Dashboard
All-in-One für KMU
Rechnungen, CRM & Team in einer Software.
GoBD-konformes Arbeiten leicht gemacht: Finanzen, CRM und Teamarbeit in einem System – für Handwerk, Agenturen und Dienstleister.
Umsatz, offene Posten und Team – auf einen Blick.
- GoBD-Ready
- Hosting in Deutschland
- DSGVO-orientiert
GoBD-Ready
Colex bietet alle technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Belegablage nach den Richtlinien der GoBD.
Alles in einer Software
Finanzen, CRM, Team und Kommunikation – ohne Tool-Wechsel und ohne doppelte Pflege.
Alles miteinander verknüpft
Kunde, Angebot, Rechnung, Zahlung und Aufgabe hängen am selben Vorgang zusammen.
GoBD
Ready
1
Software für alles
30
Tage kostenlos testen
DE
Hosting in Deutschland
Funktionen
Alles, was Ihr Tagesgeschäft braucht
Von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung – GoBD-konformes Arbeiten in einer Software, durchgängig verknüpft.
Angebote & Rechnungen
Professionelle Dokumente erstellen, versenden und als PDF exportieren. E-Rechnungen im XRechnung-Format inklusive.
Alle Modul-Funktionen →Gutschriften & Lieferscheine
Kompletter Belegfluss: neben Angeboten und Rechnungen auch Gutschriften und Lieferscheine – direkt mit dem Vorgang verknüpft.
Alle Modul-Funktionen →Kunden-CRM
Kontakte, Dossiers und Kommunikationshistorie an einem Ort. Import und strukturierte Kundenpflege.
Alle Modul-Funktionen →Lieferanten & Kontakte
Kunden und Lieferanten zentral verwalten – Grundlage für Belege, Banking und Eingangsrechnungen.
Alle Modul-Funktionen →Eingangsrechnungen
Belege erfassen oder optional aus dem Postfach – mit Auto-Abgleich zu passenden Abbuchungen.
Alle Modul-Funktionen →Banking & Kassenbuch
Konten verbinden, Zahlungen abgleichen, Kassenbuch führen und offene Posten zuordnen.
Alle Modul-Funktionen →Aufgaben & Kalender TaskFlow
Kanban-Boards, Fristen, Google-Kalender-Anbindung und Automatisierungen für Ihr Team.
Alle TaskFlow-Funktionen →Zeiterfassung TimeHub
Arbeitszeiten projektbezogen erfassen – transparent für Mitarbeitende und Führung.
Alle TimeHub-Funktionen →E-Mail Postfach MailDock
IMAP-Postfächer direkt in der App – E-Mails lesen, beantworten und Kunden zuordnen.
Alle MailDock-Funktionen →Google Bewertungen TrustBase
Bewertungen im Blick behalten und schneller auf Kundenfeedback reagieren.
Alle TrustBase-Funktionen →Team & Rollen
Feingranulare Berechtigungen pro Modul – Lesen, Schreiben, Löschen für jeden Nutzer.
Alle Modul-Funktionen →Passwort-Tresor SafeBox
Geteilte Zugangsdaten sicher im Team verwalten – ohne Excel-Listen.
Alle SafeBox-Funktionen →Noch mehr Module
Funktionen, die Ihren Alltag abrunden
Corporate Design
Farben, Schriften und Layout per Design-Editor an Ihre Marke anpassen – live in der Oberfläche.
KI-Assistent & Support
Integrierter Support-Chat mit KI-Vorqualifizierung – Hilfe direkt in der Anwendung.
Dashboards
Übersichten für Geschäftsführung und Mitarbeitende – KPIs und offene Vorgänge auf einen Blick.
Kundenimport
Bestehende Kontaktdaten per Import übernehmen – ideal beim Wechsel von anderer Software.
Briefpapier & Vorlagen
Individuelles Briefpapier und Dokumentenvorlagen für ein einheitliches Erscheinungsbild.
Daten-Export
Einstellungen und Stammdaten exportierbar – volle Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten.
Zusammenspiel
Alles miteinander verknüpft – nicht nur nebeneinander
In Colex referenzieren sich Module gegenseitig: Ein Klick vom Kunden zur Rechnung, von der Rechnung zur Zahlung, von der Zahlung zur Aufgabe. Kein Copy-Paste, keine doppelte Pflege.
1
Kontakt anlegen
Kunde oder Lieferant wird zur zentralen Drehscheibe.
2
Angebot erstellen
Direkt aus dem Kundendossier – Positionen und Kalkulation inklusive.
