SafeBox

SafeBox ist der Tresor für Zugangsdaten, PINs und Geheimnisse Ihres Teams. Das Passwort jedes Eintrags wird verschlüsselt gespeichert, die Einträge sind nach Firmen getrennt und durch Rechte geschützt. Keine Zettel, keine Chat-Nachricht mit dem Admin-Passwort. Recht „SafeBox / Lesen“ zum Sehen freigegebener Einträge, Schreiben zum Anlegen, Löschen extra.

SafeBox öffnen, Neu, Art wählen (Login, E-Mail, Karte oder Notiz), Titel (z. B. „Hoster Login“), Benutzername, Passwort, optional Link und Notiz. Speichern. Klare Titel helfen anderen, den Eintrag zu finden. Nur das Passwortfeld wird verschlüsselt. Schreiben Sie Geheimnisse deshalb in das Passwortfeld, nicht in die Notiz.

Das legen Sie bei jedem Eintrag über die Sichtbarkeit fest: „Alle (Team)“ sehen alle mit SafeBox-Leserecht, „Nur ich“ sehen nur Sie, oder Sie wählen einzelne Teammitglieder aus. Ordner haben dieselben drei Möglichkeiten. Bei Personalwechsel Freigaben prüfen und Personen aus ausgewählten Einträgen entfernen.

Im Eintrag auf „Generator“ klicken — SafeBox setzt ein zufälliges Passwort ein. Länge (8 bis 64 Zeichen) und ob Sonderzeichen dabei sein sollen, stellen Sie in den SafeBox-Einstellungen unter „Passwort-Generator“ ein. Das neue Passwort muss parallel beim Zieldienst geändert werden — sonst ist der Tresor aktuell und der Dienst nicht. Nicht das generierte Passwort zusätzlich in einer Mail „zur Sicherheit“ verschicken.

Colex warnt, wenn ein gespeichertes Passwort in bekannten Datenlecks vorkommt. Prüfen können Sie im Eintrag („Leak-Check“), für alle Einträge über den Leak Scanner oder automatisch einmal pro Woche bzw. Monat (in den SafeBox-Einstellungen). Dafür schickt Colex nur die ersten 5 Zeichen eines Prüfwerts (SHA-1-Hash) des Passworts an den Dienst „Have I Been Pwned“ — das Passwort selbst verlässt Colex nicht. Bei einem Treffer: Passwort beim Dienst ändern, Eintrag aktualisieren, Wiederverwendung vermeiden. Das Dashboard-Widget „SafeBox Sicherheit“ sehen nur Berechtigte.

Ja, das Passwortfeld jedes Eintrags wird verschlüsselt gespeichert. Titel, Benutzername, Link und Notizen werden dagegen nicht verschlüsselt — legen Sie dort keine Geheimnisse ab. Die Übertragung läuft über HTTPS. Andere Colex-Kunden haben keinen Zugriff auf Ihre Einträge. Schützen Sie trotzdem Ihre Colex-Anmeldung: starkes Passwort, Zwei-Faktor-Anmeldung nutzen, Sitzungen nicht auf fremden Rechnern offen lassen.

Genau dafür ist SafeBox da. Sichtbarkeit setzen, die Person öffnet den Eintrag selbst. Kopieren in die Zwischenablage bewusst und kurz — Clipboard-Historien auf gemeinsam genutzten PCs sind ein Risiko. Chat, Mail und Task-Kommentare sind der falsche Ort für Geheimnisse.

Colex-Zugang deaktivieren, SafeBox-Freigaben prüfen, alle geteilten Dienst-Passwörter ändern, die die Person kennen konnte. Dashboard auf Leak-Hinweise prüfen. Nur den User zu deaktivieren, ohne Passwörter zu ändern, reicht nicht.

SafeBox ist für Betriebsgeheimnisse des Mandanten gedacht. Private Logins gehören nicht in die Firma — und Firmenlogins nicht in den privaten Manager auf dem Privattelefon ohne Freigabekonzept. Im Zweifel: betrieblich ja, privat nein.

Ja. Legen Sie Ordner an, zum Beispiel pro Kunde, Server oder Tool. Jeder Ordner hat eine eigene Sichtbarkeit. Dazu helfen Favoriten und die Suche. Eine einheitliche Benennung (Dienst – Umgebung – Rolle) spart Suchzeit. „Login1“, „neu“, „wichtig!!!“ sind keine Strategie.

Nein, SafeBox speichert keine älteren Versionen eines Eintrags. Ein überschriebenes Passwort lässt sich nur beim Dienst selbst zurücksetzen (Passwort vergessen). Deshalb Änderungen bewusst speichern. Vier-Augen bei kritischen Admin-Zugängen: nicht allein überschreiben ohne Notiz.

Plugin aus, Tarif ohne SafeBox, oder fehlendes Recht passwords/Lesen. Das Leak-Widget auf dem Dashboard ist ebenfalls geschützt. Anfragen an die Administration, nicht an Kolleginnen um „mal schnell das Passwort“.

Über die Kopieren-Aktion am Eintrag, einfügen, wo es hingehört. Colex leert die Zwischenablage nicht automatisch — überschreiben Sie sie danach, wenn möglich. Nicht in Screenshots, Tickets oder Chat spiegeln. Bildschirmfreigabe im Support: SafeBox vorher schließen.

Sorgen Sie selbst vor: Mindestens zwei voneinander unabhängige Personen brauchen Zugang zu den kritischen Einträgen (und zum Colex-Admin). Einträge mit „Nur ich“ sieht sonst niemand. Den Ablauf intern aufschreiben — nicht das Passwort auf Papier unter die Tastatur.