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All-in-One für KMU
Rechnungen, Buchhaltung & Team in einer Software.
GoBD-konformes Arbeiten leicht gemacht: Finanzen, Buchhaltung, CRM und Teamarbeit in einem System – für Handwerk, Agenturen und Dienstleister.
Umsatz, offene Posten und Team – auf einen Blick.
- GoBD-Ready
- Hosting in Deutschland
- DSGVO-orientiert
GoBD-Ready
Colex bietet alle technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Belegablage nach den Richtlinien der GoBD.
Alles in einer Software
Finanzen, CRM, Team und Kommunikation – ohne Tool-Wechsel und ohne doppelte Pflege.
Alles miteinander verknüpft
Kunde, Angebot, Rechnung, Zahlung und Aufgabe hängen am selben Vorgang zusammen.
GoBD
Ready
1
Software für alles
30
Tage kostenlos testen
DE
Hosting in Deutschland
Funktionen
Alles, was Ihr Tagesgeschäft braucht
Von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung – GoBD-konformes Arbeiten in einer Software, durchgängig verknüpft.
Angebote & Rechnungen
Professionelle Dokumente erstellen, versenden und als PDF exportieren. E-Rechnungen im XRechnung-Format inklusive.
Alle Modul-Funktionen →Aufträge, Mahnungen & mehr
Aufträge mit Abschlägen, Mahnwesen, Gutschriften und Lieferscheine – direkt mit dem Vorgang verknüpft.
Alle Modul-Funktionen →Kunden-CRM
Kontakte, Dossiers und Kommunikationshistorie an einem Ort. Import und strukturierte Kundenpflege.
Alle Modul-Funktionen →Lieferanten & Kontakte
Kunden und Lieferanten zentral verwalten – Grundlage für Belege, Banking und Eingangsrechnungen.
Alle Modul-Funktionen →Eingangsrechnungen
Belege erfassen oder optional aus dem Postfach – mit Auto-Abgleich zu passenden Abbuchungen.
Alle Modul-Funktionen →Banking & Kassenbuch
Konten verbinden, Zahlungen abgleichen, Kassenbuch führen und offene Posten zuordnen.
Alle Modul-Funktionen →Buchhaltung & Auswertungen
Journal, offene Posten, USt/GuV/EÜR und DATEV-Export – verknüpft mit Belegen und Banking.
Alle Modul-Funktionen →Aufgaben & Kalender TaskFlow
Kanban-Boards, Fristen, Google-Kalender-Anbindung und Automatisierungen für Ihr Team.
Alle TaskFlow-Funktionen →Zeiterfassung TimeHub
Arbeitszeiten projektbezogen erfassen – transparent für Mitarbeitende und Führung.
Alle TimeHub-Funktionen →E-Mail Postfach MailDock
IMAP-Postfächer direkt in der App – E-Mails lesen, beantworten und Kunden zuordnen.
Alle MailDock-Funktionen →Google Bewertungen TrustBase
Bewertungen im Blick behalten und schneller auf Kundenfeedback reagieren.
Alle TrustBase-Funktionen →Team & Rollen
Feingranulare Berechtigungen pro Modul – Lesen, Schreiben, Löschen für jeden Nutzer.
Alle Modul-Funktionen →Passwort-Tresor SafeBox
Geteilte Zugangsdaten sicher im Team verwalten – ohne Excel-Listen.
Alle SafeBox-Funktionen →Noch mehr Module
Funktionen, die Ihren Alltag abrunden
KI-Assistent & Support
Integrierter Support-Chat mit KI-Vorqualifizierung – Hilfe direkt in der Anwendung.
Dashboards
Übersichten für Geschäftsführung und Mitarbeitende – KPIs und offene Vorgänge auf einen Blick.
Kundenimport
Bestehende Kontaktdaten per Import übernehmen – ideal beim Wechsel von anderer Software.
Briefpapier & Vorlagen
Individuelles Briefpapier und Dokumentenvorlagen für Angebote und Rechnungen.