3
Rechnung & E-Rechnung
Aus dem Angebot werden Rechnung und XRechnung – ohne Neuerfassung.
4
Zahlung zuordnen
Bankumsätze werden dem Beleg zugeordnet – offene Posten schließen sich.
5
Aufgabe & E-Mail
Follow-ups und Mailverlauf hängen am selben Kunden und Vorgang.
Progressive Web App (PWA)
Als Desktop-App installieren
Colex lässt sich im Browser wie eine native App auf Windows, macOS und Linux installieren – eigenes Fenster, Icon in der Taskleiste, schneller Zugriff ohne Tabs.
Desktop-Benachrichtigungen
Team-Events direkt auf dem Desktop: neue Aufgaben, Zuweisungen, Kommentare und Fristen – auch wenn das Fenster minimiert ist.
Mit Ton
Optional mit akustischem Signal, damit Sie nichts Wichtiges verpassen (in den Einstellungen steuerbar).
Autostart beim Systemstart
Optional per Autostart: colex öffnet sich automatisch beim Hochfahren von PC oder Laptop – Sie vergessen den Start nicht und verpassen keine Aufgaben, Termine oder Benachrichtigungen.
Schnellstart
Ein Klick vom Desktop – ohne Browser-Adresszeile, ohne Ablenkung.
Colex
Neue Aufgabe zugewiesen
„Angebot nachfassen" – Müller GmbH
Colex
Kommentar im Team
Lisa: „Bitte bis Freitag prüfen"
Chrome / Edge: Symbol „Installieren" in der Adressleiste oder Menü → „App installieren"
Safari (macOS): Teilen → „Zum Dock hinzufügen"
So funktioniert's
Vom Angebot zur Zahlung – in drei Schritten
Kein Daten-Chaos zwischen Excel, E-Mail und Buchhaltung. Colex führt Ihre Vorgänge durchgängig – für mehr Tempo und weniger Fehler.
-
01
Kunde anlegen
Kontaktdaten, Notizen und Historie im CRM – als Basis für jeden Vorgang.
-
02
Angebot & Rechnung
Dokumente mit Ihrem Corporate Design erstellen, versenden und nachverfolgen.
-
03
Zahlung & Abschluss
Bankumsätze zuordnen, Eingangsrechnungen buchen und den Vorgang abschließen.
Warum Teams Colex wählen
-
Einheitliche Oberfläche
Kein Wechsel zwischen fünf verschiedenen Tools – alles unter einem Dach.
-
Individuelle Module
Nur aktivieren, was Sie brauchen. Skalierbar mit Ihrem Wachstum.
-
Schneller Einstieg
Webbasiert, kein Installationsaufwand. Ein Login, sofort loslegen.
-
Deutscher Anbieter
Betrieben von Colex Werbeagentur mit Sitz in Deutschland.
Sicherheit
Ihre Daten. Ihre Kontrolle.
Colex ist mandantenfähig aufgebaut: Jede Organisation arbeitet in einem eigenen, abgeschotteten Bereich. Zugriffe werden über Rollen gesteuert – Lesen, Schreiben und Löschen lassen sich pro Modul festlegen.
Datenschutzerklärung lesenHosting in Deutschland
Betrieb mit Fokus auf deutsche Rechenzentren und Anbieter aus Deutschland.
100 % rechtskonform
DSGVO-orientierte Verarbeitung, Impressum und Verträge nach deutschem Recht.
100 % sichere Daten
Mandantentrennung, Rollenrechte und geschützter Zugriff auf alle Module.
Passwort-Tresor
Geteilte Zugangsdaten sicher im Team verwalten – ohne Excel-Listen.
Preise
Transparente Tarife für Ihr Team
Keine versteckten Seat-Gebühren – 30 Tage kostenlos testen.
Starter
Für Teams, die mit CRM, Dokumenten und Aufgaben starten.
€
69
/ Monat
€690 jährlich 2 Mon. gratis
Enthalten
- Angebote, Rechnungen & E-Rechnung
- Kunden-CRM & Kundenimport
- Aufgaben & KanbanTaskFlow
- Rollen & Berechtigungen
- Hosting in Deutschland
Professional
Finanzen und Kommunikation – vollständig verknüpft.
€
99
/ Monat
€990 jährlich 2 Mon. gratis
Alles aus Starter
inkl. aller Funktionen darunter
Zusätzlich
- Banking, Kassenbuch & Belege
- Eingangsrechnungen
- E-Mail-PostfachMailDock
- ZeiterfassungTimeHub
- GoBD-orientierte Belegablage
Business
Das volle Paket – alle Module ohne Kompromisse.
