Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung – dazu Buchhaltung, CRM, Aufgaben, Postfach und Zeiterfassung. Für Agenturen, Handwerk, Beratung, Service und alle Firmen, die Leistungen verkaufen.
Ein Login statt sieben – und jede Information nur einmal erfassen.
Sieben Logins, sieben Abos, Daten an sieben Stellen.Ein Login. Eine Kundenakte.
Vier Bereiche, ein Login. Eine zentrale Plattform, deren Funktionen ineinandergreifen: Jede Information erfassen Sie nur einmal – vom ersten Kontakt bis zur Buchung.
Angebote, Rechnungen und E-Rechnung schreiben, Zahlungen zuordnen und die Buchhaltung mit DATEV-Export führen.
Kundenakte mit Angeboten, Rechnungen, E-Mails und Aufgaben. Dazu ein gemeinsames Postfach für den Service und Google-Bewertungen.
Projekte und Aufgaben als Board oder Liste – direkt mit dem Kunden und der Rechnung verknüpft.
Arbeitszeiten erfassen, Rechte im Team vergeben und Zugangsdaten sicher teilen.
Alle Prozesse sind miteinander verknüpft – deshalb müssen Sie nichts doppelt erfassen.
Dokumente schreiben, versenden und im Blick behalten – in wenigen Klicks. Der Kunde ist schon verknüpft, die Daten kommen von selbst.
Ihr Konto wird automatisch synchronisiert. Eingehende Zahlungen werden Ihren Rechnungen zugeordnet – und der Vorgang schließt sich.
Wer macht was bis wann? Behalten Sie Aufgaben, Kanban-Boards und Kalender im Blick – direkt am Kunden und am Vorgang.
Zwei neue Aufgaben reichen für den Test. Legen Sie jetzt unbegrenzt viele an – mit Ihren eigenen Kunden und Vorgängen.
30 Tage kostenlos testen →Ihre E-Mails landen dort, wo der Kunde liegt. Absender werden automatisch Ihren Kontakten zugeordnet.
Guten Tag, wir möchten Beratung und Umsetzung für unser neues Projekt anfragen. Können Sie uns bis Freitag ein Angebot senden? Start wäre im Oktober.
Fragen Sie zufriedene Kunden mit einem Klick nach einer Google-Bewertung – und antworten Sie direkt aus Colex.
„Schnell, freundlich, top Ergebnis.“
„Alles aus einer Hand. Absolut empfehlenswert!“
„Top Beratung und faire Preise.“
Legen Sie Zugangsdaten verschlüsselt ab und bestimmen Sie, wer sie sehen darf – ohne Excel-Listen und ohne Zettel.
Colex ist Unternehmenssoftware für Dienstleister und Firmen, die Leistungen verkaufen – ein System für alle Prozesse im Büro, ohne teures ERP-Projekt und ohne sieben einzelne Programme.
Sie schreiben Angebote, planen Aufträge, erfassen Zeiten und stellen Rechnungen. Colex verbindet diese Schritte in einem System, damit nichts verloren geht.
Eine KMU-Software für Finanzen, Kunden, Aufgaben und Team – für mehr Effizienz und mit Rollenrechten, damit jeder nur sieht, was er braucht.
All-in-One-Software für KMU →Rechnungen ohne Umsatzsteuer nach § 19 UStG, Belege und Kunden an einem Ort. Wächst mit, wenn das Team größer wird.
Software für Kleinunternehmer →Ehrlich gesagt: Wenn Sie eine Produktion mit Stücklisten und Fertigungsplanung oder einen großen Onlineshop steuern, brauchen Sie ein klassisches ERP-System. Für Dienstleister mit Angeboten, Projekten, Zeiten und Rechnungen ist Colex die passende Lösung.
Colex funktioniert für jede kleine Firma. Für einzelne Branchen gibt es fertige Lösungen, die Ihr Tagesgeschäft schon kennen.
Einsatzplanung, Disposition und Büro für Sicherheitsdienste – mit App für die Mitarbeitenden im Einsatz.
Mehr erfahren →Kunden, Finanzen, Projektplanung und Zeiten an einem Ort.
Mehr erfahren →Kalkulator, Lager und Planung für Ihre Aufträge.
Mehr erfahren →Gerade bei Rechnungen, Kundendaten und Passwörtern zählt Vertrauen. Darauf haben wir Colex gebaut.
Server in Deutschland
Ihre Daten liegen auf Servern in Deutschland.
Streng getrennt
Die Daten jeder Firma sind strikt voneinander getrennt.
Rechte und Rollen
Sie legen fest, wer im Team was sehen und ändern darf.
Verschlüsselte Zugangsdaten
Passwörter in SafeBox werden verschlüsselt gespeichert.
Ihre Kunden und Daten aus der bisherigen Software übernehmen wir mit Ihnen – Schritt für Schritt und ohne dass Sie bei null anfangen.
Sechs Punkte, die Sie bei der Auswahl prüfen sollten – und so löst Colex sie.