Daten-Export
Einstellungen und Stammdaten exportierbar – volle Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten.
Zusammenspiel
Alles miteinander verknüpft – nicht nur nebeneinander
In Colex referenzieren sich Module gegenseitig: Ein Klick vom Kunden zur Rechnung, von der Rechnung zur Zahlung, von der Zahlung zur Aufgabe. Kein Copy-Paste, keine doppelte Pflege.
1
Kontakt anlegen
Kunde oder Lieferant wird zur zentralen Drehscheibe.
2
Angebot erstellen
Direkt aus dem Kundendossier – Positionen und Kalkulation inklusive.
3
Rechnung & E-Rechnung
Aus dem Angebot werden Rechnung und XRechnung – ohne Neuerfassung.
4
Zahlung zuordnen
Bankumsätze werden dem Beleg zugeordnet – offene Posten schließen sich.
5
Aufgabe & E-Mail
Follow-ups und Mailverlauf hängen am selben Kunden und Vorgang.
Progressive Web App (PWA)
Als Desktop-App installieren
Colex lässt sich im Browser wie eine native App auf Windows, macOS und Linux installieren – eigenes Fenster, Icon in der Taskleiste, schneller Zugriff ohne Tabs.
Desktop-Benachrichtigungen
Team-Events direkt auf dem Desktop: neue Aufgaben, Zuweisungen, Kommentare und Fristen – auch wenn das Fenster minimiert ist.
Mit Ton
Optional mit akustischem Signal, damit Sie nichts Wichtiges verpassen (in den Einstellungen steuerbar).
Autostart beim Systemstart
Optional per Autostart: colex öffnet sich automatisch beim Hochfahren von PC oder Laptop – Sie vergessen den Start nicht und verpassen keine Aufgaben, Termine oder Benachrichtigungen.
Schnellstart
Ein Klick vom Desktop – ohne Browser-Adresszeile, ohne Ablenkung.
Colex
Neue Aufgabe zugewiesen
„Angebot nachfassen" – Müller GmbH
Colex
Kommentar im Team
Lisa: „Bitte bis Freitag prüfen"
Chrome / Edge: Symbol „Installieren" in der Adressleiste oder Menü → „App installieren"
Safari (macOS): Teilen → „Zum Dock hinzufügen"
So funktioniert's
Vom Angebot zur Zahlung – in drei Schritten
Kein Daten-Chaos zwischen Excel, E-Mail und Buchhaltung. Colex führt Ihre Vorgänge durchgängig – für mehr Tempo und weniger Fehler.
-
01
Kunde anlegen
Kontaktdaten, Notizen und Historie im CRM – als Basis für jeden Vorgang.
-
02
Angebot & Rechnung
Dokumente mit Ihrem Briefpapier erstellen, versenden und nachverfolgen.
-
03
Zahlung & Abschluss
Bankumsätze zuordnen, Eingangsrechnungen buchen und den Vorgang abschließen.
Warum Teams Colex wählen
-
Einheitliche Oberfläche
Kein Wechsel zwischen fünf verschiedenen Tools – alles unter einem Dach.
-
Individuelle Module
Nur aktivieren, was Sie brauchen. Skalierbar mit Ihrem Wachstum.
-
Schneller Einstieg
Webbasiert, kein Installationsaufwand. Ein Login, sofort loslegen.
-
Deutscher Anbieter
Betrieben von Colex Werbeagentur mit Sitz in Deutschland.
Sicherheit
Ihre Daten. Ihre Kontrolle.
Colex ist mandantenfähig aufgebaut: Jede Organisation arbeitet in einem eigenen, abgeschotteten Bereich. Zugriffe werden über Rollen gesteuert – Lesen, Schreiben und Löschen lassen sich pro Modul festlegen.
Datenschutzerklärung lesenHosting in Deutschland
Betrieb mit Fokus auf deutsche Rechenzentren und Anbieter aus Deutschland.
