausgewertet und als CSV für Steuerberater/DATEV exportiert. Parallel können dieselben Dienste die Kundenabrechnung in Colex speisen. Das ist lohnvorbereitend – keine vollständige Gehaltsabrechnung und kein Ersatz für Lohnbüro oder Steuerberater.

Subunternehmer und Fremdkräfte werden eingeladen; Partner sehen freigegebene Einsätze im Partner-Portal und können Leistungsscheine aus geleisteten Diensten nutzen. Fremdkraft-Logins sind bewusst eingeschränkt. Recht „Subunternehmer“ steuert Verwaltung; Partner sehen nur das, was freigegeben ist – keine fremden Mandantendaten.

Rollen steuern WAKON feinkörnig (Objekte, Aufträge, Schichten, Berichte, Inventar, Funk, Chat, Setcards, Feld-Setup). Fehlt Lesen auf dem Modul, erscheint weder Nav noch Inhalt. Filter, inaktive Objekte oder falscher Mandant wirken zusätzlich. Administration um die passende Rolle bitten – UI-Hide ist Absicht, kein Bug.

Bei der Besetzung zeigt WAKON Hinweise zur ArbZG-Mindestruhe und Soft-Warnungen bei drohender Überlastung. VIP-/Named-Shifts können eine Freigabe aus dem Cockpit brauchen. Hinweise unterstützen die Disposition – sie ersetzen keine arbeitsrechtliche Beratung oder Ihren Betriebsprozess.

Android-Geräte mit der Wach-App für den vollen Funktionsumfang (Check-in, Route, Funk, Bericht, Chat). iOS nutzt vorerst die mobile Browser-Ansicht. NFC/QR setzen passende Tags bzw. gedruckte Bögen am Objekt voraus (Feld-Setup). Desk und Disposition arbeiten am Computer; die Tageslage im Cockpit ist dort am klarsten.

Kunde und Belege bleiben in Colex. Aufträge und geleistete Dienste speisen die Kundenabrechnung; Angebote und Rechnungen entstehen im selben Login. Das Kundencenter zeigt freigegebene Belege mit Ihrem Logo. Ohne Finanz-Modulrechte sehen Sie Rechnungen nicht – Disposition bleibt davon unabhängig nutzbar, soweit Ihre WAKON-Rechte reichen.