Dienstleister verkaufen Zeit, Wissen und Service – keine Ware vom Fließband. Klassische ERP-Software ist dafür oft zu groß und zu teuer. Am Markt gibt es viele Programme für Dienstleister, doch eine gute Software für Dienstleister bildet Ihre Prozesse vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung ab – als Lösung aus einer Hand, mit der Flexibilität, nur die Funktionen zu nutzen, die Sie gerade brauchen. Auf Basis unserer Arbeit mit Agenturen, Werbetechnik-Betrieben und Sicherheitsdiensten: Auf diese Punkte kommt es an.
Prüfen Sie, ob Sie zu jedem Kunden alles auf einer Seite sehen – Angebote, Rechnungen, E-Mails und Aufgaben.
Im CRM von Colex liegen zu jedem Kunden Angebote, Rechnungen, E-Mails, Aufgaben und Notizen zusammen. Das gemeinsame Postfach MailDock verbindet mehrere E-Mail-Konten, damit Anfragen nicht liegen bleiben. Aus einer E-Mail wird direkt eine Aufgabe – so weiß jeder im Team, was zuletzt besprochen wurde, auch wenn die zuständige Person im Urlaub ist. Schnelle, informierte Antworten sind guter Service und steigern die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Für Dienstleister mit vielen Stammkunden ist das der größte Gewinn.
Projektmanagement gehört ins selbe System wie Kunde und Rechnung – nicht in ein zusätzliches Tool.
In TaskFlow planen Sie jedes Projekt als Board, Liste oder Kalender. Aufgaben hängen direkt am Kunden, Fälligkeiten und Zuständigkeiten sind für alle sichtbar. Sie sehen auf einen Blick, wer woran arbeitet, wie die Auslastung im Team ist und wo es eng wird. Große Entwicklerteams mit Sprints sind mit Spezialwerkzeugen besser bedient; für Agenturen und Servicebetriebe ist einfaches Projektmanagement im selben System meist die bessere Wahl.
Arbeitszeiten gehören dorthin, wo auch Team und Aufträge liegen – für Sicherheitsdienste samt Einsatzplanung.
Mit TimeHub erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Pausen. In der Monatsübersicht sehen Sie Soll und Ist, Urlaub und Krankheit, mit Hinweisen zum Arbeitszeitgesetz. TimeHub ist ab dem Professional-Tarif enthalten. Einsatzplanung für Objekte, Schichten und Wachbuch bietet Colex mit WAKON, der Branchenlösung für Sicherheitsdienste – inklusive App für die Mitarbeitenden im Einsatz.
Für Dienstleister zählt: Aus dem Angebot muss die Rechnung werden, ohne dass Sie etwas doppelt eintippen.
Positionen, Preise und Kundendaten übernimmt Colex aus dem Angebot. Die Rechnungsstellung dauert so in der Regel nur wenige Minuten. Für Behörden und große Auftraggeber erstellen Sie die E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD. Offene Posten und Mahnungen behalten Sie im Blick, damit die Abrechnung jeder Leistung vollständig ist und kein Geld liegen bleibt.
Dienstleister mit wiederkehrenden Aufträgen brauchen eine Fakturierung, die zum Termin von selbst läuft.
Wartung, Service für Maschinen und Gebäude, Hosting, Reinigung oder monatliche Betreuung: Dafür legen Sie in Colex eine Vorlage mit Intervall an – monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Mithilfe dieser Vorlage erstellt das System die Rechnungen zum richtigen Termin, auf Wunsch mit SEPA-Lastschrift. Das System hält Ihnen den Rücken frei: Der Fokus liegt auf dem Service am Kunden, und keine Wartung wird vergessen abzurechnen.
Zahlungen, Belege und DATEV-Export müssen zusammenspielen, damit niemand Beträge von Programm zu Programm überträgt.
Verbinden Sie Ihr Bankkonto, und das System ordnet eingehende Zahlungen den passenden Rechnungen zu. Eingangsrechnungen laden Sie hoch und buchen sie mit wenigen Klicks. Aus festgeschriebenen Belegen entsteht das Buchungsjournal – mit offenen Posten, Umsatzsteuer-Auswertung und DATEV-Export für Ihre Steuerkanzlei. Im Fall einer Betriebsprüfung finden Sie jeden Beleg schnell wieder. Diese Automatisierung spart wertvolle Zeit, senkt die Fehlerquote und bringt mehr Effizienz ins Büro.
Colex läuft als Cloud-Software im Browser – am Schreibtisch, auf dem Tablet oder am Standort Ihres Kunden. Keine eigenen Server, keine Installation, keine aufwendige Anpassung und keine monatelange Einführung: Ihr Konto steht sofort zur Verfügung. Die meisten Teams starten mit Rechnungen und Kunden und nehmen weitere Funktionen dazu, wenn es passt. Denn der Erfolg einer neuen Software hängt vor allem davon ab, ob das Team sie gern nutzt. Ihre Daten liegen auf Servern in Deutschland, Rollenrechte regeln den Zugriff – wichtig für Datenschutz und Compliance im Mittelstand.