100 % rechtskonform
DSGVO-orientierte Verarbeitung, Impressum und Verträge nach deutschem Recht.
100 % sichere Daten
Mandantentrennung, Rollenrechte und geschützter Zugriff auf alle Module.
Passwort-Tresor
Geteilte Zugangsdaten sicher im Team verwalten – ohne Excel-Listen.
Preise
Transparente Tarife für Ihr Team
Keine versteckten Seat-Gebühren – 30 Tage kostenlos testen.
Starter
Vollständige Finanzen plus CRM und Aufgaben.
€
69
/ Monat
€690 jährlich 2 Mon. gratis
Enthalten
- Vollständige Finanzen – Belege, Banking, Buchhaltung & GoBD
- Kunden-CRM & Kundenimport
- Aufgaben & KanbanTaskFlow
- Rollen & Berechtigungen
- Hosting in Deutschland
Professional
Team-Alltag: E-Mail und Zeiterfassung am Kunden und Vorgang.
€
99
/ Monat
€990 jährlich 2 Mon. gratis
Alles aus Starter
inkl. aller Funktionen darunter
Zusätzlich
MailDock
E-Mail-Postfach
TimeHub
Zeiterfassung
Business
Wachstum & Absicherung – Tresor und Bewertungen.
€
129
/ Monat
€1.290 jährlich 2 Mon. gratis
Alles aus Professional
inkl. aller Funktionen darunter
Zusätzlich
SafeBox
Passwort-Tresor
TrustBase
Google-Bewertungen
Alle Preise zzgl. MwSt. · 30 Tage kostenlos testen
Benötigen Sie mehr als 5 Nutzer?
+ €6,00 / Monat pro zusätzlichem Benutzer.
Feature-Übersicht
Alle Funktionen im Detail
Tarifvergleich pro Modul – wählen Sie einen Bereich, um die Details zu sehen.
| Funktion | Starter 69 €/Monat | Professional 99 €/Monat Beliebt | Business 129 €/Monat |
|---|
Angebote, Rechnungen & Belege Dokumente erstellen, versenden und revisionssicher ablegen – inklusive E-Rechnung. Alle Funktionen ansehen →
| Angebote, Rechnungen, Gutschriften & Lieferscheine | ✓ | ✓ | ✓ |
| Aufträge, Abschläge & Schlussrechnungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mahnwesen mit Stufen und Batch | ✓ | ✓ | ✓ |
| E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD) | ✓ | ✓ | ✓ |
| PDF-Export mit individuellem Briefpapier | ✓ | ✓ | ✓ |
| Positionskalkulation und Textbausteine | ✓ | ✓ | ✓ |
| Statusverfolgung (Entwurf, versendet, bezahlt) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Verknüpfung mit Bankumsätzen und offenen Posten | ✓ | ✓ | ✓ |
| GoBD-konformes Arbeiten: Festschreiben und Protokoll | ✓ | ✓ | ✓ |
Wiederkehrende Rechnungen Abo-Rechnungen am Kundenkonto – Rechnungen erzeugen und Beträge vollautomatisch per SEPA abbuchen. Alle Funktionen ansehen →
| Wiederkehrende Rechnung direkt am Kunden mit IBAN und SEPA-Mandat | ✓ | ✓ | ✓ |
| Folgerechnungen automatisch im Intervall erzeugen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Beträge vollautomatisch vom Kunden abbuchen lassen | ✓ | ✓ | ✓ |
| SEPA-Lastschrift als Zahlungsmethode auf dem Beleg | ✓ | ✓ | ✓ |
| Berechnungszeitraum-Text optional auf der Rechnung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Abbuchung und Zahlungseingang im Banking nachverfolgen | ✓ | ✓ | ✓ |
Kunden, Lieferanten & CRM Alle Kontakte zentral – als Basis für jeden Vorgang in der Software. Alle Funktionen ansehen →
| Kunden- und Lieferantenverwaltung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kundendossier mit Notizen und Historie | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kundenimport beim Systemwechsel | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zuordnung von E-Mails und Dokumenten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Strukturierte Kontaktdaten und Ansprechpartner | ✓ | ✓ | ✓ |