€
129
/ Monat
€1.290 jährlich 2 Mon. gratis
Alles aus Professional
inkl. aller Funktionen darunter
Zusätzlich
- Passwort-TresorSafeBox
- Google-BewertungenTrustBase
- KI-Assistent & Support-Chat
- Corporate Design & Briefpapier
- Persönliche Wechsel-Begleitung
Alle Preise zzgl. MwSt. · 30 Tage kostenlos testen
Benötigen Sie mehr als 5 Nutzer?
+ €6,00 / Monat pro zusätzlichem Benutzer.
Feature-Übersicht
Alle Funktionen im Detail
Tarifvergleich pro Modul – wählen Sie einen Bereich, um die Details zu sehen.
| Funktion | Starter 69 €/Monat | Professional 99 €/Monat Beliebt | Business 129 €/Monat |
|---|
Angebote, Rechnungen & Belege Dokumente erstellen, versenden und revisionssicher ablegen – inklusive E-Rechnung. Alle Funktionen ansehen →
| Angebote, Rechnungen, Gutschriften & Lieferscheine | ✓ | ✓ | ✓ |
| PDF-Export mit individuellem Briefpapier | ✓ | ✓ | ✓ |
| E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Dokumente direkt aus dem Kundendossier erstellen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Positionskalkulation und Textbausteine | ✓ | ✓ | ✓ |
| Statusverfolgung (entwurf, versendet, bezahlt) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Verknüpfung mit Bankumsätzen und offenen Posten | ✓ | ✓ | ✓ |
| GoBD-konformes Arbeiten: revisionssichere Belegablage und Nachvollziehbarkeit nach GoBD-Richtlinien | ✓ | ✓ | ✓ |
Wiederkehrende Rechnungen Abo-Rechnungen am Kundenkonto – Rechnungen erzeugen und Beträge vollautomatisch per SEPA abbuchen. Alle Funktionen ansehen →
| Wiederkehrende Rechnung direkt am Kunden mit IBAN und SEPA-Mandat | ✓ | ✓ | ✓ |
| Folgerechnungen automatisch im Intervall erzeugen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Beträge vollautomatisch vom Kunden abbuchen lassen | ✓ | ✓ | ✓ |
| SEPA-Lastschrift als Zahlungsmethode auf dem Beleg | ✓ | ✓ | ✓ |
| Berechnungszeitraum-Text optional auf der Rechnung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Abbuchung und Zahlungseingang im Banking nachverfolgen | ✓ | ✓ | ✓ |
Kunden, Lieferanten & CRM Alle Kontakte zentral – als Basis für jeden Vorgang in der Software. Alle Funktionen ansehen →
| Kunden- und Lieferantenverwaltung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kundendossier mit Notizen und Historie | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kundenimport beim Systemwechsel | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zuordnung von E-Mails und Dokumenten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Strukturierte Kontaktdaten und Ansprechpartner | ✓ | ✓ | ✓ |
| Übersicht offener Vorgänge pro Kunde | ✓ | ✓ | ✓ |
| Schnellsuche über alle Kontakte | ✓ | ✓ | ✓ |
Eingangsrechnungen Eingehende Belege erfassen und dem passenden Vorgang zuordnen. Alle Funktionen ansehen →
| Eingangsrechnungen erfassen und prüfen | — | ✓ | ✓ |
| Optional: Belege aus verbundenem Postfach (MailDock) übernehmen | — | ✓ | ✓ |
| Zuordnung zu Lieferanten und Vorgängen | — | ✓ | ✓ |
| E-Mails nach Rechnungen und Belegen durchsuchen | — | ✓ | ✓ |
| Passende Abbuchungen erkennen und automatisch verknüpfen | — | ✓ | ✓ |
| Weniger Medienbrüche zur Buchhaltung | — | ✓ | ✓ |
| Durchgängige Verknüpfung mit Banking | — | ✓ | ✓ |
Banking & Kassenbuch Konten, Zahlungen und Kassenbuch – Finanzen im Griff. Alle Funktionen ansehen →
| Bankkonten anbinden und Umsätze importieren | — | ✓ | ✓ |
| Zahlungen Belegen zuordnen (Matching) | — | ✓ | ✓ |
| Kassenbuch führen und exportieren | — | ✓ | ✓ |
| Unzugeordnete Umsätze gesondert bearbeiten | — | ✓ | ✓ |
| Offene Posten schließen | — | ✓ | ✓ |