Kurz gesagt: Eine gute Software für Dienstleister ersetzt nicht Ihre Erfahrung, sondern nimmt Ihnen Routinearbeit ab. Der größte Nutzen der Digitalisierung entsteht dort, wo Daten nicht doppelt gepflegt werden. Prüfen Sie die Eignung im Test:
Das ist der Unterschied zwischen einem System und sieben einzelnen Programmen.
Demo vereinbaren →Alle Preise zzgl. MwSt., monatlich kündbar. Testen Sie vorher 30 Tage kostenlos – mit allen Funktionen Ihres Tarifs.
im Monat für den Einstieg – mit Angeboten, Rechnungen, E-Rechnung und Buchhaltung in einem System.
sind in jedem Tarif enthalten. Jeder weitere Benutzer kostet 6 € im Monat.
im Monat für das Branchenpaket WAKON für Sicherheitsdienste, inklusive aller Colex-Module.
Wissen für Dienstleister, von unseren Experten verständlich erklärt: Was Pflicht ist, was sich lohnt und wie Sie es mit wenig Aufwand umsetzen.
Was Unternehmen seit 2025 tun müssen und welche Formate Sie annehmen.
Weiterlesen →So übergeben Sie Buchhaltungsdaten sauber an Ihre Steuerkanzlei.
Weiterlesen →Was Arbeitgeber zur Pflicht wissen müssen und wie die Erfassung einfach klappt.
Weiterlesen →Anleitung, passende Software und die häufigsten Fehler.
Weiterlesen →Die wichtigsten Fragen von Dienstleistern vor dem Start. Ihre Frage fehlt? Schreiben Sie uns.
Die Tarife starten bei 69 € pro Monat (zzgl. MwSt.) – jeweils mit 5 Benutzern inklusive. Ab dem 6. Benutzer kostet jeder weitere Nutzer 6 € pro Monat. Alle Tarife im Vergleich: Preisübersicht.
Für Dienstleister und kleine und mittlere Unternehmen (KMU), etwa Agenturen, Werbetechnik-Betriebe, Sicherheitsdienste, Betriebe aus Service und Wartung und andere Teams, die Angebote, Rechnungen, Kunden, Aufgaben und Zeiten in einer Software verwalten möchten. Für Selbstständige mit Kleinunternehmerregelung gibt es eine eigene Übersicht: Software für Kleinunternehmer.
Für Dienstleister deckt Colex viele typische ERP-Aufgaben ab: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Buchhaltung, Artikel mit Lagerbestand und Inventur, Kalkulator, CRM, Aufgaben und Zeiterfassung. Wer eine umfassende Warenwirtschaft mit Einkauf und Bestellwesen für Handel oder Produktion braucht, sollte den Bedarf vorab in einer Demo mit uns prüfen. Mehr: ERP für kleine Unternehmen.
Ja. WAKON für Sicherheitsdienste: Einsatzplanung und Disposition (Objekte, Aufträge, Schichten, Berichte) plus alle Colex-Module für 249 €/Monat zzgl. MwSt. mit 5 Benutzern inklusive. Details: Software für Sicherheitsdienste.
Ja – Sie testen Colex 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, und können monatlich kündigen. Alle Module sind verknüpft, damit Sie den ganzen Ablauf von Angebot über Zahlung bis Buchhaltung ausprobieren können.
Ja. Wir begleiten den Umstieg inklusive Kundenimport und Datenübernahme. Hilfen: Von sevDesk wechseln · sevDesk-Alternative · Lexware-Alternative · Trello-Alternative.
Ja. Ab Starter: Journal, offene Posten (OPOS), USt/GuV/EÜR, DATEV-Export und Steuerberater-Zugang – verknüpft mit Rechnungen und Banking. Mehr unter Buchhaltung & Auswertungen.
Ja. Colex erzeugt XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) direkt aus der festgeschriebenen Rechnung und prüft vor dem Versand Pflichtangaben wie die Leitweg-ID. Mehr: E-Rechnung mit Colex.
Colex bietet die technischen Voraussetzungen für GoBD-orientiertes Arbeiten: Rechnungen und Belege lassen sich festschreiben und revisionssicher ablegen. Die steuerliche Bewertung Ihrer Abläufe bleibt bei Ihrer Steuerberatung.
Auf Servern in Deutschland. Die Daten der einzelnen Firmen sind strikt voneinander getrennt, die Übertragung ist verschlüsselt (HTTPS), und Rollenrechte legen fest, wer im Team was sehen darf.
Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, Aufträge, Mahnwesen, CRM, Banking, Eingangsrechnungen, Artikel, Lager & Kalkulator, Buchhaltung (Journal, OPOS, DATEV), Aufgaben (TaskFlow), Zeiterfassung (TimeHub), Team-Postfach (MailDock) und mehr – je nach Tarif. Branchenpakete sind separat.
Nein – Colex läuft im Browser. Optional installieren Sie Colex als Web-App (PWA) auf dem Desktop für Benachrichtigungen aus dem Team.
Testen Sie Colex 30 Tage kostenlos. Ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.
Wir zeigen Ihnen Colex auch persönlich – als Service, kostenlos und unverbindlich.
Tarife ab 69 € pro Monat zzgl. MwSt. · 5 Benutzer inklusive · Alle Preise ansehen →