| Übersicht offener Vorgänge pro Kunde | ✓ | ✓ | ✓ |
| Schnellsuche über alle Kontakte | ✓ | ✓ | ✓ |
Eingangsrechnungen Eingehende Belege erfassen und dem passenden Vorgang zuordnen. Alle Funktionen ansehen →
| Eingangsrechnungen erfassen und prüfen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Optional: Belege aus verbundenem Postfach (MailDock) übernehmen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zuordnung zu Lieferanten und Vorgängen | ✓ | ✓ | ✓ |
| E-Mails nach Rechnungen und Belegen durchsuchen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Passende Abbuchungen erkennen und automatisch verknüpfen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Weniger Medienbrüche zur Buchhaltung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Durchgängige Verknüpfung mit Banking | ✓ | ✓ | ✓ |
Banking & Kassenbuch Konten, Zahlungen und Kassenbuch – Finanzen im Griff. Alle Funktionen ansehen →
| Bankkonten anbinden und Umsätze importieren | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zahlungen Belegen zuordnen (Matching) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kassenbuch führen und exportieren | ✓ | ✓ | ✓ |
| Unzugeordnete Umsätze gesondert bearbeiten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Offene Posten schließen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Teilzahlungen und Rest in OPOS | ✓ | ✓ | ✓ |
| Export für Steuerberater / Buchhaltung | ✓ | ✓ | ✓ |
Buchhaltung & Auswertungen Journal, OPOS, Steuerauswertungen und DATEV – gebuchte Wahrheit aus Belegen. Alle Funktionen ansehen →
| Buchungsjournal aus festgeschriebenen Belegen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Offene Posten (Forderungen & Verbindlichkeiten) | ✓ | ✓ | ✓ |
| USt-, GuV- und EÜR-Auswertungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| DATEV-Export mit Buchungsvorschau | ✓ | ✓ | ✓ |
| Steuerberater-Zugang (nur Lesen) und Export-Paket | ✓ | ✓ | ✓ |
| Perioden und Einrichten-Checkliste | ✓ | ✓ | ✓ |
| Quellenfilter im Journal (z. B. nur Eingang) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Verknüpfung mit Banking und Mahnwesen | ✓ | ✓ | ✓ |
Aufgaben & Kalender TaskFlow Teamarbeit mit Kanban, Fristen und Kalender-Sync. Alle Funktionen ansehen →
| Kanban-Boards und Aufgabenlisten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Fristen, Prioritäten und Zuweisungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Google-Kalender-Anbindung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Automatisierungen bei Statuswechseln | ✓ | ✓ | ✓ |
| Archiv und Papierkorb | ✓ | ✓ | ✓ |
| Aufgaben am Kunden- und Projektkontext | ✓ | ✓ | ✓ |
Zeiterfassung TimeHub Arbeitszeiten transparent erfassen – für Team und Führung. Alle Funktionen ansehen →
| Zeiten projekt- und kundenbezogen buchen | — | ✓ | ✓ |
| Monatsübersicht und Soll-/Ist-Vergleich | — | ✓ | ✓ |
| Freigabe-Workflows für Teams | — | ✓ | ✓ |
| Auswertungen für Geschäftsführung | — | ✓ | ✓ |
| Verknüpfung mit Aufgaben und Projekten | — | ✓ | ✓ |
E-Mail-Postfach MailDock IMAP-Postfächer in der App – ohne ständigen Wechsel zum Mailprogramm. Alle Funktionen ansehen →
| Mehrere E-Mail-Konten (IMAP) | — | ✓ | ✓ |
| E-Mails lesen, beantworten und zuordnen | — | ✓ | ✓ |
| Kunden-Lookup beim Schreiben | — | ✓ | ✓ |
| Entwürfe speichern und weiterbearbeiten | — | ✓ | ✓ |