| Export für Steuerberater / Buchhaltung | — | ✓ | ✓ |
Aufgaben & Kalender TaskFlow Teamarbeit mit Kanban, Fristen und Kalender-Sync. Alle Funktionen ansehen →
| Kanban-Boards und Aufgabenlisten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Fristen, Prioritäten und Zuweisungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Google-Kalender-Anbindung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Automatisierungen bei Statuswechseln | ✓ | ✓ | ✓ |
| Archiv und Papierkorb | ✓ | ✓ | ✓ |
| Aufgaben am Kunden- und Projektkontext | ✓ | ✓ | ✓ |
Zeiterfassung TimeHub Arbeitszeiten transparent erfassen – für Team und Führung. Alle Funktionen ansehen →
| Zeiten projekt- und kundenbezogen buchen | — | ✓ | ✓ |
| Monatsübersicht und Soll-/Ist-Vergleich | — | ✓ | ✓ |
| Freigabe-Workflows für Teams | — | ✓ | ✓ |
| Auswertungen für Geschäftsführung | — | ✓ | ✓ |
| Verknüpfung mit Aufgaben und Projekten | — | ✓ | ✓ |
E-Mail-Postfach MailDock IMAP-Postfächer in der App – ohne ständigen Wechsel zum Mailprogramm. Alle Funktionen ansehen →
| Mehrere E-Mail-Konten (IMAP) | — | ✓ | ✓ |
| E-Mails lesen, beantworten und zuordnen | — | ✓ | ✓ |
| Kunden-Lookup beim Schreiben | — | ✓ | ✓ |
| Entwürfe speichern und weiterbearbeiten | — | ✓ | ✓ |
| Anhänge direkt in der Oberfläche | — | ✓ | ✓ |
| Verknüpfung mit CRM und Vorgängen | — | ✓ | ✓ |
Google-Bewertungen TrustBase Kundenfeedback im Blick – schneller reagieren. Alle Funktionen ansehen →
| Google-Bewertungen zentral anzeigen | — | — | ✓ |
| OAuth-Anbindung an Google Business | — | — | ✓ |
| Übersicht und Bearbeitung im Team | — | — | ✓ |
| Schnellere Reaktion auf negatives Feedback | — | — | ✓ |
| Reputation aktiv im Alltag pflegen | — | — | ✓ |
Passwort-Tresor SafeBox Geteilte Zugangsdaten sicher im Team – ohne Excel-Listen. Alle Funktionen ansehen →
| Zugangsdaten verschlüsselt ablegen | — | — | ✓ |
| Feingranulare Freigabe im Team | — | — | ✓ |
| Keine Weitergabe per Chat oder E-Mail | — | — | ✓ |
| Getrennte Berechtigungen pro Eintrag | — | — | ✓ |
| Ideal für Agenturen und wachsende Teams | — | — | ✓ |
Team, Rollen & HR Nutzer verwalten und Zugriffe pro Modul steuern. Alle Funktionen ansehen →
| Feingranulare Rollen (Lesen / Schreiben / Löschen) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mitarbeiterverwaltung und Teamübersicht | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mandantentrennung je Organisation | ✓ | ✓ | ✓ |
| Berechtigungen pro Modul kombinierbar | ✓ | ✓ | ✓ |
| HR-Dokumente und Teamfunktionen | ✓ | ✓ | ✓ |
| COO- und Mitarbeiter-Dashboards | ✓ | ✓ | ✓ |
Support & KI-Assistent Hilfe direkt in der Anwendung – mit intelligenter Vorqualifizierung. Alle Funktionen ansehen →
| Integrierter Support-Chat | — | — | ✓ |
| KI-gestützte Antworten und Triage | — | — | ✓ |
| Tickets und Eskalation an das Team | — | — | ✓ |
| Weniger Wartezeit bei Standardfragen | — | — | ✓ |
| Screenshots und Kontext für Support | — | — | ✓ |
Design, Einstellungen & Daten Marke, Vorlagen und Systemkonfiguration – alles anpassbar.
| Corporate Design per Design-Editor | ✓ | ✓ | ✓ |
| Briefpapier und Dokumentenvorlagen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Einstellungen exportieren und importieren | ✓ | ✓ | ✓ |
| Farben, Schriften und Layout live anpassen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Plugin-Module pro Mandant aktivieren | ✓ | ✓ | ✓ |
| Volle Datenhoheit beim Wechsel | ✓ | ✓ | ✓ |
Desktop-App (PWA) Als Progressive Web App installieren – wie eine native Anwendung auf dem Desktop.