| Anhänge direkt in der Oberfläche | — | ✓ | ✓ |
| Verknüpfung mit CRM und Vorgängen | — | ✓ | ✓ |
Google-Bewertungen TrustBase Kundenfeedback im Blick – schneller reagieren. Alle Funktionen ansehen →
| Google-Bewertungen zentral anzeigen | — | — | ✓ |
| OAuth-Anbindung an Google Business | — | — | ✓ |
| Übersicht und Bearbeitung im Team | — | — | ✓ |
| Schnellere Reaktion auf negatives Feedback | — | — | ✓ |
| Reputation aktiv im Alltag pflegen | — | — | ✓ |
Passwort-Tresor SafeBox Geteilte Zugangsdaten sicher im Team – ohne Excel-Listen. Alle Funktionen ansehen →
| Zugangsdaten verschlüsselt ablegen | — | — | ✓ |
| Feingranulare Freigabe im Team | — | — | ✓ |
| Keine Weitergabe per Chat oder E-Mail | — | — | ✓ |
| Getrennte Berechtigungen pro Eintrag | — | — | ✓ |
| Ideal für Agenturen und wachsende Teams | — | — | ✓ |
Team, Rollen & HR Nutzer verwalten und Zugriffe pro Modul steuern. Alle Funktionen ansehen →
| Feingranulare Rollen (Lesen / Schreiben / Löschen) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mitarbeiterverwaltung und Teamübersicht | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mandantentrennung je Organisation | ✓ | ✓ | ✓ |
| Berechtigungen pro Modul kombinierbar | ✓ | ✓ | ✓ |
| HR-Dokumente und Teamfunktionen | ✓ | ✓ | ✓ |
| COO- und Mitarbeiter-Dashboards | ✓ | ✓ | ✓ |
Support & KI-Assistent Hilfe direkt in der Anwendung – mit intelligenter Vorqualifizierung. Alle Funktionen ansehen →
| Integrierter Support-Chat | ✓ | ✓ | ✓ |
| KI-gestützte Antworten und Triage | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tickets und Eskalation an das Team | ✓ | ✓ | ✓ |
| Weniger Wartezeit bei Standardfragen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Screenshots und Kontext für Support | ✓ | ✓ | ✓ |
Einstellungen & Daten Briefpapier, Vorlagen und Systemkonfiguration – anpassbar.
| Briefpapier und Dokumentenvorlagen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Einstellungen exportieren und importieren | ✓ | ✓ | ✓ |
| Plugin-Module pro Mandant aktivieren | ✓ | ✓ | ✓ |
| Volle Datenhoheit beim Wechsel | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mandanteneigene Konfiguration | ✓ | ✓ | ✓ |
Desktop-App (PWA) Als Progressive Web App installieren – wie eine native Anwendung auf dem Desktop.
| Installation über Chrome, Edge oder Safari | ✓ | ✓ | ✓ |
| Eigenes App-Fenster und Icon in der Taskleiste | ✓ | ✓ | ✓ |
| Desktop-Benachrichtigungen für Team-Events | ✓ | ✓ | ✓ |
| Benachrichtigungen bei Zuweisungen, Kommentaren und Fristen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Optional mit Ton – in den Einstellungen anpassbar | ✓ | ✓ | ✓ |
| Funktioniert auch bei minimiertem Fenster | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kein App-Store nötig – direkt aus dem Browser | ✓ | ✓ | ✓ |
Sicherheit & Compliance Hosting in Deutschland, DSGVO-orientiert und mandantenfähig.
| Hosting in Deutschland | ✓ | ✓ | ✓ |
| DSGVO-orientierte Prozesse | ✓ | ✓ | ✓ |
| Verschlüsselte Übertragung (HTTPS) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mandantentrennung zwischen Organisationen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Revisionssichere Dokumentenablage – technische Voraussetzungen nach GoBD-Vorgaben | ✓ | ✓ | ✓ |
| Transparente Datenschutzerklärung | ✓ | ✓ | ✓ |
✓ = im Tarif enthalten · — = nicht im Tarif · Alle Preise zzgl. MwSt.
Individuelle Module können je nach Vertrag aktiviert werden. Fragen? support@colex.io
Wechsel
Einfacher Umstieg von Ihrem bisherigen Anbieter
Sie nutzen bereits sevDesk, Lexoffice, FastBill oder ein vergleichbares Tool? Wir begleiten den Wechsel persönlich – mit Datenimport, Einführung und parallelem Betrieb, bis Ihr Team sich sicher fühlt.
Detaillierten Anbieter-Vergleich ansehenHosting in Deutschland
Keine US-Cloud – Ihre Geschäftsdaten bleiben hierzulande.
100 % rechtskonform
Verträge und Datenschutz nach deutschem Recht.
100 % sichere Daten
Verschlüsselte Übertragung, Mandantentrennung, Rollenrechte.
Persönliche Begleitung
Individueller Onboarding statt anonymem Helpdesk.
FAQ
Häufige Fragen
Was kostet Colex?
Die Tarife starten bei 69 €/Monat (zzgl. MwSt.) – jeweils mit 5 Benutzern inklusive. Ab dem 6. Benutzer berechnen wir 6 €/Monat pro zusätzlichem Nutzer. Alle Tarife und Module im Vergleich: Preisübersicht · Feature-Vergleich.
Kann ich von sevDesk, Lexoffice oder FastBill wechseln?
Ja. Wir begleiten den strukturierten Umstieg inklusive Kundenimport und Datenübernahme – ohne Medienbruch. Details im Anbieter-Vergleich.
Unterstützt Colex GoBD-konformes Arbeiten?
Ja. GoBD-konformes Arbeiten leicht gemacht: Colex unterstützt Sie durch strukturierte Prozesse dabei, die Anforderungen des Finanzamts zu erfüllen. Colex bietet alle technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Belegablage nach den Richtlinien der GoBD. Entwickelt nach GoBD-Vorgaben können Rechnungen und Dokumente festgeschrieben werden und bleiben für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar. Hosting in Deutschland, DSGVO-orientierte Prozesse.
Was ist alles in einer Software enthalten?
Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, Aufträge, Mahnwesen, CRM, Banking, Eingangsrechnungen, Buchhaltung (Journal, OPOS, DATEV), Aufgaben (TaskFlow), Zeiterfassung (TimeHub), E-Mail (MailDock) und mehr – je nach Tarif. Übersicht: Alle Funktionen im Vergleich.
Für wen ist Colex gedacht?
Für KMU, Agenturen und Teams, die Angebote, Rechnungen, CRM, Buchhaltung und Zusammenarbeit in einer verknüpften Lösung abbilden möchten – ohne Tool-Chaos zwischen Excel, E-Mail und Buchhaltung.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Ja – Sie testen Colex 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Alle Module sind verknüpft, damit Sie den kompletten Workflow von Angebot über Zahlung bis Buchhaltung erleben.
Hat Colex eine echte Buchhaltung?
Ja. Ab Starter: Journal, offene Posten (OPOS), USt/GuV/EÜR, DATEV-Export und Steuerberater-Zugang – verknüpft mit Rechnungen und Banking. Mehr unter Buchhaltung & Auswertungen.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Hosting in Deutschland – Ihre Daten bleiben in der EU. Mandantentrennung zwischen Organisationen, verschlüsselte Übertragung (HTTPS) und feingranulare Rollenrechte pro Modul.
Brauche ich eine Installation?
Nein – Sie starten direkt im Browser. Optional installieren Sie Colex als Progressive Web App (PWA) auf dem Desktop (Chrome, Edge, Safari) für Benachrichtigungen aus dem Team, optional mit Ton. Mehr: Desktop-App.
Alle Hilfethemen nach Bereich · Weitere Fragen? support@colex.io
Bereit für mehr Überblick?
30 Tage kostenlos testen – GoBD-konformes Arbeiten in einer Software, alles verknüpft.