| Installation über Chrome, Edge oder Safari | ✓ | ✓ | ✓ |
| Eigenes App-Fenster und Icon in der Taskleiste | ✓ | ✓ | ✓ |
| Desktop-Benachrichtigungen für Team-Events | ✓ | ✓ | ✓ |
| Benachrichtigungen bei Zuweisungen, Kommentaren und Fristen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Optional mit Ton – in den Einstellungen anpassbar | ✓ | ✓ | ✓ |
| Funktioniert auch bei minimiertem Fenster | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kein App-Store nötig – direkt aus dem Browser | ✓ | ✓ | ✓ |
Sicherheit & Compliance Hosting in Deutschland, DSGVO-orientiert und mandantenfähig.
| Hosting in Deutschland | ✓ | ✓ | ✓ |
| DSGVO-orientierte Prozesse | ✓ | ✓ | ✓ |
| Verschlüsselte Übertragung (HTTPS) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mandantentrennung zwischen Organisationen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Revisionssichere Dokumentenablage – technische Voraussetzungen nach GoBD-Vorgaben | ✓ | ✓ | ✓ |
| Transparente Datenschutzerklärung | ✓ | ✓ | ✓ |
✓ = im Tarif enthalten · — = nicht im Tarif · Alle Preise zzgl. MwSt.
Individuelle Module können je nach Vertrag aktiviert werden. Fragen? support@colex.io
Wechsel
Einfacher Umstieg von Ihrem bisherigen Anbieter
Sie nutzen bereits sevDesk, Lexoffice, FastBill oder ein vergleichbares Tool? Wir begleiten den Wechsel persönlich – mit Datenimport, Einführung und parallelem Betrieb, bis Ihr Team sich sicher fühlt.
Detaillierten Anbieter-Vergleich ansehenHosting in Deutschland
Keine US-Cloud – Ihre Geschäftsdaten bleiben hierzulande.
100 % rechtskonform
Verträge und Datenschutz nach deutschem Recht.
100 % sichere Daten
Verschlüsselte Übertragung, Mandantentrennung, Rollenrechte.
Persönliche Begleitung
Individueller Onboarding statt anonymem Helpdesk.
FAQ
Häufige Fragen
Was kostet Colex?
Die Tarife starten bei 49 €/Monat (zzgl. MwSt.) – jeweils mit 5 Benutzern inklusive. Ab dem 6. Benutzer berechnen wir 12 €/Monat pro zusätzlichem Nutzer. Alle Tarife und Module im Vergleich: Preisübersicht · Feature-Vergleich.
Kann ich von sevDesk, Lexoffice oder FastBill wechseln?
Ja. Wir begleiten den strukturierten Umstieg inklusive Kundenimport und Datenübernahme – ohne Medienbruch. Details im Anbieter-Vergleich.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Hosting in Deutschland – Ihre Daten bleiben in der EU. Mandantentrennung zwischen Organisationen, verschlüsselte Übertragung (HTTPS) und feingranulare Rollenrechte pro Modul.
Brauche ich eine Installation?
Nein – Sie starten direkt im Browser. Optional installieren Sie Colex als Progressive Web App (PWA) auf dem Desktop (Chrome, Edge, Safari) für Benachrichtigungen aus dem Team, optional mit Ton. Mehr: Desktop-App.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Ja – Sie testen Colex 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Alle Module sind verknüpft, damit Sie den kompletten Workflow von Angebot bis Zahlung erleben.
Unterstützt Colex GoBD-konformes Arbeiten?
Ja. GoBD-konformes Arbeiten leicht gemacht: Colex unterstützt Sie durch strukturierte Prozesse dabei, die Anforderungen des Finanzamts zu erfüllen. Colex bietet alle technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Belegablage nach den Richtlinien der GoBD. Entwickelt nach GoBD-Vorgaben können Rechnungen und Dokumente festgeschrieben werden und bleiben für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar. Hosting in Deutschland, DSGVO-orientierte Prozesse.
Was ist alles in einer Software enthalten?
Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, CRM, Banking, Eingangsrechnungen, Aufgaben (TaskFlow), Zeiterfassung (TimeHub), E-Mail (MailDock) und mehr – je nach Tarif. Übersicht: Alle Funktionen im Vergleich.
Für wen ist Colex gedacht?
Für KMU, Agenturen und Teams, die Angebote, Rechnungen, CRM, Finanzen und Zusammenarbeit in einer verknüpften Lösung abbilden möchten – ohne Tool-Chaos zwischen Excel, E-Mail und Buchhaltung.
Weitere Fragen? support@colex.io
Bereit für mehr Überblick?
30 Tage kostenlos testen – GoBD-konformes Arbeiten in einer Software, alles verknüpft.